evaluatie - cat B en C

Evaluatieformulier 2 - subsidie (categorie B en C: meer dan € 1.250 en maximaal € 35.000) voor de organisatie en promotie van publieksgerichte evenementen met een toeristische meerwaarde op het grondgebied van de gemeente Middelkerke

In te vullen door de dossierbeheerder:

ontvangstdatum:

Te versturen of te mailen naar:

Uw gemeentelijke dossierbeheerder

Waarvoor dient dit formulier?

De evenementen die gesubsidieerd worden door Toerisme Middelkerke vzw moeten binnen de 90 kalenderdagen na afloop van het evenement de nodige verantwoordingsstukken indienen. De gesubsidieerde evenementen die als evenement categorie B of C zijn aangeduid (subsidiebedrag van meer dan € 1.250 en maximaal € 35.000), moeten hierbij een gedetailleerde evaluatie opmaken waarbij er verplicht gebruik gemaakt wordt van dit evaluatieformulier.

Wie vult dit formulier in?

Dit formulier wordt ingevuld door de organisator van het evenement.

Wanneer moet dit formulier ingediend worden?

Dit formulier, samen met de gevraagde bijlagen, moet binnen 90 kalenderdagen na afloop van het evenement ingediend worden bij de gemeentelijke dossierbeheerder van uw evenement.

Gevraagde bijlagen:

bewijsstukken van de vermelding van de samenwerking met Toerisme Middelkerke vzw en het logo in de communicatie (flyers, affiches, website, advertenties, …).
duplicaten van alle verantwoordingsstukken (facturen, kostennota’s, rekeninguittreksels, kastickets, betalingsbewijzen, kwitanties, …) voor de totaliteit van de gedane uitgaven en inkomsten van het evenement;

Basisgegevens

Naam organisator
Naam evenement
Datum evenement
Locatie evenement
Naam evaluator

Algemeen

Weersomstandigheden tijdens het evenement
Aantal bezoekers
Zijn dit het aantal bezoekers zoals dit werd aangegeven in het aanvraagformulier?	JA / MEER / MINDER (schrappen wat niet past) Indien minder, vermoedelijke reden:
Wat was de toegangsprijs?	GEEN / € ……… (schrappen wat niet past)
Is het evenement doorgegaan op de datum en locatie zoals werd aangegeven in het aanvraagformulier?	JA / NEEN (schrappen wat niet past) Indien neen, reden:
Is het evenement verlopen zoals verwacht?	JA / NEEN (schrappen wat niet past) Indien neen, reden:

Veiligheid

Zijn er (veiligheids-)incidenten geweest tijdens het evenement?

JA / NEEN (schrappen wat niet past)

Indien ja,

Welke?

Hoe geanticipeerd?

Wat wordt ondernomen om dit in de toekomst te vermijden?

Zijn er nog andere nieuwe veiligheidsmaatregelen die de organisator in de toekomst zal nemen?

Timing en programma

Verliep de opbouw van de evenementensite zoals gepland?

JA / NEEN (schrappen wat niet past)

Indien neen, reden:

Werd de timing en het programma van het evenement gerespecteerd?

JA / NEEN (schrappen wat niet past)

Indien neen,

reden:

maatregelen voor de toekomst:

Verliep de afbraak van de evenementensite zoals gepland?

JA / NEEN (schrappen wat niet past)

Indien neen, reden:

Promotie

Welke promotie heeft u gevoerd?

! bewijsstukken toevoegen als bijlage !

Neemt u maatregelen om uw evenement in de toekomst nog beter te promoten?

JA / NEE (schrappen wat niet past)

Indien ja, welke:

Samenwerking met de gemeentelijke diensten

Bent u tevreden van de samenwerking met de gemeentelijke diensten?

JA / NEEN (schrappen wat niet past)

Indien neen, reden:

Financieel overzicht

EFFECTIEVE UITGAVEN ( ! stavingstukken toevoegen als bijlage ! )

	netto	BTW	bruto (netto + BTW)	Gesponsord?
Animatie- en evenementenkosten
Artiesten				nee / volledig / deels
Catering artiesten en medewerkers (max. 5% van de totale subsidieerbare kosten is subsidieerbaar !)				nee / volledig / deels
Catering, overige (niet subsidieerbaar !)				nee / volledig / deels
Attracties				nee / volledig / deels
Sabam				nee / volledig / deels
Billijke vergoeding				nee / volledig / deels
erelonen / evenementenbureau /… (niet subsidieerbaar !)				nee / volledig / deels
Andere:……………..				nee / volledig / deels
SUBTOTAAL

Logistieke kosten
Huur tenten/zaal/…				nee / volledig / deels
Technische materiaal (nadars, podium, …)				nee / volledig / deels
Toiletwagen				nee / volledig / deels
PA				nee / volledig / deels
Mobiele tapwagen				nee / volledig / deels
	netto	BTW	bruto (netto + BTW)	Gesponsord?
Transport				nee / volledig / deels
Nutsvoorzieningen (elektriciteit, water, gas, …)				nee / volledig / deels
Andere: ……………				nee / volledig / deels
SUBTOTAAL

Promotie- en mediakosten
Kopies				nee / volledig / deels
Flyers				nee / volledig / deels
Affiches				nee / volledig / deels
Advertenties				nee / volledig / deels
Bedelingskosten				nee / volledig / deels
TV				nee / volledig / deels
Radio				nee / volledig / deels
Sociale media				nee / volledig / deels
Communicatiebureau				nee / volledig / deels
Andere:……………...				nee / volledig / deels
SUBTOTAAL

Veiligheidskosten
EHBO				nee / volledig / deels
Security				nee / volledig / deels
Andere: ………………..				nee / volledig / deels
SUBTOTAAL

	netto	BTW	bruto (netto + BTW)	Gesponsord?
Verzekeringen				nee / volledig / deels

Vrijwilligersvergoeding				nee / volledig / deels

Aankoop goederen voor publieksverkoop (niet subsidieerbaar!)
Drank				nee / volledig / deels
Voeding				nee / volledig / deels
Merchandising				nee / volledig / deels
SUBTOTAAL

TOTAAL	netto	BTW	Bruto
Waarvan sponsoring
Waarvan subsidiëring

INKOMSTEN ( ! stavingstukken toevoegen als bijlage ! )

		netto	BTW	bruto (netto+BTW)
Toegangsgelden

Standgelden

Sponsoring

Publiciteit

		netto	BTW	bruto (netto+BTW)
Andere toelagen/subsidies (gelieve te specifiëren)

Publieksverkoop
	Drank
	Voeding
	Merchandising
SUBTOTAAL

Andere inkomsten

TOTAAL

Hoe tevreden bent u over uw evenement?

Voorbereiding	Niet tevreden / Redelijk Tevreden / Tevreden / Zeer Tevreden
Opbouw evenementensite	Niet tevreden / Redelijk Tevreden / Tevreden / Zeer Tevreden
Verloop van het evenement zelf	Niet tevreden / Redelijk Tevreden / Tevreden / Zeer Tevreden
Afbraak evenementensite	Niet tevreden / Redelijk Tevreden / Tevreden / Zeer Tevreden
Aantal bezoekers	Niet tevreden / Redelijk Tevreden / Tevreden / Zeer Tevreden
Promotie	Niet tevreden / Redelijk Tevreden / Tevreden / Zeer Tevreden
Persaandacht	Niet tevreden / Redelijk Tevreden / Tevreden / Zeer Tevreden

Wat brengt de toekomst?

Wenst u de volgende editie van uw evenement opnieuw te organiseren in de gemeente Middelkerke?

JA / NEEN (schrappen wat niet past)

Indien neen, reden:

Wenst u dezelfde evenementenlocatie?

JA / NEEN (schrappen wat niet past)

Indien neen,

reden:

gewenste locatie:

motivatie voor deze nieuwe locatie:

Wenst u het concept van uw evenement ingrijpend te wijzigen voor de volgende editie?

JA / NEEN (schrappen wat niet past)

Indien ja,

reden:

welke wijzigingen:

Heeft u nog verdere opmerkingen, bedenkingen of aanvullingen?

........

Datum: ........

Naam evaluator: ........

Handtekening: ........

Meer informatie?

Belinda Ghillebert - Toerisme & Citymanagement - Gemeentebestuur Middelkerke - Spermaliestraat 1 - 8430 Middelkerke
Belinda.Ghillebert@middelkerke.be - 059 31 30 16