subsidiereglement
Toerisme Middelkerke vzw - reglement i.v.m. de toekenning van subsidies voor de organisatie en de promotie van publieksgerichte evenementen met een toeristische meerwaarde op het grondgebied van Middelkerke.
(De VZW Toerisme Middelkerke werd opgeheven bij besluit van de VZW dd. 18/07/2019)
Artikel 1: definities
Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:
1° evenement: publieke gebeurtenis of geheel van publieke gebeurtenissen op een of meerdere locaties, binnen of buiten, op één of meerdere dagen;
2° publieksgericht: gericht op het grote publiek en niet beperkt tot genodigden;
3° vereniging: een vzw, een feitelijke vereniging of een stichting;
4° toeristische meerwaarde: het evenement is kwaliteitsvol georganiseerd in overeenstemming met de visie van Toerisme Middelkerke vzw waardoor het evenement extra bezoekers trekt naar Middelkerke en/of de aanwezige bezoekers een meerwaarde biedt tijdens hun verblijf;
5° gemeentelijke dossierbeheerder: een personeelslid van het gemeentebestuur Middelkerke dat door dit bestuur werd aangeduid als dossierbeheerder van een evenement. Bij afwezigheid van een dergelijke dossierbeheerder, wordt de dienst voor toerisme van de gemeente geacht gemeentelijke dossierbeheerder van het evenement te zijn.
Artikel 2: voorwerp reglement
Binnen het beschikbaar budget van Toerisme Middelkerke vzw en overeenkomstig de bepalingen van dit reglement kan Toerisme Middelkerke vzw subsidies toekennen aan verenigingen voor de organisatie en de promotie van publieksgerichte evenementen met een toeristische meerwaarde op het grondgebied van Middelkerke.
Artikel 3: categorieën van aanvragen
De subsidieaanvragen worden in drie categorieën ingedeeld, afhankelijk van het gevraagde subsidiebedrag voor het evenement:
Artikel 4: aanvraagprocedure
De indiening van de aanvraag gebeurt door de aanvrager via de gemeentelijke dossierbeheerder van het evenement.
De aanvraag van de subsidie moet minstens 90 kalenderdagen voor de aanvang van het evenement worden ingediend.
Artikel 5: aanvraagformulier
De aanvraag omvat:
Overeenkomstig artikel 9, tweede lid van de Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen, wordt de vereniging vrijgesteld van de in die wet voorgeschreven verplichtingen.
Overeenkomstig artikel 5, eerste paragraaf van de Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen, moet de vereniging zijn balans en rekeningen alsook een verslag inzake beheer en financiële toestand aan de verstrekker bezorgen.
De Raad van Bestuur van Toerisme Middelkerke vzw behandelt de subsidieaanvraag alleen als het dossier volledig is.
Het wordt de aanvrager schriftelijk of via mail meegedeeld als er nog informatie ontbreekt.
De aanvrager bezorgt binnen de 10 werkdagen de gevraagde informatie, zo niet wordt de aanvraag niet verder behandeld.
Artikel 6: bevoegd orgaan
De Raad van Bestuur van Toerisme Middelkerke vzw beslist autonoom over het al-dan-niet toekennen van de subsidie en over het subsidiebedrag, incl. eventuele voorschotten en subsidiebeloften.
Artikel 7: kennisgeving
De aanvrager wordt schriftelijk of via mail op de hoogte gebracht van de beslissing van de Raad van Bestuur via de gemeentelijke dossierbeheerder van het evenement.
Artikel 8: toekenningscriteria
Om in aanmerking te komen voor subsidiering moet aan de volgende criteria zijn voldaan:
1° De aanvraag moet ingediend zijn overeenkomstig hetgeen bepaald in artikels 4 en 5 van dit reglement.
2° Indien het evenement op het openbaar domein plaatsvindt, moet de locatie en datum van het evenement reeds principieel goedgekeurd zijn door het College van burgemeester en schepenen.
3° De aanvrager dient rechtstreeks betrokken te zijn bij de realisatie van het evenement. Het louter fungeren als tussenpersoon door de aanvrager sluit betoelaging uit.
4° De aanvraag betreft een publieksgericht evenement met een toeristische meerwaarde op het grondgebied van Middelkerke.
5° Het evenement moet volledig of ten dele op het grondgebied van Middelkerke plaatsvinden. Er kan enkel een subsidie toegekend worden voor de kosten die betrekking hebben op activiteiten die op het grondgebied van Middelkerke plaatsvinden.
6° Een subsidie voor een evenement, verleend op basis van dit reglement, mag niet worden gecumuleerd met andere subsidies van de gemeente Middelkerke. Het mag wel gecumuleerd worden met subsidies van een andere overheid. Het totaal van alle bekomen subsidies mag de 100% van de totale kosten van het evenement niet overschrijden.
Artikel 9: subsidiebelofte
Op basis van de aanvraag wordt beslist of er al of niet een subsidie toegekend wordt.
Indien er een subsidie toegekend wordt, wordt in principe eerst een subsidiebelofte toegekend.
Op basis van de gegevens opgenomen in de beslissing wordt de aanvraag desgevallend opnieuw gecategoriseerd volgens de bedragen bedoeld in artikel 3 van dit reglement.
Artikel 10: maximumbedrag subsidie
Een subsidie(belofte) kan nooit meer bedragen dan:
Artikel 11: wijziging evenement
Indien een evenement waaraan een subsidiebelofte of een subsidie werd toegekend niet plaatsvindt of na indiening van de aanvraag en/of toekenning van de subsidie(belofte) grondig wijzigt, deelt de aanvrager dit onmiddellijk mee aan de gemeentelijke dossierbeheerder die dit onmiddellijk ter opvolging bezorgt aan de Raad van Bestuur van Toerisme Middelkerke vzw.
Indien nodig kan de Raad van Bestuur van Toerisme Middelkerke vzw de subsidie(belofte) geheel of gedeeltelijk herzien of intrekken.
Artikel 12: aanvullende voorwaarden
In het besluit waarbij een subsidie(belofte) wordt toegekend, worden steeds minstens volgende aanvullende voorwaarden i.v.m. het evenement opgenomen:
1° De organisator richt het evenement in als een goede huisvader;
2° De organisator beschikt over alle toelatingen en vergunningen om het evenement te mogen organiseren en leeft de daarin opgenomen voorwaarden strikt na;
3° De organisator is voldoende verzekerd tegen alle risico’s die het evenement met zich meebrengt. Toerisme Middelkerke vzw kan niet aansprakelijk gesteld worden voor gebreken of tekortkomingen hierin.
4° In alle (externe) communicatie wordt de samenwerking met Toerisme Middelkerke vzw vermeld evenals het logo van Toerisme Middelkerke vzw. Het logo kan opgevraagd worden bij de dienst toerisme en citymanagement van de gemeente Middelkerke. De gebruiksvoorwaarden van het logo moeten strikt nageleefd worden
5° De organisator geeft ambtenaren, die afgevaardigd worden door Toerisme Middelkerke vzw, gratis en onverwijld toegang tot de volledige evenementensite, zowel in publieks- als niet publiekstoegankelijk ruimtes.
6° De organisator bezorgt de leden van de Raad van Bestuur van Toerisme Middelkerke vzw een uitnodiging voor het evenement, eventueel ook voor de openingsreceptie en de VIP-ruimte.
Artikel 13:
Na afloop van het evenement en op basis van het ingediende evaluatiedossier wordt de subsidie toegekend en uitbetaald mits voldaan is aan de voorwaarden.
Op basis van het ingediende dossier kan beslist worden om het beloofde subsidiebedrag geheel, ten dele of niet toe te kennen.
Artikel 14: subsidieerbare kosten
1° De subsidieerbare kosten zijn:
2° De niet-subsidieerbare kosten zijn:
Artikel 15: controle en sancties
Binnen de 90 kalenderdagen na afloop van het evenement moet de aanvrager volgende verantwoordingsstukken indienen:
De evaluatie omvat:
Artikel 16:
De subsidie moet steeds gebruikt worden voor het doel waarvoor ze is toegekend.
Artikel 17:
Controle op naleving van de voorschriften en de juistheid van de ingediende gegevens van zowel de aanvraag als de bewijsstukken, kan op ieder ogenblik uitgeoefend worden door de voorzitter en de secretaris van Toerisme Middelkerke vzw of een door de Raad van Bestuur gevolmachtigde.
Bij vaststelling van het niet nakomen van de voorwaarden of bij het verstrekken van onjuiste gegevens, wordt een verslag opgemaakt dat aan de Raad van Bestuur van Toerisme Middelkerke vzw wordt voorgelegd.
De Raad van Bestuur van Toerisme Middelkerke vzw kan dan beslissen om de toegekende subsidie geheel of gedeeltelijk niet uit te betalen.
Misbruik kan aanleiding geven tot uitsluiting van toekomstige subsidies van Toerisme Middelkerke vzw.
Artikel 18: overgangsbepaling
De beslissingen van Toerisme Middelkerke vzw i.v.m. subsidies genomen voor de inwerkingtreding van dit besluit blijven van toepassing, met inbegrip van de daarin gebeurlijk opgenomen modaliteiten i.v.m. de regeling van de subsidie.
Artikel 19: inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 01/07/2016.
Artikel 20: opheffing
Vroegere reglementen van Toerisme Middelkerke vzw of haar rechtsvoorganger(s) i.v.m. het toekennen van toelagen worden opgeheven, onder voorbehoud van toepassing van artikel 18 van dit reglement.
Artikel 21: bekendmaking
Dit reglement wordt bekend gemaakt via minstens de gemeentelijke website en via de gemeentelijke diensten.