Uitlenen materiaal

Gemeente ›› Evenementen ››
Parent Previous Next

Reglement voor het uitlenen van materiaal

Artikel 1: wat en uit te lenen materialen

Het gemeentebestuur kan materiële voorzieningen ter beschikking stellen van elke Middelkerkse vereniging, school of initiatief voor manifestaties met openbaar karakter in Middelkerke.

De voor bruikleen in aanmerking komende materialen en nadere bepalingen zijn in het aanvraagformulier opgenomen.

De lijst van  uit te lenen materialen kan steeds aangevuld en gewijzigd worden door het college van burgemeester en schepenen in functie van de omstandigheden.

Aanvragen door andere openbare besturen worden voor beslissing aan het college van burgemeester en schepenen voorgelegd.

Elke uitlening voor particulier gebruik is uitgesloten, met uitzondering van het materiaal opgenomen als bijlage 2 – lijst van uit te lenen materialen via jeugddienst. Dit materiaal kan uitgeleend worden voor particulier gebruik in het kader van jongerenwerking door niet georganiseerde jongeren (verder particulieren genoemd) die ingeschreven zijn in het bevolkingsregister van de gemeente Middelkerke en op basis van een gemotiveerde aanvraag.

Artikel 2: aanvragen

De aanvragen moeten schriftelijk of via mail ingediend worden bij de betrokken gemeentelijke uitleendienst.

De aanvragen moeten gebeuren aan de hand van een degelijk ingevuld aanvraagformulier waarvan het model als bijlage 3 bij dit reglement gevoegd is.

De aanvragen mogen maximum zes maanden voor de datum van ontlening ingediend worden. Bij ontlening voor particulier gebruik, zoals bedoeld in artikel 1 laatste lid, mogen de aanvragen maximum twee maanden voor de datum van ontlening ingediend worden.

De aanvraag wordt ingediend ten laatste twee weken voor de ontlening zal plaatsvinden.

De aanvragen worden in volgorde van ontvangst behandeld. Het college van burgemeester en schepenen kan evenwel voorrang verlenen aan manifestaties die georganiseerd worden door een gemeentelijke dienst of adviesraad, of die een grote uitstraling voor de gemeente met zich meebrengen.

Indien het materiaal niet ter beschikking kan gesteld worden, wordt dit uiterlijk zeven kalenderdagen vooraf telefonisch of via mail aan de aanvrager medegedeeld.

Annulering van toegezegd materiaal moet gebeuren uiterlijk vijf werkdagen voor de levering of afhaling.

Artikel 3: uitleenperiode

§1. De terbeschikkingstelling gebeurt steeds voor de duur van de activiteit, verlengd met een werkdag vooraf voor het leveren/afhalen en een werkdag achteraf voor het ophalen/terugbrengen van het materiaal.

Uitzonderingen kunnen enkel, na het indienen van een gemotiveerde aanvraag, toegestaan worden door het college van burgemeester en schepenen.

§2. Bij ontlening van het materiaal opgenomen als bijlage 2 – lijst van uit te lenen materialen via jeugddienst krijgt de aanvrager een bevestiging via brief of mail, met mededeling van de te ontlenen materialen, de eventuele huursom, de waarborg en het tijdstip van afhalen en terugbrengen van het materiaal. Dit tijdstip wordt in principe in samenspraak met de aanvrager vastgelegd. Deze brief of mail dient bij het afhalen van het materiaal voorgelegd te worden.

Artikel 4: modaliteiten

§1. Kleine materialen, zoals vermeld op de lijst opgenomen als bijlage 1 onder categorie 1 en 2, dienen door de ontlener zelf afgehaald en teruggebracht te worden, in principe tijdens de diensturen.

§2. De andere materialen zoals opgesomd in voormelde lijst opgenomen als bijlage 1 onder categorie 3 worden door de gemeente eventueel gratis gebracht en terug opgehaald, dit ook in principe tijdens de diensturen. De plaats en het tijdstip van de levering worden afgesproken met de verantwoordelijke van de gemeente. Na de manifestatie zet de ontlener het materiaal bijeen op de afgesproken plaats, naargelang de instructies van de verantwoordelijke van de gemeente.

Bij niet tijdig inleveren van het ontleende materiaal kan per dag vertraging een vergoeding van € 10 per werkdag aangerekend worden vanaf 2 werkdagen te laat.

§3. Bij ontlening van het materiaal opgenomen als bijlage 2 – lijst van uit te lenen materialen via jeugddienst gebeurt het afhalen en terugbrengen van het materiaal na samenspraak met de gemeentelijke jeugddienst. De practica worden vermeld in de bevestiging bedoeld in artikel 3§2.

De aanvrager staat zelf in voor het laden en lossen van alle materiaal.

Artikel 5: plichten en verantwoordelijkheden van de ontlener

Artikel 6: vergoeding

§1. Bij beschadiging, niet rein terugbezorgen, verlies of diefstal zullen de herstellings- of reinigingskosten of de werkelijke waarde van het materiaal aangerekend worden. Als vaste kosten zullen er steeds 1 uur administratieve kosten aangerekend worden. De kosten worden vastgesteld door het college van burgemeester en schepenen.
Bij nalatigheid van betaling worden de wettelijke intresten aangerekend.

§2. Indien het ontleende materiaal zonder door het bestuur aanvaarde redenen laattijdig teruggebracht wordt zal een bedrag van 10 euro aangerekend worden.

§3. Facturen dienen steeds binnen 30 dagen betaald te worden.

Bij schade of het ontbreken van materiaal wordt een tegensprekelijk schadedocument opgemaakt. Na herstelling of vervanging zal de aanvrager een factuur met het verschuldigde bedrag ontvangen.

Als vaste kosten bij het vaststellen van schade zal er eveneens 1 uur administratieve kosten aangerekend worden.

§4. De gemeente houdt zich steeds het recht voor om gerechtelijke stappen te ondernemen ingeval van misbruik, beschadiging, diefstal, enzovoort.

Artikel 7: aansprakelijkheid

Het gemeentebestuur kan in geen enkel geval aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen of andere eventuele schadelijke gevolgen die voortvloeien uit het gebruik van de ontleende materialen.

Artikel 9: controle

De door het college van burgemeester en schepenen aangestelde ambtenaren mogen te allen tijde controle uitoefenen over het gebruik, de beveiliging, enz. van het uitgeleende materiaal.

Artikel 10: schorsing van de dienstverlening

Artikel 11: betwistingen

Alle betwiste en in dit reglement niet voorziene gevallen worden door het college van burgemeester en schepenen beslecht.

Artikel 12: inwerkingtreding

Dit reglement  treedt in werking op 01/06/2009. Aanvragen die werden ingediend voor deze datum blijven geldig. Ze worden behandeld met toepassing van dit reglement.

Bijlage 1 - Lijst van de uit te lenen materialen (via gemeentelijke werkhuizen – Molenstraat 45 – 8430 Middelkerke)

door de ontlener zelf af te halen en terug te bezorgen

Categorie 1: kleine materialen        

1.1. halogeenlampen (1000 Watt)

1.2. noodverlichting voor tenten

1.3. verlengsnoeren (25 meter-20 ampère)

1.4. vlaggen

Categorie 2: kleine materialen

2.1. Overheadprojector

2.2. diaprojector met zoomlens

2.3. projectietafel

2.4. brandblusapparaat

2.5. herbruikbare bekers

worden door de gemeentelijke diensten afgeleverd

Categorie 3: andere materialen

3.1.   klapstoelen

3.2.   podium (1,70m x 1,40m - hoogte 0,40m)

3.3.   dansvloer (elementen 2,48m x 0,60m)

3.4.   vuilnisbakken (100 liter)

3.5.   statief

3.6.   micro

3.7.   hoornluidsprekers (15 of 30 Watt)

3.8.   versterker (180 Watt)

3.9.   klankkasten (150 Watt)

3.10. cd-speler

3.11. plooitafels (2,00m x 0,60m)

3.12. podium (1,70m x 1,40m - hoogte 0,80m)

3.13.  podium verstelbaar (2 m x 1 m)

3.14. dranghekkens (1m x 2,50m)

3.15. vlaggenmasten 6 meter

3.16. tribune

3.17. werfkast (220 volt - 80 ampère)

3.18. werfkast (380 volt - 80 ampère)

3.19. verlengsnoeren (25 meter-32 ampère-3 fasig)

3.20. stroomkabels (25 meter-80 ampère – 3 fasig)


Bijlage 2 - Lijst van de uit te lenen materialen (via gemeentelijke jeugddienst – Westendelaan 38 – 8430 Middelkerke)

De lijst van de uit te lenen materialen via gemeentelijke jeugddienst is opgenomen op het uitleenformulier “via gemeentelijke jeugddienst” (zie bijlage 4).

Bijlage 3 - Uitleenformulier (via gemeentelijke werkhuizen – Molenstraat 45 – 8430 Middelkerke)

(Ingevuld sturen naar gemeentelijke werkhuizen – Molenstraat 45 – 8430 Middelkerke of mailen naar werkhuizen@middelkerke.be )

naam vereniging/dienst:........

adres:........

wenst te ontlenen op volgende datum:........

voor volgende manifestatie:........


de hierna volgende materialen (het aantal invullen):


                               door de ontlener zelf af te halen en terug te bezorgen

Categorie 1: kleine materialen                                        Categorie 2: kleine materialen


halogeenlampen op voet (500 Watt)



Overheadprojector


noodverlichting voor tenten



diaprojector met zoomlens


verlengsnoeren (25 meter-20 ampère)



projectietafel


vlaggen



brandblusapparaat





herbruikbare bekers


Categorie 3: andere materialen worden door de gemeentelijke diensten afgeleverd


klapstoelen



plooitafels (2,00m x 0,60m)


podium (1,70m x 1,40m - hoogte 0,40m)



podium (1,70m x 1,40m - hoogte 0,80m)


dansvloer (elementen 2,48m x 0,60m)



podium verstelbaar (2m x 1m)


vuilnisbakken (100 liter)



dranghekkens (1m x 2,50m)


statief



vlaggenmasten 6 meter


micro



tribune


hoornluidsprekers (15 of 30 Watt)



werfkast (220 volt - 80 ampère)


versterker (180 Watt)



werfkast (380 volt - 80 ampère)


klankkasten (150 Watt)



verlengsnoeren (25 meter-32 ampère - 3 fasig)


cd-speler



stroomkabels (25 meter-80 ampère - 3 fasig)


leveringsadres:........


Contactpersoon:........Telefoonnummer:........

E-mail :........

Handtekening:........


Geleverd materiaal,

Voor ontvangst OK,        bij terugname,

de afnemer (naam + handtekening)        de afnemer (naam + handt.)        de chauffeur (naam + handt.)


........................................


Bijlage 4 - Uitleenformulier (via gemeentelijke jeugddienst – Westendelaan 38 – 8430 Middelkerke)

[Deze bijlage werd in toepassing van artikel 1 van het reglement aangepast door het college van burgemeester en schepenen bij besluit van dd. 04/01/2011(32)]

(Ingevuld sturen naar gemeentelijke jeugddienst – Westendelaan 38 – 8430 Middelkerke of mailen naar jeugddienst@middelkerke.be)

naam vereniging / gemeentelijke dienst / particulier :        

adres :        

telefoon : …………………………………………………………………………………………………………..

email : ……………………………………………………………………………………………………………


wenst te ontlenen op volgende datum:

afhalen : ……………………………………………………………………………………………………………

terugbrengen : …………………………………………………………………………………………………….



voor volgende manifestatie:        


de hierna volgende materialen ( aankruisen):

alle materialen zijn door de ontlener zelf af te halen en terug te bezorgen

1.

Kookunits :


1.1.

Oventje met 2 kookplaten


1.2.

Gasfornuis 1 kookpit





2.

Kookmateriaal :


2.1.

Kookpot alu. met deksel





3.

Tenten :


3.1.

Grote kadertent


3.2.

Patrouilletent 


3.3.

Shelter klein


3.4.

Toilettent HUDO


3.5.

Extra deel grote kadertent





4.

Springkasteel





5.

Reuzenspelen :


5.1.

Vier op een rij


5.2.

Zeeslag


5.3.

Mikado


5.4.

Domino


5.5.

Jenga





6.

Audio materiaal :


6.1.

D.J. set (2 cd spelers en mixer)


6.2.

Speakerset (2 speakers met statief)


6.3.

Basis P.A. set


6.4.

Feestverlichting


7.

Tafels en banken





Geleverd materiaal,

Voor ontvangst OK,        bij terugname,

de afnemer (naam + handtekening)        de afnemer (naam + handt.)