Reglement voor de subsidiëring van Middelkerkse culturele activiteiten

HOOFDSTUK I : Algemene bepalingen

Artikel 1:

Dit reglement regelt de subsidiëring van Middelkerkse culturele activiteiten d.m.v. een werkingssubsidie en een projectsubsidie.

Artikel 2:

Het Middelkerks gemeentebestuur stelt binnen de perken van de beschikbare begrotingskredieten jaarlijks subsidies voor de organisatie van culturele activiteiten beschikbaar. Het krediet voor de werkings- en projectsubsidies wordt jaarlijks vastgelegd.

Daarnaast stelt het Middelkerks gemeentebestuur rechtstreeks of onrechtstreeks de zalen van het gemeenschapscentrum Middelkerke gratis ter beschikking voor de organisatie van activiteiten door de erkende Middelkerkse verenigingen.

HOOFDSTUK II : Werkingssubsidie

Artikel 3:

De werkingssubsidies worden verdeeld onder de socioculturele verenigingen van Middelkerke die voldoen aan de volgende voorwaarden:

• erkend zijn door het college van burgemeester en schepenen,
• minimum 3 activiteiten per kalenderjaar organiseren,
• deelnemen aan de algemene vergadering van de cultuurraad,
• geen andere subsidies ontvangen via een andere Middelkerkse gemeentelijke instantie (inclusief de zogenaamde neven- en ondergeschikte besturen),  
• geen ‘onderafdeling’ zijn van een andere Middelkerkse vereniging (= geen zelfde bestuur hebben),
• geen politieke partij zijn,
• een postbank- of rekeningnummer op naam van de vereniging hebben,
• een werkingssubsidie voor het voorbije kalenderjaar hebben aangevraagd (d.m.v. het daartoe bestemde aanvraagformulier in te vullen) en de aanvraag uiterlijk voor 1 maart van het daaropvolgende jaar bij de cultuurdienst hebben ingediend. De vereniging ontvangt bij het indienen een ontvangstbewijs.

Artikel 4:

Ouderverenigingen van erkende scholen op het grondgebied van de gemeente Middelkerke kunnen een werkingssubsidie van € 224 (forfaitair bedrag) voor het voorbije kalenderjaar krijgen als ze voldoen aan de voorwaarden vermeld in artikel 3 van hoofdstuk II. Er kan slechts één oudervereniging per school in aanmerking komen voor deze forfaitaire werkingssubsidie.

Artikel 5:

Socioculturele verenigingen van Middelkerke (die niet worden vermeld in artikel 4) kunnen een werkingssubsidie krijgen voor het voorbije kalenderjaar als ze voldoen aan de voorwaarden vermeld in artikel 3 van hoofdstuk II en op basis van het volgende puntensysteem:

Opmerkingen bij het puntensysteem:

• Opgegeven activiteiten komen enkel in aanmerking wanneer een geldig stavingstuk wordt voorgelegd:
• bij deel 1 en 5 worden de voor te leggen stavingstukken gedefinieerd.
• bij deel 2 – 3 – 4 worden volgende stavingstukken als geldig beschouwd: aanwezigheidslijst deelnemers van de activiteit, ondertekend verslag van een bestuursvergadering waarin de activiteit van de vereniging staat vermeld, ondertekend contract / overeenkomst of een publicatie.
• Een activiteit kan slechts éénmaal in aanmerking komen in deel 1 – 2 – 3 – 4. Concreet: een activiteit met een meervoudig karakter kan dus slechts onder één rubriek in deel 1 – 2 – 3 – 4 worden vermeld.  Er mogen in deel 1 – 2 – 3 – 4 geen activiteiten dubbel worden opgegeven.
• Bonussen (extra punten) voor één of meerdere activiteiten kunnen verdiend worden in deel 5. Soms kan een activiteit die reeds werd vermeld in deel 1 – 2 – 3 – 4 dus nogmaals in aanmerking komen in deel 5.

Artikel 6:

§1. Bij wijze van uitvoeringsmaatregel bepaalt het college van burgemeester en schepenen de geldwaarde van 1 punt door het beschikbaar krediet voor de werkingssubsidies te verminderen met de bedragen toegekend aan de ouderverenigingen vermeld in artikel 4 en door het overblijvende krediet te delen door het totaal aantal punten die de socioculturele verenigingen samen behaalden zonder rekening te houden met de maximaal te behalen puntenaantallen vermeld in het puntensysteem.

§2. Voor elke socioculturele vereniging afzonderlijk wordt nu het behaalde puntenaantal van de vereniging vermenigvuldigd met de geldwaarde van 1 punt.

• Groep 1: Socioculturele verenigingen die als resultaat van deze vermenigvuldiging de grens van
  € 1.250 bereiken of overschrijden, krijgen als werkingssubsidie het tot nu toe berekende bedrag nl. de vermenigvuldiging van het behaalde puntenaantal van hun vereniging met de geldwaarde van 1 punt.
• Groep 2: Socioculturele verenigingen die als resultaat van deze vermenigvuldiging die grens van
  € 1.250 niet overschrijden.  

§3. Het nog beschikbare krediet voor de werkingssubsidies wordt verminderd met de bedragen toegekend aan de socioculturele verenigingen uit groep 1 zoals bedoeld in §2 van dit artikel.

§4. De geldwaarde van 1 punt wordt opnieuw bepaald door het overblijvende krediet te delen door het totaal aantal punten die de socioculturele verenigingen uit groep 2 zoals bedoeld in §2 van dit artikel samen behaalden, rekening houdend met de maximaal te behalen puntenaantallen vermeld in het puntensysteem. De werkingssubsidie die aan die verenigingen wordt toegekend, bekomt men door het behaalde puntenaantal per vereniging te vermenigvuldigen met de geldwaarde van 1 punt.

§5. In geval van noodzakelijke afronding wordt steeds afgerond naar de laagste cent.
(Vb. € x,0486 = € x,04).

§ 6. Socioculturele verenigingen die volgens de berekening een werkingssubsidie van € 1.250 of meer krijgen voor het voorbije kalenderjaar, dienen een extra financieel verslag (met een overzicht  van de vermogenstoestand op basis van rekeningafschriften en een vermelding van de inkomsten en uitgaven van het afgelopen kalenderjaar) in bij de cultuurdienst ter staving van hun werking. Indien dit financieel verslag niet wordt ingediend, wordt geen werkingssubsidie uitbetaald aan de betrokken vereniging.

Artikel 7:

De gemeentelijke financiële dienst betaalt de werkingssubsidies uit na advies van de cultuurraad op basis van dit reglement, na beslissing van het college van burgemeester en schepenen en na afloop van een eventuele bezwaarprocedure.

HOOFDSTUK III : PROJECTSUBSIDIES

Artikel 8:

Elke persoon gedomicilieerd in Middelkerke of erkende Middelkerkse vereniging kan een projectsubsidie aanvragen op basis van de volgende voorwaarden:

• het project is een open (= voor iedereen toegankelijk onder dezelfde voorwaarden) culturele activiteit zonder commerciële doeleinden op het grondgebied van de gemeente Middelkerke,
• het project is geen jubileum,
• het project wordt niet gesubsidieerd via een andere Middelkerkse gemeentelijke instantie (inclusief de zogenaamde neven- en ondergeschikte besturen),
• het project kan nauwelijks of niet gerealiseerd worden zonder subsidies,
• op het promotiemateriaal van het project staat het logo ‘in samenwerking met de gemeente Middelkerke’ – verkrijgbaar bij de cultuurdienst,
• het project valt niet binnen de reguliere werking van een vereniging (niet opgegeven als activiteit bij de werkingssubsidies),
• het daartoe bestemde aanvraagformulier wordt ingevuld en de aanvraag wordt ten laatste 2 maanden voor de start van het project bij de cultuurdienst ingediend. Bij het indienen, ontvangt men een ontvangstbewijs.

Artikel 9:

Het project wordt beoordeeld door de cultuurdienst op basis van onderstaande criteria, als principiële goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen en daarna ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad. Het dossier wordt ook ter kennisname doorgegeven aan de cultuurraad.

Criteria ter beoordeling: vernieuwend, gemeenschapsvormend, enig / uniek, vormend, bijzondere samenwerking, specifieke omkadering, kunst-educatief of sociaal-artistiek project.

Artikel 10:

De gemeentelijke financiële dienst betaalt de projectsubsidies uit

• na ontvangst van het evaluatieverslag met bijhorend bewijsmateriaal ter bevestiging van de verwezenlijking van het project en financieel verslag, uiterlijk 3 maand na afloop van het project ingediend bij de cultuurdienst,
• na een gunstig advies van de cultuurdienst.

Opmerking: een voorschot (max. 50%) op de toegekende projectsubsidie kan vroeger uitbetaald worden, mits voorlegging van reeds betaalde facturen en rekeningafschriften.  Indien het project wordt afgelast, kan het voorschot teruggevorderd worden.

HOOFDSTUK IV : VERSTREKKEN VAN INFORMATIE EN CONTROLE

Artikel 11:

Controle op naleving van het reglement en juistheid van de ingediende gegevens kan op ieder ogenblik uitgeoefend worden door de werkgroep subsidies van de cultuurraad, door een gemachtigde van het college van burgemeester en schepenen of door het college van burgemeester en schepenen zelf. Van deze controle wordt telkens een verslag gemaakt dat wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen, die op basis daarvan een gemotiveerde beslissing neemt.

Artikel 12:

Het college van burgemeester en schepenen kan passende sancties opleggen aan diegenen die onjuiste informatie verstrekken of bij wie tekortkomingen bij het invullen van de aanvraagformulieren worden vastgesteld. Het (deels) niet verkrijgen van de subsidies van het desbetreffende kalenderjaar of eventuele uitsluiting, behoren tot deze sanctiemogelijkheden.

HOOFDSTUK V : UITZONDERINGEN EN BEZWAREN

Artikel 13:

Behoudens andersluidende wettelijke of decretale bepalingen beslist het college van burgemeester en schepenen over alle uitzonderingen en bezwaren i.v.m. de toepassing van dit reglement.  

• Een bezwaar kan binnen de 30 kalenderdagen na de bekendmaking van de beslissing van het college van burgemeester en schepenen en/of de gemeenteraad, schriftelijk ingediend worden via een aangetekend schrijven bij de cultuurdienst. Het bezwaar wordt binnen de 60 kalenderdagen na het indienen geadviseerd door de cultuurraad. (Indien de cultuurraad binnen de 60 kalenderdagen geen advies verleent, neemt de cultuurdienst deze taak op zich.)
• Een uitzondering op dit reglement wordt binnen de 60 kalenderdagen na het indienen van de aanvraag geadviseerd door de cultuurraad. (Indien de cultuurraad binnen de 60 kalenderdagen geen advies verleent, neemt de cultuurdienst deze taak op zich.)

Daarna wordt de uitzondering of het bezwaar voor verdere en definitieve behandeling overgemaakt aan het college van burgemeester en schepenen. Indien binnen de 180 kalenderdagen na het indienen van een uitzondering of bezwaar geen beslissing wordt genomen door het college van burgemeester en schepenen, wordt het bezwaar als verworpen beschouwd en de uitzondering als onaanvaard beschouwd.