Provisies geringe uitgaven
Artikel 1:
Een en ander gebeurt in overeenstemming met de bepalingen van artikel 162 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005.
Dit reglement van inwendig bestuur is van toepassing op alle personeelsleden die houder zijn van een provisie voor geringe exploitatie-uitgaven van het dagelijkse bestuur.
Artikel 2:
De gemeentesecretaris kan, na advies van de financieel beheerder en binnen het kader van de algemene voorwaarden waaronder personeelsleden van de gemeente provisies ter beschikking kunnen worden gesteld zoals bepaald in dit reglement van inwendig bestuur, onder zijn verantwoordelijkheid beslissen personeelsleden van de gemeente die onder zijn gezag staan, een provisie voor geringe exploitatie-uitgaven van het dagelijkse bestuur ter beschikking te stellen. Deze beslissing van de gemeentesecretaris wordt ter goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd indien ze niet overeenstemt met het advies van de financieel beheerder dat hij in volle onafhankelijkheid heeft verstrekt.
Artikel 3:
Onder geringe exploitatie-uitgaven van het dagelijkse bestuur wordt verstaan het betalen van kleine geldsommen in omstandigheden die noodzakelijk zijn voor het normale functioneren van de diensten. Het gaat om kosten waarvan de schuldeiser niet vooraf kan worden aangeduid of over uitgaven die moeilijk van de dienstverlening kunnen worden afgescheiden zonder dat de dienstverlening wordt gehypothekeerd.
Het betreft dus niet het globale kasbeheer, waar de gemeentesecretaris in volle onafhankelijkheid voor instaat. De term geringe exploitatie-uitgaven moet beperkt geïnterpreteerd worden.
Artikel 4:
Het gebruik maken van provisies voor rekening van derden vreemd aan het bestuur, is verboden, tenzij één en ander wordt voorzien in een beheersovereenkomst goedgekeurd door de gemeenteraad.
Artikel 5:
Het gebruik maken van provisies kan zowel contant als elektronisch gebeuren. De beslissing vermeld in artikel 2, geeft aan op welke wijze één en ander in elk individuele situatie gebeurt.
De hoogte van de ter beschikking gestelde provisie voor geringe exploitatie-uitgaven van het dagelijkse bestuur is afhankelijk van de omvang en aard van de noodzakelijke kleine uitgaven en wordt, na advies van de financieel beheerder, middels behoorlijk gemotiveerd besluit vastgesteld.
Het bedrag van de ter beschikking gestelde provisie wordt tegen ontvangstbewijs aan de houder van de provisie voor geringe exploitatie-uitgaven overhandigd of wordt gestort op een daartoe speciaal geopende financiële rekening bij een bankinstelling die nooit een debetsaldo kan vertonen.
De personeelsleden zijn persoonlijk verantwoordelijk voor het beheer ervan. De persoonlijke verantwoordelijkheid houdt in dat de houders van de provisie in eerste instantie zullen kunnen worden aangesproken voor kastekorten of uitgaven die later zouden worden betwist. De eerste verantwoording van het gebruik gebeurt bij de vraag tot aanvullen van de provisie.
Aan een financiële rekening bij een bankinstelling kan een bankkaart worden gekoppeld en ter beschikking gesteld van de houder van de provisie.
Cheques en overschrijvingsformulieren komen niet in aanmerking.
Artikel 6:Het personeelslid dient op het ogenblik van het gebruik maken van de provisie voor geringe exploitatie-uitgaven steeds een geldig betalingsbewijs te bekomen op één van onderstaande wijzen:
In afwijking op het vorig lid, kunnen middels behoorlijk gemotiveerd besluit en na advies van de financieel beheerder, uitzonderingen worden toegestaan.
Artikel 7:
De op de kasprovisie gedane uitgaven van de gemachtigde personeelsleden worden periodiek op voorlegging van een staat van uitgaven en de erbij horende bewijsstukken opgenomen in de boekhouding van de gemeente.
Artikel 8:
Wanneer op een dienst één of meerdere personeelsleden een provisie ter beschikking werd gesteld, wordt door hen een elektronisch kasregister bijgehouden dat dagelijks wordt geupdated. In dit kasregister dienen alle verrichtingen van het personeelslid dat / de personeelsleden die gebruik ma(a)k(t)en van een provisie voor geringe exploitatie-uitgaven van het dagelijks bestuur te worden opgenomen alsook de betaalwijze.
Het kasregister dient per maand te worden afgesloten, uitgeprint, ondertekend door het / de personeelsl(i)ed(en) aan wie een provisie ter beschikking werd gesteld voor geringe exploitatie-uitgaven en geviseerd door het diensthoofd dat toeziet op het naleven van de bepalingen van dit reglement van inwendig bestuur. Een afschrift ervan wordt overgemaakt aan de financieel beheerder, samen met de nodige verantwoordingsstukken (kopies facturen, dubbel kasticket, volledig ingevulde kwitantieboekjes…).
In afwijking op het vorig lid, kan middels behoorlijk gemotiveerd besluit en na advies van de financieel beheerder, in vrijstelling voor het bijhouden van een kasregister worden voorzien.
Artikel 9:
Bij het overhandigen van de kasgeldprovisie wordt een verklaring voor ontvangst ondertekend door het betrokken personeelslid, de financieel beheerder en de gemeentesecretaris. Bij uitdiensttreding / pensionering wordt door het personeelslid het bedrag van de provisie, in voorkomend geval verminderd met het bedrag van de uitgaven die hij steeds regelmatig heeft verricht met de provisie en mits voorlegging van bewijsstukken betreffende de gedane uitgaven gestort in de gemeentekas of op een financiële rekening van het bestuur bij een bankinstelling.
Op dit ogenblik zal eveneens een verificatie van de geldvoorraad plaatsvinden door de financieel beheerder. Indien onregelmatigheden worden vastgesteld bij deze verificatie, wordt verwezen naar de bepalingen ingeval van diefstal / verlies. In het andere geval wordt door de gemeentesecretaris, op basis van een document uit de boekhouding hem verstrekt door de financieel beheerder, kwijting verleend aan het personeelslid dat een provisie ter beschikking werd gesteld voor geringe exploitatie-uitgaven van het dagelijkse bestuur.
Artikel 10:
De provisie in kasgeld moet op een veilige plaats worden opgeborgen, behalve indien zij beschikbaar moeten zijn ten behoeve van de dienst. Hiermee wordt bedoeld dat deze gelden zowel buiten als tijdens de diensturen, indien geen personeel aanwezig is, moeten opgeborgen worden in een geldkoffer of brandkoffer.
De hoeveelheid contant geld aanwezig op de dienst, moet zo beperkt mogelijk te worden gehouden en dient in ieder geval beneden het bedrag van de verzekerde waarde te blijven. De maximale hoogte van de op de dienst aanwezige hoeveelheid contant geld wordt, na advies van de financieel beheerder, middels behoorlijk gemotiveerd besluit vastgesteld.
Het bewaren van geld voor rekening van derden vreemd aan het bestuur is verboden, tenzij één en ander wordt voorzien in een beheersovereenkomst goedgekeurd door de gemeenteraad.
In afwijking op het vorig lid, kan middels behoorlijk gemotiveerd besluit en na advies van de financieel beheerder, tijdelijk – voor een welbepaalde periode en op beperkte schaal – in vrijstelling worden voorzien. Het bestuur kan niet aansprakelijk worden gesteld voor diefstal of verlies van gelden die niet voor hem bestemd zijn.
Artikel 11:
Minstens eenmaal per jaar verifieert de financieel beheerder of een door hem aangestelde persoon, onder zijn verantwoordelijkheid de kasboekhouding en de geldvoorraad van de houders van een provisie voor geringe exploitatie-uitgaven van het dagelijkse bestuur. Van zijn bevinden wordt een proces-verbaal gemaakt dat aan de gemeentesecretaris of aan het betrokken personeelslid wordt bezorgd. Dat proces-verbaal wordt zowel door het personeelslid als door de financieel beheerder ondertekend.
De financieel beheerder kan ten allen tijde en zonder voorafgaande verwittiging overgaan tot verificatie van de kasboekhouding en de geldvoorraad van de met inning van geringe dagontvangsten belaste personeelsleden. Hiervan wordt eveneens proces-verbaal opgesteld volgens de modaliteiten bepaald in het vorige lid.
Artikel 12:
Het bestuur sluit voor het bewaren van gelden op de dienst en het transporteren van gelden naar de gemeentekas en / of een bankinstelling, een verzekering af bij een erkende verzekeringsinstelling. Tijdens het transport is er slechts een verzekering ten bedrage van 5.000,00 EUR. Het wegbrengen van geld moet steeds met de meeste zorg en discretie gebeuren, en ten belope van maximaal 5.000,00 EUR per vervoer.
Artikel 13:
In geval van vaststellen van diefstal van kasgeld, legt het diensthoofd van het personeelslid dat een provisie voor geringe exploitatie-uitgaven van het dagelijkse bestuur ter beschikking werd gesteld, onverwijld bij de lokale politie klacht neer. Iedere diefstal of verlies dient tevens onmiddellijk gemeld te worden aan de financieel beheerder voor budgettaire en boekhoudkundige verwerking. Het bewijs van klachtneerlegging wordt overgemaakt aan de gemeenteontvanger.
De financieel beheerder brengt zonder verwijl de gemeentesecretaris schriftelijk op de hoogte van elk tekort dat toe te schrijven is aan diefstal en zorgt voor registratie van het bewijs van klachtneerlegging in de inkomende briefwisseling. De gemeentesecretaris stelt op zijn beurt het college van burgemeester en schepenen van één en ander in kennis. Er wordt zonder verwijl overgegaan tot verificatie van de kas teneinde het bedrag van het tekort vast te stellen. Aan het proces-verbaal van verificatie wordt toegevoegd een toelichting over de omstandigheden en de bewarende maatregelen die werden genomen.
Ingeval van diefstal of verlies zal het college van burgemeester en schepenen middels behoorlijk gemotiveerd besluit een uitspraak doen betreffende de aansprakelijkheid van de betrokken ambtenaar, rekening houdend met de omstandigheden en het relaas van de feiten. Hierbij is het volgende van toepassing: indien het personeelslid bij de uitoefening van zijn functies het bestuur of derden schade berokkent, is hij enkel aansprakelijk voor zijn bedrog of zijn zware schuld. Voor lichte schuld is hij enkel aansprakelijk als die bij hem eerder gewoonlijk dan toevallig voorkomt.
Artikel 14:
De financieel beheerder meldt alle onregelmatigheden en nalatigheden ten spoedigste en schriftelijk aan de gemeentesecretaris die op zijn beurt het college van burgemeester en schepenen hiervan in kennis stelt.