orde gemeenteraad
HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE GEMEENTERAAD........1
Inhoud........1
BIJEENROEPING GEMEENTERAAD........1
OPENBARE OF BESLOTEN VERGADERING........2
INFORMATIE VOOR RAADSLEDEN EN PUBLIEK........2
QUORUM........6
WIJZE VAN VERGADEREN........6
WIJZE VAN STEMMEN........8
NOTULEN........9
FRACTIES........10
RAADSCOMMISSIES........10
PRESENTIEGELDEN........12
VERGOEDINGEN FRACTIES........12
VERGOEDINGEN RAADSLEDEN........13
VERZOEKSCHRIFTEN AAN DE ORGANEN VAN DE GEMEENTE........14
Artikel 1:
§ 1. De gemeenteraad vergadert ten minste tienmaal per jaar en zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen.
§ 2. De voorzitter van de gemeenteraad roept de gemeenteraad bijeen en stelt de agenda op.
§ 3. De voorzitter moet de gemeenteraad bijeenroepen op verzoek van:
In hun schriftelijke aanvraag aan de gemeentesecretaris moeten de aanvragers de agenda vermelden, met voor elk punt een toegelicht voorstel van beslissing, en de datum en het uur van de beoogde vergadering. De secretaris bezorgt vervolgens de voorstellen aan de gemeenteraadsvoorzitter. Deze aanvraag moet ingediend worden, zodanig dat de voorzitter de oproepingstermijnen bepaald in art. 2 van dit reglement, kan nakomen.
De voorzitter roept de vergadering bijeen op de voorgestelde datum en het aangewezen uur en met de voorgestelde agenda.
Artikel 2:
§ 1. De oproeping wordt ten minste acht dagen vóór de dag van de vergadering aan het raadslid bezorgd. Dit gebeurt via e-mail aan het e-mail adres dat de gemeenteraadsleden medegedeeld hebben aan het secretariaat. Bij defect van het mailsysteem van de gemeente of de gemeentelijke provider gebeurt de oproeping schriftelijk.
In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken.
§ 2. De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing bij elk agendapunt waarover een beslissing moet worden genomen, alsook de voorstellen van beslissing. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn.
Artikel 3:
§ 1. Gemeenteraadsleden kunnen uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Hiertoe bezorgen ze hun voorstel van beslissing, vergezeld van een toelichtende nota, aan de gemeentesecretaris, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de gemeenteraad. Een lid van het college van burgemeester en schepenen kan van deze mogelijkheid geen gebruik maken.
§ 2. De gemeentesecretaris deelt de aanvullende agendapunten zoals vastgesteld door de voorzitter van de gemeenteraad, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen onverwijld mee aan de gemeenteraadsleden.
Artikel 4:
§ 1. De vergaderingen van de gemeenteraad zijn in principe openbaar.
§ 2. De vergadering is niet openbaar:
Artikel 5:
De gemeenteraad is in ieder geval openbaar op het tijdstip dat gemeenteraadsleden en schepenen de eed afleggen.
De vergaderingen over het organogram, de personeelsformatie, de rechtspositieregeling, het meerjarenplan en de aanpassingen ervan, het budget, een budgetwijziging of de jaarrekening zijn in elk geval openbaar.
Ingeval de gemeenteraad bevoegd is om een tuchtstraf op te leggen, wordt de hoorzitting en het verhoor van getuigen in het openbaar gehouden, indien de betrokkene hierom verzoekt. Een getuige kan echter steeds vragen om het getuigenverhoor achter gesloten deuren te laten plaatsvinden.
Artikel 6:
De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken. Als tijdens de openbare vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in besloten vergadering moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering, enkel met dit doel, worden onderbroken.
Als tijdens de besloten vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in openbare vergadering moet gebeuren, dan wordt dat punt opgenomen op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad. In geval van dringende noodzakelijkheid van het punt kan de besloten vergadering, enkel met dat doel, worden onderbroken.
Artikel 7:
De gemeenteraadsleden, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de gemeenteraad bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht.
Artikel 8:
§ 1. Plaats, dag en uur van de raadsvergadering en de agenda worden openbaar bekend gemaakt op het gemeentehuis, uiterlijk acht dagen voor de vergadering. Dit gebeurt door aanplakking aan het gemeentehuis. Daarnaast wordt de agenda ook op de website van de gemeente gepubliceerd.
In spoedeisende gevallen wordt de agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, en uiterlijk vóór de aanvang van de vergadering openbaar gemaakt overeenkomstig het eerste lid.
§ 2. Indien raadsleden punten aan agenda toevoegen, wordt de aangepaste agenda binnen de 24 uur nadat hij is vastgesteld op dezelfde wijze bekendgemaakt .
§ 3. De agenda met toelichtende nota wordt via mail bezorgd aan de lokale perscorrespondenten en aan de voorzitter en de secretaris van de door de gemeenteraad erkende gemeentelijke adviesraden. Aan de agenda kan tevens via alle bijkomend nuttig geachte maatregelen bekendheid gegeven worden.
§ 4. Elke belangstellende inwoner kan via mail een kosteloos jaarabonnement bekomen op de agenda met toelichting van de raadsvergaderingen.
Artikel 9:
§ 1. De gemeente maakt, aan ieder natuurlijk persoon en iedere rechtspersoon of groepering die erom verzoekt, de agenda van de gemeenteraad en de stukken die erop betrekking hebben, openbaar door er inzage in te verlenen, er uitleg over te verschaffen of er een afschrift van te overhandigen overeenkomstig het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur.
§ 2. De uitoefening van de rechten toegekend in §1 gebeurt volgens volgende modaliteiten:
De inzage en toelichting gebeuren tijdens de openingsuren van het secretariaat.
Betrokkene dient zich vooraf te melden bij het secretariaat. Op het secretariaat wordt een register bijgehouden van de personen die van de rechten toegekend in §1 gebruik maken.
Het tijdstip en de meldingsplicht is niet van toepassing op personen die uitgenodigd worden door een gemeenteraadslid. De overige bepalingen van deze paragraaf zijn overeenkomstig van toepassing op deze personen. Het uitnodigende gemeenteraadslid is in eerste instantie verantwoordelijk voor de naleving ervan.
De rechten bedoeld in § 1 zijn niet van toepassing op de dossiers van de gesloten zitting en de dossiers of dossiergedeelten die onttrokken worden aan het inzagerecht overeenkomstig de regeling betreffende de openbaarheid van bestuur of andere regelgeving.
De uitoefening van de rechten bedoeld in §1 mogen de normale werking van de diensten en het bestuur niet hinderen.
De inzage en de uitleg worden gratis verleend. Voor het bekomen van kopies dient volgende kopieprijs betaald te worden: € 0,10 per A4 zwart/wit en € 0,50 per A4 kleur.
De inzage van een dossier of de toelichting bij een dossier kan geweigerd worden omwille van grondige reden (onredelijkheid, vaagheid, wettelijke of reglementaire beperkingen, …).
De dossiers van een geplande zitting van de gemeenteraad liggen ter inzage 7 dagen voor de dag van de vergadering.
De inzage en de toelichting worden gegeven in gemeentelijke lokalen.
Eventuele misbruiken bij de uitoefening van de bij §1 verleende rechten zullen op passende wijze gesanctioneerd worden overeenkomstig de regelgeving ter zake.
§ 3. Eenieder die de raadszitting bijwoont, krijgt bij het binnenkomen de agenda met toelichting.
§ 4. Aan de beslissingen van de gemeenteraad zal verder de nodige bekendheid gegeven worden door ze beknopt, zo nodig met toelichting, te publiceren in het gemeentelijk informatieblad, in een elektronische nieuwsbrief, op de website van de gemeente en –indien opportuun geacht- via persberichten.
Artikel 10:
§ 1. Voor elk agendapunt worden de dossiers, in het bijzonder de verklarende nota's, de feitelijke gegevens, de eventueel verleende adviezen en de ontwerpen van beslissing betreffende de op de agenda ingeschreven zaken, vanaf de verzending van de oproeping, in de raadzaal én in principe tijdens de kantooruren ter beschikking gehouden van de raadsleden. Deze kunnen er vóór de vergadering kennis van nemen.
Buiten de kantooruren liggen de dossiers ter inzage in de raadzaal en dienen de raadsleden gebruik te maken van hun sleutel en persoonlijke toegangscode tot het gemeentehuis en dit overeenkomstig de van toepassing zijnde regeling ivm het betreden van het gemeentehuis buiten de voorziene diensturen.
Omwille van gemotiveerde redenen kunnen één of meerdere dossiers op het gemeentesecretariaat of bij de gemeentesecretaris ter inzage liggen in plaats van in de raadzaal. Dit wordt vooraf medegedeeld aan de raadsleden (met melding van welke dossiers, de motivering en de raadplegingsmogelijkheden buiten de voorziene kantooruren).
§ 2. Voor 01/01/2014 wordt een regeling voorzien ivm het elektronisch ter beschikking stellen van dossiers aan raadsleden.
§ 3. Het ontwerp van budget en de jaarrekening worden op zijn minst veertien dagen vóór de vergadering waarop ze worden besproken aan ieder lid van de gemeenteraad bezorgd.
§ 4. Aan de raadsleden moet, op hun verzoek, door de gemeentesecretaris of de door hem aangewezen ambtenaren technische toelichting worden verstrekt over de stukken in de dossiers voor de gemeenteraad. Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure. Op een schriftelijke vraag wordt schriftelijk geantwoord, tenzij het raadslid een mondelinge toelichting wenst. De mondelinge toelichting gebeurt tijdens de kantooruren, tenzij anders wordt overeengekomen.
Artikel 11:
§ 1. De raadsleden hebben het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten die het bestuur van de gemeente en de autonome gemeentebedrijven betreffen.
§ 2. De notulen van het college van burgemeester en schepenen worden, uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het college volgend op deze waarop de notulen werden goedgekeurd, verstuurd aan de gemeenteraadsleden. Dit gebeurt via e-mail in de vorm van een bundeling van de notulen via een verslag aan het e-mail adres dat de gemeenteraadsleden medegedeeld hebben aan het secretariaat. Bij defect van het mailsysteem van de gemeente of de gemeentelijke provider gebeurt de verzending via gewone post.
§ 3. Voor 01/01/2014 wordt een regeling voorzien ivm het elektronisch ter beschikking stellen van de notulen van het college van burgemeester en schepenen aan raadsleden. Dit zal vanaf 01/01/2014 ook gelden voor de notulen van de raad van bestuur en het directiecomité van een autonoom gemeentebedrijf.
§ 4. Zonder voorafgaande aanvraag kunnen worden ingezien tijdens de dagen en uren dat de diensten waar de betrokken stukken zich bevinden geopend zijn :
§ 5. Buiten de documenten en dossiers bedoeld in art. 10 en art. 11, § 2 hebben de raadsleden het recht alle andere documenten te raadplegen, die betrekking hebben op het bestuur van de gemeente.
Het college van burgemeester en schepenen zal de dagen en uren bepalen waarop de raadsleden deze andere documenten kunnen raadplegen.
Om het college in de mogelijkheid te stellen te onderzoeken of de gevraagde stukken of akten betrekking hebben op het bestuur van de gemeente, delen de raadsleden aan het college schriftelijk mee welke documenten zij wensen te raadplegen.
Aan de raadsleden wordt uiterlijk binnen acht werkdagen na de ontvangst van de aanvraag meegedeeld wanneer de stukken kunnen worden ingezien.
Het raadslid, dat de in deze paragraaf bedoelde stukken niet is komen raadplegen tijdens de week volgend op het tijdstip waarop hem is meegedeeld dat ze ter inzage liggen, wordt geacht af te zien van inzage.
§ 6. De gemeenteraadsleden kunnen een afschrift krijgen van de akten en stukken betreffende het bestuur van de gemeente.
De raadsleden doen hun aanvraag tot het verstrekken van een afschrift via een formulier dat hen daartoe ter beschikking wordt gesteld.
De gemotiveerde beslissing van het college tot weigering van het verstrekken van een afschrift moet uiterlijk acht werkdagen na ontvangst van de aanvraag aan het betrokken raadslid worden meegedeeld.
Artikel 12:
De gemeenteraadsleden hebben het recht de gemeentelijke instellingen en diensten die de gemeente opricht en beheert te bezoeken, incl. de autonome gemeentebedrijven.
Om het college in de mogelijkheid te stellen het bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de raadsleden minstens acht werkdagen vooraf schriftelijk mee welke instelling zij willen bezoeken en op welke dag en uur.
Tijdens het bezoek van een gemeentelijke inrichting moeten de raadsleden passief optreden. Zij mogen zich niet mengen in de werking.
[Artikel 13-1:
§1. De gemeenteraadsleden hebben het recht aan het college van burgemeester en schepenen vragen te stellen.
§2. Vragen mogen niet verplichten tot het maken van kostbare studies, enquêtes of opzoekingen. Ze mogen ook niet bedoeld zijn om de persoonlijke intenties van de leden van het college te kennen.
§3. De vragen moeten voldoende gepreciseerd zijn om toe te laten een correct antwoord te formuleren.
[§ 4. Vernietigd bij besluit van Vlaamse minister binnenlands bestuur dd. 18/07/2016.]
Artikel 13-2:
Op schriftelijke vragen van raadsleden wordt binnen de maand na ontvangst schriftelijk geantwoord.
Schriftelijke vragen worden bij de gemeentesecretaris ingediend -bij voorkeur- via mail aan secretariaat@middelkerke.be of via post of afgifte.
De secretaris bezorgt de vraag aan de voorzitter van de gemeenteraad én aan de leden van het college van burgemeester en schepenen.
Het aantal schriftelijke vragen bedoeld in dit artikel is onbeperkt.
Artikel 13-3:
Na de afhandeling van de agenda van de openbare vergadering kunnen de raadsleden vragen stellen over aangelegenheden die niet op de agenda zijn ingeschreven en over alle onderwerpen die tot de bevoegdheid van de gemeenteraad behoren.
De vragen die materies betreffen inzake politie worden gesteld na de behandeling van de agendapunten ivm de lokale politie waarbij de gemeenteraad tevens zetelt als politieraad.
De volledige en letterlijke tekst van de vraag bedoeld in dit artikel dient 48 uren vóór het aanvangsuur van de vergadering bij de gemeentesecretaris ingediend via mail aan secretariaat@middelkerke.be. (Indien de raadszitting op een maandag plaats vindt, dient de vraag uiterlijk om 24 uur op de donderdag die de week van de raadszitting voorafgaat, ingediend te worden via mail aan secretariaat@middelkerke.be.)
De secretaris bezorgt de vraag aan de voorzitter van de gemeenteraad én aan de leden van het college van burgemeester en schepenen.
[Vernietigd bij besluit van Vlaamse minister binnenlands bestuur dd. 18/07/2016.]
Antwoorden namens het college van burgemeester en schepenen worden door de burgemeester gegeven.
Op een zelfde vergadering kan een raadslid niet meer dan 4 (vier) dergelijke vragen stellen, met een maximum van 10 (tien) per fractie.
Deze vragen worden ten laatste tijdens een volgende zitting beantwoord. Schriftelijke antwoorden worden aan alle raadsleden bezorgd.
Indien de vraag betrekking heeft op aangelegenheden die de persoonlijke levenssfeer raken zal ze in besloten vergadering worden behandeld. (geschrapt en vervangen gr 14/04/2016(5))]
Artikel 14:
Vooraleer aan de vergadering deel te nemen, tekenen de leden de aanwezigheidslijst. De namen van de leden, die deze lijst tekenden, worden in de notulen vermeld.
Artikel 15:
§ 1. De gemeenteraad kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende gemeenteraadsleden aanwezig is. Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan plaatsvinden.
§2. De raad kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen.
In de oproep wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat. In de tweede oproeping worden de bepalingen van artikel 26 van het gemeentedecreet overgenomen.
Artikel 16:
§ 1. De voorzitter zit de vergaderingen van de gemeenteraad voor. Hij opent en sluit de vergaderingen.
§ 2. Op de voor de vergadering vastgestelde dag en uur en zodra voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de voorzitter de vergadering voor geopend.
§ 3. Kloksgewijs te rekenen vanaf de voorzitter is de schikking in de raadzaal als volgt: secretaris, schepenen grootste meerderheidsfractie volgens rangorde, korpschef (indien raad tevens zetelt als politieraad), verslaggever-deskundige, raadsleden grootste meerderheidsfractie, raadsleden oppositiefracties (fracties in alfabetische volgorde), raadsleden kleinste meerderheidsfractie, schepenen kleinste meerderheidsfractie volgens omgekeerde rangorde en burgemeester. Binnen de fracties nemen de raadsleden kloksgewijs in alfabetische volgorde plaats.
Artikel 17:
§ 1. De voorzitter geeft kennis van de tot de raad gerichte verzoeken en doet alle mededelingen die de raad aanbelangen. De vergadering vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde tenzij de raad er anders over beslist.
§ 2. Een punt dat niet op de agenda voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen.
Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld.
Artikel 18:
§ 1. Nadat het agendapunt werd toegelicht, vraagt de voorzitter welk lid aan het woord wenst te komen over het voorstel. De voorzitter verleent het woord naar de volgorde van de aanvragen en, ingeval van gelijktijdige aanvraag, naar de rangorde van de raadsleden.
§ 2. Indien de raad deskundigen wenst te horen, bepaalt de voorzitter van de raad wanneer ze aan het woord komen.
De voorzitter kan aan de gemeentesecretaris vragen om toelichtingen te geven.
Artikel 19:
Het woord kan door de voorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten.
In de volgende gevallen en volgorde wordt het woord verleend bij voorrang op de hoofdvraag, waarvan de bespreking wordt geschorst :
Artikel 20:
De amendementen worden voor de hoofdvraag en de subamendementen voor de amendementen ter stemming gelegd.
Artikel 21:
Niemand mag onderbroken worden wanneer hij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde.
Als een lid van de raad, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem het woord door de voorzitter ontnomen worden.
Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren.
Dit geldt eveneens voor hen, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter.
Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren.
Artikel 22:
De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de raadsvergadering. Van de handelingen die hij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen.
Elk raadslid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde geroepen. Elk lid dat tot de orde werd geroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt.
Artikel 23:
De voorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de zaal doen verwijderen.
De voorzitter kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en hem verwijzen naar de politierechtbank, behoudens andere vervolgingen, als het feit daartoe grond oplevert.
Artikel 24:
Geen enkel raadslid mag meer dan tweemaal het woord nemen over hetzelfde onderwerp, tenzij de voorzitter er anders over beslist.
Artikel 25:
Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij, bij voortduring van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten. Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering. De leden van de raad moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten. Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen.
Artikel 26:
Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien hij oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de voorzitter de bespreking, onverminderd de bepalingen opgenomen in de art. 21 en 24.
Artikel 27:
§ 1. Voor elke stemming omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken.
§ 2. De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen. De volstrekte meerderheid is gelijk aan meer dan de helft van de stemmen, onthoudingen niet meegerekend. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen.
Artikel 28:
De gemeenteraad stemt over het budget, de budgetwijzigingen en de jaarrekening in hun geheel.
Elk gemeenteraadslid kan echter de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen van het budget, de budgetwijzigingen of de jaarrekening die hij aanwijst. In dat geval mag over het geheel pas gestemd worden na de stemming over de onderdelen die aldus zijn aangewezen.
De stemming over het geheel heeft dan betrekking op de onderdelen waarover geen enkel gemeenteraadslid afzonderlijk wil stemmen, en op de onderdelen die al bij een afzonderlijke stemming zijn aangenomen.
Artikel 29
§ 1. De leden van de gemeenteraad stemmen in het openbaar, behalve in de gevallen bedoeld in §3 van dit artikel.
§ 2. Er zijn twee mogelijke werkwijzen van stemmen :
§ 3. Over de volgende aangelegenheden wordt geheim gestemd:
Artikel 30:
De mondelinge stemming geschiedt door elk raadslid ja, neen of onthouding te laten uitspreken.
De raadsleden stemmen één na één, te beginnen met de burgemeester en vervolgens kloksgewijs, te beginnen met het raadslid dat links naast de voorzitter heeft plaatsgenomen.
De voorzitter stemt het laatst.
Het voorgaande lid is niet toepasselijk bij geheime stemming.
De leden die zich onthouden, kunnen de redenen van hun onthouding doen kennen. Deze zullen, op hun verzoek, in de notulen worden opgenomen.
De uitslag van de stemming wordt door de voorzitter bekendgemaakt.
Artikel 31:
Voor een geheime stemming worden vooraf gemaakte stembriefjes gebruikt en wordt eenvormig schrijfgerief ter beschikking gesteld.
De raadsleden stemmen ja, neen of onthouden zich. De ‘ja’-stem of ‘neen’-stem gebeurt door het overeenstemmend bolletje op het stembriefje in te kleuren. De ‘onthouding’ gebeurt door het afgeven van een blanco stembriefje.
Voor de stemming en de stemopneming kan de voorzitter zich laten bijstaan door de twee jongste raadsleden. Op vraag van de voorzitter gebeurt de stemopneming desgevallend met bijstand van gemeentelijke personeelsleden.
Ieder raadslid is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan. De stemopneming gebeurt steeds in de raadzaal.
Artikel 32:
Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal raadsleden, die aan de stemming hebben deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk raadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen.
Artikel 33:
Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele aanstelling, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt tot een afzonderlijke stemming overgegaan. Als bij de benoeming, de contractuele aanstelling, de verkiezing of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald.
Als bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald hebben, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. Personen worden benoemd, aangesteld, verkozen of voorgedragen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur.
Artikel 34:
Minstens 3 (drie) vrije dagen vóór de raadszitting waarop de betrokken dossiers werden geagendeerd dienen de fracties via de fractieleider of zijn gemachtigde gebeurlijke kandidaten voor te dragen voor een mandaat in intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, intern – of extern verzelfstandigde agentschappen, verenigingen en dergelijke, behoudens indien anders geregeld.
De voordracht gebeurt via mail aan het gemeentesecretariaat (secretariaat@middelkerke.be).
Artikel 35:
De notulen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de gemeenteraad geen beslissing heeft genomen. Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen.
Behalve bij geheime stemming of bij unanimiteit vermelden de notulen voor elk raadslid of hij voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield. Een raadslid kan vragen om in de notulen de rechtvaardiging van zijn stemgedrag op te nemen.
Artikel 36:
§ 1. De notulen van de vergadering van de gemeenteraad worden onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris opgesteld overeenkomstig de bepalingen van het gemeentedecreet.
§ 2. De notulen van de vorige vergadering zijn, behalve in spoedeisende gevallen, ten minste acht dagen voor de vergadering op het gemeentesecretariaat ter beschikking van de raadsleden, die er kennis willen van nemen.
§ 3. Elk gemeenteraadslid heeft het recht tijdens de vergadering, wanneer dit agendapunt behandeld wordt, opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter van de gemeenteraad en de gemeentesecretaris ondertekend. In het geval de gemeenteraad bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan de gemeenteraad beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering.
§ 4. Zo dikwijls de raad het gewenst acht, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en door de meerderheid van de gemeenteraadsleden en de gemeentesecretaris ondertekend.
Artikel 37:
Het gemeenteraadslid of de gemeenteraadsleden die op eenzelfde lijst verkozen zijn, vormen één fractie.
Een onderlinge vereniging tot één fractie of de vorming van twee fracties is mogelijk, uiterlijk op de installatievergadering, in de gevallen en op de wijze vastgelegd in art. 38 van het Gemeentedecreet.
Iedere fractie duidt een fractieleider aan en geeft daarvan kennis aan de voorzitter van de gemeenteraad.
De fractieleider is het eerste aanspreekpunt van de fractie. Documenten uitgaande van een gemeentelijk orgaan en bestemd voor een fractie worden aan de fractieleider gericht.
Artikel 38:
De gemeenteraad kan commissies oprichten die zijn samengesteld uit gemeenteraadsleden.
De gemeenteraad richt een commissie algemeen beleid op die o.a. waakt over de afstemming van het gemeentelijk beleid op het beleid van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en verzelfstandigde agentschappen van de gemeente.
Artikel 39:
De commissies hebben als taak het voorbereiden van de besprekingen in de gemeenteraadszittingen, het verlenen van advies en het formuleren van voorstellen over de wijze waarop vorm wordt gegeven aan de inspraak van de bevolking telkens als dat voor de beleidsvoering wenselijk wordt geacht.
De commissies kunnen steeds deskundigen en belanghebbenden horen.
Artikel 40:
Het aantal stemgerechtigde leden per commissie bedraagt 7 (zeven).
De mandaten in iedere commissie worden door de gemeenteraad evenredig verdeeld volgens het stelsel D’Hondt.
De evenredigheid vereist in ieder geval dat de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de fracties waarvan leden deel uitmaken van het college van burgemeester en schepenen steeds hoger is dan de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de andere fracties.
De verdeling over de fracties van de gemeenteraad wordt als volgt vastgesteld:
Fracties |
Aantal stemgerechtigde leden |
Aantal leden raadgevende stem |
CD&V : 5 zetels |
2 |
0 |
Lijst Dedecker : 7 zetels |
2 |
0 |
N VA : 2 zetels |
0 |
1 |
Open Vld : 9 zetels |
3 |
0 |
Progressief Kartel : 2 zetels |
0 |
1 |
Artikel 41:
§1. Elke fractie wijst de mandaten toe die haar toekomen door middel van een voordracht, gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad.
Als de voorzitter van de gemeenteraad voordrachten ontvangt voor meer kandidaten dan er mandaten te begeven zijn voor een fractie, dan worden de mandaten toegewezen volgens de volgorde van voorkomen op de akte van voordracht.
§2. Tot de eerstvolgende volledige vernieuwing van de gemeenteraad wordt een fractie geacht eenzelfde aantal leden in de commissies te behouden. Indien één of meerdere leden verklaren niet meer te behoren tot de fractie kan dit lid niet meer zetelen, noch als lid van deze fractie, noch als lid van een andere fractie. Niettemin behouden deze fracties het oorspronkelijke aantal leden in de commissie.
§3. Om ontvankelijk te zijn moet de akte van voordracht voor elk van de kandidaat commissieleden ten minste ondertekend zijn door een meerderheid van de leden van de fractie waarvan het kandidaat-commissielid deel van uitmaakt. Indien de fractie van het kandidaat commissielid slechts uit twee verkozenen bestaat, volstaat de handtekening van een van hen. Niemand kan meer dan een akte ondertekenen per beschikbaar mandaat voor de fractie.
§4. Als ten gevolge van de toepassing van de evenredige vertegenwoordiging een fractie niet vertegenwoordigd is in een commissie, kan de fractie een raadslid aanwijzen dat als lid met raadgevende stem in de commissie zetelt.
§5. Een stemgerechtigd lid of een lid met raadgevende stem die voor een vergadering van de commissie verontschuldigd is kan zich voor die vergadering in de commissie laten vervangen door een raadslid die tot dezelfde fractie behoort. Die via brief of mail aangewezen vervanger treedt - wat de commissie betreft - in alle rechten en plichten van het lid die het tijdelijk vervangt.
Artikel 42:
Elke commissie wordt voorgezeten door een gemeenteraadslid.
De leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen voorzitter zijn van een commissie.
De voorzitter wordt aangewezen door de gemeenteraad.
Artikel 43:
De vergaderingen van de commissies zijn in principe openbaar. Onder dezelfde voorwaarden als voor de gemeenteraad (zie art. 4 t.e.m. 6 van dit reglement) zijn de vergaderingen van de commissies niet openbaar.
De commissies kunnen geldig vergaderen, ongeacht het aantal aanwezige leden.
Het aantal zittingen van een commissie die recht geven op een zitpenning is beperkt tot maximum zes per kalenderjaar.
De leden van de commissies stemmen, zoals in de gemeenteraad, in het openbaar. Onder dezelfde voorwaarden als voor de gemeenteraad (zie art. 29§3 van dit reglement) is de stemming geheim.
De raadsleden kunnen, zonder stemrecht, de vergaderingen van de commissies, waarvan zij geen deel uitmaken, bijwonen.
Vooraleer aan de vergadering deel te nemen, tekenen de leden van elke commissie een aanwezigheidslijst, die aan de gemeentesecretaris wordt bezorgd.
De gemeentesecretaris kan de vergaderingen van de commissies bijwonen als waarnemer.
Het ambt van secretaris van elke raadscommissie wordt waargenomen door een of meer ambtenaren van de gemeente, op voorstel van de gemeentesecretaris, aangewezen door het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 44:
Tenzij anders geregeld in dit reglement, zijn inzake de bijeenroeping, de werking en de besluitvorming m.b.t. de commissies mutatis mutandis dezelfde regels van toepassing als deze m.b.t. de gemeenteraad.
Artikel 45:
Aan de raadsleden, met uitzondering van de burgemeester en de schepenen, wordt presentiegeld verleend voor volgende vergaderingen waarop zij aanwezig zijn:
Er wordt slechts één presentiegeld per zitting toegekend, ongeacht de duur van de zitting.
Artikel 46:
Met ingang van 01/01/2013 bedraagt het presentiegeld € 175.
De voorzitter van de gemeenteraad (met uitzondering van de burgemeester en de schepenen) ontvangt dubbel presentiegeld voor de vergaderingen van de gemeenteraad die hij voorzit.
Artikel 47:
Elke fractie ontvangt een forfaitaire vergoeding ten laste van het gemeentebudget van € 500 per raadslid en per jaar als tussenkomst in de algemene kosten voor de werking van de fractie.
De fractie kan de ontvangen toelage enkel gebruiken voor de ondersteuning van de eigen werking en voor de werking van de raden waar zij deel van uitmaakt. (Voorbeelden: aankoop van diverse kantoorbenodigdheden, kosten voor telefoon en internetverbindingen, beheerskosten en werkingskosten voor informatica, reis- en verblijfskosten in het kader van de werkzaamheden voor de fractie, frankeerkosten, kosten voor fotokopies en drukwerken, drank en maaltijden in het kader van de werkzaamheden voor de fractie, kosten voor vorming, opleidingen en congressen voor gemeenteraadsleden, diverse abonnementen, vakliteratuur, receptie- en representatiekosten, technische administratiekosten zoals huur externe locatie voor vergaderingen, enz..)
De middelen mogen niet gebruikt worden voor partijwerking, verkiezingen of ter compensatie van presentiegeld, wedde, enz.
Op het einde van het werkjaar licht de fractie in een nota met bewijsstukken toe hoe ze de ontvangen middelen gebruikte. Jaarlijks wordt door de secretaris én met advies van de financieel beheerder een overzicht gemaakt van de aanwending van alle middelen voor de ondersteuning van de fracties. Dat overzicht is openbaar.
Wanneer een fractie financiële middelen aanwendde voor andere doeleinden dan de ondersteuning van de eigen werking, dan zal het gemeentebestuur dit bedrag in mindering brengen van de toelage van het volgende werkjaar.
De toelage wordt jaarlijks betaald, na verstrijken van termijn en via overschrijving op de rekeningnummers, zoals opgegeven door de respectievelijke fractieleiders.
Artikel 48:
Conform de dienstverlening, zoals bepaald in dit reglement, hebben de gemeenteraadsleden op het gemeentehuis toegang tot telefoon, fax en internet en kunnen ze kopieën (op papier of -indien mogelijk- in digitale vorm) bekomen van gemeentelijke bestuursdocumenten.
Artikel 49:
Gemeenteraadsleden kunnen de kosten van studiedagen of vormingscursussen, terugvorderen van het gemeentebestuur, voor zover deze cycli of studiedagen noodzakelijk zijn voor de uitoefening van hun mandaat. Het betreffen in principe enkel vormingscycli of studiedagen in het binnenland. Er worden geen kosten vergoed voor het behalen van bijkomende diploma’s. De kosten moeten worden verantwoord met bewijsstukken.
De terugvorderbare kosten zijn voor gemeenteraadsleden die geen lid zijn van het college van burgemeester en schepenen beperkt tot maximaal € 150 per raadslid en per kalenderjaar.
De relevantie en de kostprijs van de vorming worden beoordeeld door de gemeentesecretaris in overleg met de vormingsambtenaar. Het verdient aanbeveling een voorafgaandelijk akkoord van de secretaris te vragen.
De terugvordering dient te gebeuren binnen de zes maanden na het volgen van de betrokken vorming.
Artikel 50:
Verplaatsingskosten (incl. eventuele parkeerkosten) van gemeenteraadsleden voor verplaatsingen (heen en terug) buiten de gemeentegrenzen en noodzakelijk voor de uitoefening van hun mandaat, worden door het gemeentebestuur terugbetaald, op basis van de tarieven en regeling die gelden voor het gemeentepersoneel.
De kosten moeten worden verantwoord met bewijsstukken. Deze bewijsstukken worden overgemaakt aan de secretaris, die beoordeelt of de kosten voldoen aan de gestelde voorwaarden.
De terugvordering dient te gebeuren binnen de zes maanden na de betrokken verplaatsing.
Artikel 51:
Verplaatsingskosten (incl. eventuele parkeerkosten) van leden van het college van burgemeester en schepenen voor verplaatsingen noodzakelijk voor de uitoefening van hun mandaat, worden door het gemeentebestuur terugbetaald, op basis van de tarieven en regeling die gelden voor het gemeentepersoneel.
De kosten moeten worden verantwoord met bewijsstukken. Zij dienen een reiswijzer bij te houden, naar analogie met de regeling voor het gemeentepersoneel. Deze bewijsstukken worden overgemaakt aan de secretaris, die beoordeelt of de kosten voldoen aan de gestelde voorwaarden.
De terugvordering dient te gebeuren binnen de zes maanden na de betrokken verplaatsing.
Artikel 52:
De leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen in het kader van de uitoefening van hun functie en in het kader van een vlot gebruik van de beschikbare communicatiemiddelen van het gemeentebestuur een personal computer, laptop en/of tablet (incl. randapparatuur), een gsm of smartphone (incl. eventueel abonnementsgeld en kosten ivm gebruik in het kader van de functie) ter beschikking krijgen voor de duur van hun mandaat op kosten van het gemeentebestuur.
Artikel 53:
Andere kosten van de leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen worden terugbetaald, mits voldaan wordt aan volgende cumulatieve voorwaarden:
De secretaris met advies van de financieel beheerder beoordeelt of de kosten voldoen aan de gestelde voorwaarden.
Artikel 54:
De in artikels 49 tot en met 53 vernoemde vergoedingen kunnen niet worden gecumuleerd met andere vergoedingen die betrekking hebben op dezelfde kosten.
Kosten voor deelname aan intergemeentelijke verenigingen waarvoor presentiegeld, wedde of vergoeding wordt uitbetaald, kunnen niet meer worden vergoed door het gemeentebestuur.
Artikel 55:
Jaarlijks wordt door de secretaris én met advies van de financieel beheerder een verslag gemaakt van de terugbetaling van de kosten van de raadsleden (inclusief de leden van het college van burgemeester en schepenen).
Artikel 56:
Het gemeentebestuur sluit een gemeenschappelijke ongevallenverzekering en een verzekering ‘burgerlijke aansprakelijkheid’ af voor gemeenteraadsleden, ten laste van het budget van de gemeente.
Artikel 57:
§1. Iedere burger heeft het recht verzoekschriften, door een of meer personen ondertekend, schriftelijk bij de organen van de gemeente in te dienen. Een verzoek is een vraag om iets te doen of te laten. Uit de tekst van het verzoekschrift moet de vraag duidelijk zijn. De organen van de gemeente zijn de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen, de voorzitter van de gemeenteraad, de burgemeester, de gemeentesecretaris en elk ander orgaan van de gemeente dat als overheid optreedt.
§2. De verzoekschriften worden aan het orgaan van de gemeente gericht tot wiens bevoegdheid de inhoud van het verzoek behoort. Komt een verzoekschrift niet bij het juiste orgaan aan, dan bezorgt dit orgaan het verzoek aan de juiste bestemmeling.
§3. Verzoekschriften die een onderwerp betreffen dat niet tot de bevoegdheid van de gemeente behoort, zijn onontvankelijk.
Een schriftelijke vraag wordt niet als verzoekschrift beschouwd als:
Het orgaan of de voorzitter van het orgaan maakt deze beoordeling. Hij kan de indiener om een nieuw geformuleerd verzoekschrift vragen dat wel aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoet.
Artikel 58:
§1. Is het een verzoekschrift voor de gemeenteraad, dan plaatst de voorzitter van de gemeenteraad het verzoekschrift op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad indien het minstens 14 dagen vóór de vergadering werd ontvangen. Wordt het verzoekschrift later ingediend, dan komt het op de agenda van de volgende vergadering.
§2. De gemeenteraad kan de bij hem ingediende verzoekschriften naar het college van burgemeester en schepenen of naar een gemeenteraadscommissie verwijzen met het verzoek om over de inhoud ervan uitleg te verstrekken.
§3. De verzoeker of, indien het verzoekschrift door meerdere personen ondertekend is, de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift, kan worden gehoord door het betrokken orgaan van de gemeente. In dat geval heeft de verzoeker of de eerste ondertekenaar van een verzoekschrift het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze.
§4. Het betrokken orgaan van de gemeente verstrekt, binnen drie maanden na de indiening van het verzoekschrift, een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift.