Beheersorgaan gemeenschapscentrum, musea en bibliotheek
Artikel 1. Vergaderritme
Het beheersorgaan gemeenschapscentrum, musea en bibliotheek, verder het beheersorgaan genoemd, komt ten minste twee keer per jaar samen en zo dikwijls als de belangen van de instelling het vereisen.
Artikel 2. Oproeping en agenda
§1. De uitnodigingen worden ten minste acht kalenderdagen voor de bijeenkomst per mail verstuurd naar de stemgerechtigde leden en naar de waarnemers. De uitnodiging wordt ter kennisgeving bezorgd aan de bevoegde schepenen. Naargelang de noodwendigheid en de agenda wordt het bevoegde lid van het college van burgemeester en schepenen uitgenodigd.
§2. Het beheersorgaan bepaalt tijdens zijn bijeenkomst de datum voor de volgende gewone vergadering. De agenda wordt samengesteld door de voorzitter, in overleg met de ondervoorzitter en de secretaris.
§3. Op de agenda moet elk gemotiveerd voorstel worden ingeschreven dat ten minste veertien kalenderdagen voor de samenkomst per mail door een stemgerechtigd lid wordt ingediend bij de voorzitter, behoudens indien het voorstel niet tot de bevoegdheden van het beheersorgaan behoort.
§4. Eén derde van de stemgerechtigde leden van het beheersorgaan kan de bijeenroeping van het beheersorgaan eisen met een door hen opgestelde agenda. Deze samenkomst moet plaatsvinden binnen de maand na het schriftelijk indienen van het verzoek bij de voorzitter op de door de verzoekers voorgestelde datum en uur.
Buitengewone vergaderingen op verzoek van de leden, kunnen niet worden opgeroepen tijdens de maanden juli en augustus.
Artikel 3. Quorum en afwezigheden
§1. Het beheersorgaan kan geldig beraadslagen indien ten minste de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig is. Als er op de eerste samenkomst onvoldoende stemgerechtigde leden aanwezig zijn, wordt een tweede vergadering bijeengeroepen, die geldig kan beraadslagen over agendapunten die op de agenda van de eerste vergadering stonden ongeacht het aantal aanwezige stemgerechtigde leden. De datum van deze tweede vergadering wordt bepaald door de aanwezige stemgerechtigde leden van de eerste bijeenkomst, met dien verstande dat er minstens drie arbeidsdagen zijn tussen de eerste en de tweede vergadering.
§2.Het beheersorgaan zal na drie niet-verontschuldigde afwezigheden de cultuurraad of de verantwoordelijke politieke fractie aanschrijven omtrent de afwezigheden van hun vertegenwoordiger, met de vraag hem of haar te laten vervangen.
Artikel 4. Verloop van de vergaderingen
§1. De vergaderingen van het beheersorgaan worden voorgezeten door de voorzitter, bij diens afwezigheid door de ondervoorzitter en als ook deze niet aanwezig is, door het aanwezige stemgerechtigde lid met de hoogste leeftijd.
§2. Elke vergadering begint met het goedkeuren van het verslag van de vorige vergadering. De op de agenda gestelde punten worden besproken in de volgorde waarin zij op de agenda voorkomen. Alleen bij beslissing van het beheersorgaan kan deze volgorde worden gewijzigd.
§3. Over onderwerpen die niet op de agenda voorkomen, kan niet geldig beraadslaagd worden, tenzij mits het akkoord van twee derden van de aanwezige stemgerechtigde leden.
§4. Als een bepaald agendapunt niet kan worden afgehandeld, wordt het automatisch verzonden naar de agenda van de volgende vergadering en dan bij prioriteit behandeld, tenzij het beheersorgaan anders bepaalt.
§5. De vergaderingen zijn gesloten, tenzij het beheersorgaan beslist om voor bepaalde zaken een openbare vergadering te houden.
Artikel 5. Wijze van stemmen
§1. De beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen. Als er gestemd wordt over personen, of op verzoek van ten minste één derde van de aanwezige stemgerechtigde leden, gebeurt de stemming geheim en schriftelijk. In de andere gevallen is de stemming mondeling.
§2. Bij mondelinge stemming is de stem van de voorzitter van de vergadering beslissend in het geval van staking van stemmen. Bij mondelinge stemming wordt er in kloksgewijze richting gestemd, waarbij de voorzitter als laatste stemt.
§3. Bij geheime stemming wordt bij staking van stemmen een nieuwe stemronde georganiseerd. Blijkt dat er na die stemronde opnieuw een staking van stemmen is, dan is het punt verworpen.
§4. Indien geen enkele kandidaat de meerderheid van de stemmen haalt, wordt er opnieuw op dezelfde wijze gestemd. Alleen de twee kandidaten die in de vorige stemronde het grootste aantal stemmen behaalden, komen in aanmerking voor de tweede ronde. De kandidaat die in deze stemronde de meeste stemmen behaalt, wordt verkozen. Bij gelijk aantal stemmen is leeftijd doorslaggevend. De jongste kandidaat wordt dan verkozen.
Artikel 6. Verslag en advies
§1. Van elke vergadering van het beheersorgaan, wordt een verslag opgesteld en opgenomen in een digitaal register. Deze notulen worden opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de secretaris en door hem/haar samen met de voorzitter ondertekend, na goedkeuring ervan.
§2. Adviezen van het beheersorgaan worden verwerkt tot een nota die bezorgd worden aan het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 7. Werkgroepen
Het beheersorgaan kan werkgroepen vormen in functie van de haar toevertrouwde taken en bevoegdheden. Het voorzitterschap van deze werkgroepen wordt steeds waargenomen door een stemgerechtigd lid van het beheersorgaan. In de schoot van deze werkgroepen kan beroep gedaan worden op niet-leden van het beheersorgaan of deskundigen. De leden van de werkgroepen worden aangeduid door het beheersorgaan. Het lidmaatschap van een werkgroep loopt ten einde bij installatie van een nieuw beheersorgaan, maar is hernieuwbaar. Het beheersorgaan kan altijd overgaan tot stopzetting van deze werkgroepen.
Artikel 8: Kennisgeving
Dit reglement en wijzigingen eraan worden ter kennisgeving voorgelegd aan de gemeenteraad.