Afsprakennota
Inleiding........4
1) Algemeen doel........4
2) Algemene uitgangspunten........4
Deontologie........5
1) Op een deontologisch verantwoorde manier samenwerken........5
2) Concrete afspraken – voorbeelden........5
Taakaflijning tussen bestuur en administratie........6
1) Algemene taakaflijning........6
1.1 Schema........6
1.2 Politiek – administratie........6
2) Gemeentesecretaris........7
2.1 Algemeen........7
2.2 Dagelijks personeelsbeheer........7
2.3 Delegatie van bevoegdheden........7
3) Managementteam........8
3.1 Decretaal doel en bevoegdheden........8
3.2 Nader omschreven doel en bevoegdheden........8
3.3 Huishoudelijk reglement........8
4) Interne werkverdeling tussen de gemeentelijke administratie en het kabinets- en fractiepersoneel........9
4.1 Afbakening essentiële taken van de administratie enerzijds en het kabinet anderzijds........9
4.2 Verhouding tussen de kabinetten en de administratie........9
Beleidscyclus (beleidsvoering)........10
1) Uitgangspunten voor beleidsvoering........10
2) Beleidsvoorbereiding........10
2.1 Meerjarenplan en jaarlijks budget........10
2.2 Dossiervoorbereiding........11
3) Beleidsbepaling........11
4) Beleidsuitvoering........11
5) Beleidsevaluatie........12
Overleg en communicatie........12
1) Overleg........12
1.1 Afdelingsoverschrijdende infovergadering voor diensthoofden........13
1.2 Afdelingsgebonden overleg........13
1.3 Dienstgebonden overleg........13
1.4 Bijkomende overlegmomenten met ondergeschikte en nevengeschikte besturen........13
2) Communicatie........13
2.1 Externe communicatiekanalen........13
2.2 Interne communicatiekanalen........14
Evaluatie en bijsturing........14
Als bestuur kiezen we voor een hogere kwaliteit en professionaliteit van de gemeentelijke dienstverlening. Daardoor evolueren we van politici als beleidsmakers en ambtenaren als uitvoerders naar een gezamenlijk bestuursteam waarin ieder zijn specifieke rol vervult.
Door middel van deze afsprakennota wordt duidelijk aangegeven:
Het bedoelde partnerschap tussen bestuur en administratie is een middel om de missie van de gemeente te realiseren en vormt geen doel op zich. De ‘spelregels’ zoals omschreven in deze afsprakennota vormen een basisvoorwaarde in het streven naar “modern overheidshandelen”.
Het college van burgemeester en schepenen en de burgemeester maken met de gemeentesecretaris mede namens het managementteam de hiernavolgende afspraken over de onderlinge samenwerking tijdens de legislatuur van 1 januari 2013 tot en met 30 juni 2019.
Het college van burgemeester en schepenen en de burgemeester en de leden van het managementteam zullen met elkaar als volwaardige partners, ieder met zijn specifieke taak en verantwoordelijkheid, loyaal samenwerken.
Alle partners zullen in hun samenwerking:
De hiernavolgende afspraken kaderen in de strategische nota van het meerjarenplan die voornoemde partners zullen opmaken voor de nieuwe legislatuur (2014-2019). Deze strategische nota met de beleidsdoelstellingen voor het extern en intern te voeren gemeentebeleid vormt de basis voor de werking van de organisatie.
Het college van burgemeester en schepenen en de leidinggevende ambtenaren werken samen aan een kwalitatieve dienstverlening en springen zuinig, effectief en efficiënt om met de beschikbare middelen.
Bij alle beleidsinitiatieven, voortvloeiend uit de missie en de visie van de gemeente, zullen volgende beginselen de leidraad vormen:
Het gemeentedecreet legt, naast de in het decreet opgenomen bepalingen over de rechten en plichten van politici en personeelsleden, uitdrukkelijk de verplichting op om een deontologische code vast te leggen voor de gemeenteraad, voor het college van burgemeester en schepenen en voor het personeel.
De deontologische code “personeel” en de deontologische code “mandatarissen”, zoals respectievelijk goedgekeurd door de gemeenteraad op 11/02/2007 en op 07/02/2013 worden toegevoegd als bijlage 1.
In deze afsprakennota spreken we gedragsregels af voor de onderlinge samenwerking tussen het college en de personeelsleden, die in overeenstemming moeten zijn met de deontologische codes van de respectieve betrokken partijen.
Rekening houdend met de deontologische code “ mandatarissen” en de deontologische code “personeel”, worden volgende afspraken gemaakt:
...
De gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen en de gemeentesecretaris staan in voor het uitoefenen van de aan hen toegewezen of gedelegeerde bevoegdheden. Onderstaand schema geeft een algemene taakaflijning weer, zonder dat hierbij aan de toegewezen of gedelegeerde bevoegdheden van de organen afbreuk mag worden gedaan.
In essentie kan de taakaflijning op algemene wijze als volgt worden voorgesteld.
Er wordt van politici verwacht dat zij een visie ontwikkelen en sturend zijn ten aanzien van de ontwikkelingen in de samenleving. Dit betekent dat zij niet alleen maar beslissen over dossiers die op tafel verschijnen maar dat zij toekomstgericht en vanuit een inhoudelijke en globale visie besturen.
Van de personeelsleden wordt verwacht dat zij mondig meedenken over de eigen organisatie, op de juiste manier beleidsvoorbereidend werk leveren en loyaal uitvoering geven aan de genomen beslissingen. Dit alles met respect voor het primaat van de politiek.
De gemeentesecretaris staat in voor de algemene leiding van de gemeentelijke afdelingen/diensten. De gemeentesecretaris gedraagt zich naar de onderrichtingen die hem worden gegeven door de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen of de burgemeester, al naar gelang hun respectieve bevoegdheden, tenzij anders bepaald wordt in deze afsprakennota.
De gemeentesecretaris adviseert de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen en de burgemeester op beleidsmatig, bestuurskundig en juridisch vlak. Hij herinnert in voorkomend geval aan de geldende rechtsregels, vermeldt de feitelijke gegevens waarvan hij kennis heeft en zorgt ervoor dat de door de regelgeving voorgeschreven vermeldingen in de beslissingen worden opgenomen. De gemeentesecretaris oefent de adviesfunctie uit op eigen initiatief.
De gemeentesecretaris organiseert de medewerking van het managementteam en de gemeentelijke afdelingen/diensten bij de beleidsvoorbereiding, de beleidsuitvoering en de beleidsevaluatie.
Hij zorgt in overleg met het managementteam voor het opstellen van het voorontwerp van (art. 87 §4 GD):
Bij het begin van de legislatuur maakt de gemeentesecretaris afspraken met het college rond de timing en de draagwijdte van voormelde voorontwerpen.
De gemeentesecretaris staat in voor de organisatie en de werking van het interne controlesysteem. Hij zorgt ervoor dat de leidinggevenden in de administratie de principes inzake interne controle kennen. De gemeentesecretaris rapporteert daarover jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen en aan de gemeenteraad.
Behoudens wat betreft personeelsleden van de gemeente die tewerkgesteld zijn bij een gemeentelijk intern verzelfstandigd agentschap staat de gemeentesecretaris aan het hoofd van het gemeentepersoneel en is hij bevoegd voor het dagelijkse personeelsbeheer. Hij rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen. De gemeenteraad heeft op 10/09/2009 het dagelijks personeelsbeheer gedefinieerd.
De gemeentesecretaris kan de uitoefening van het dagelijks personeelsbeheer toevertrouwen aan de leidinggevende personeelsleden, aangeduid in het organogram (managementteam/diensthoofden/andere).
Het besluit van 10/09/2009 wordt als bijlage 3 gevoegd bij deze afsprakennota.
Het college van burgemeester en schepenen kan bij besluit de uitoefening van bepaalde bevoegdheden aan de gemeentesecretaris toevertrouwen (art. 58 GD). De gemeentesecretaris handelt tijdens de uitoefening van deze bevoegdheden steeds te goeder trouw. De delegatie van bevoegdheden kan op elk moment door een beslissing van het college van burgemeester en schepenen beëindigd worden.
Het managementteam is verantwoordelijk voor de sturing van de organisatie door het continu ontwikkelen van managementmethodes in de organisatie overeenkomstig de missie en visie van de gemeente Middelkerke.
De missie en visie, zoals die goedgekeurd zal worden bij de vaststelling van het meerjarenplan 2014-2019, maakt integraal deel uit van huidige afsprakennota en zal toegevoegd worden als bijlage 4.
Het managementteam ondersteunt de coördinatie van de gemeentelijke afdelingen/diensten bij de beleidsvoorbereiding, de beleidsuitvoering en de beleidsevaluatie. Het managementteam bewaakt de eenheid in de werking, de kwaliteit van de organisatie en de werking van de gemeentelijke afdelingen/diensten, alsook de interne communicatie.
Het managementteam zal de bepalingen van het gemeentedecreet integreren in haar dagelijkse werking. We verwijzen in het bijzonder naar artikel 87 en 98, die een “menukaart” aanreiken voor de werking van het managementteam.
Overeenkomstig art. 87 van het gemeentedecreet zorgt de gemeentesecretaris in overleg met het managementteam voor het opstellen van het voorontwerp van:
Naast de bepalingen van art 87 en 98 in het decreet wil het managementteam in overleg met het college van burgemeester en schepenen ook eigen accenten leggen.
Jaarlijks zal in het overleg met het college van burgemeester en schepenen een geactualiseerd actieplan worden opgemaakt.
Uiterlijk 31/12/2013 stelt het managementteam een huishoudelijk reglement vast waarin minimum de samenstelling en haar werking worden omschreven.
Dit huishoudelijk reglement zal als bijlage 5 bij deze afsprakennota worden gevoegd.
Volgens artikel 14 van het besluit van de Vlaamse Regering dd. 12 januari 2007 m.b.t. de “vaststelling van de regels inzake aanwerving en terbeschikkingstelling van kabinets- en fractiepersoneel in de gemeente” dienen de bepalingen die de interne werkverdeling tussen de gemeentelijke administratie en het kabinets- en fractiepersoneel regelen te worden vermeld in de afsprakennota.
De essentiële taak van de gemeentelijke administratie is het leveren van een kwaliteitsvolle dienstverlening aan alle burgers/klanten van de gemeente Middelkerke met inachtname van de geldende regelgeving en interne afspraken.
De essentiële taak van de kabinetsmedewerkers is het secretariaat van de burgemeester en schepenen verzorgen in het kader van dienstbetoon en het verwezenlijken van efficiënt dossierbeheer. Daarnaast verrichten ze in samenspraak met de burgemeester en/of schepen(en) beleidsvoorbereidend werk.
Het kabinet treedt niet op in plaats van de administratie en verricht geen handelingen die ingaan tegen de reguliere dienstverleningsactiviteiten van de organisatie.
Het college van burgemeester en schepenen is de motor van het proces van beleidsvoering in de gemeente. Deze motorfunctie onderstelt dat men de positie van de gemeenteraad respecteert en goede afspraken maakt met het managementteam over de principes van beleidsvoorbereiding, beleidsbepaling, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie.
Personeelsleden en politici onderschrijven samen het principe van de beleids- en beheerscyclus. Concreet betekent dit dat in het kader van een strategische planning vooreerst de beleidsdoelstellingen (zowel prioritaire als niet-prioritaire) worden bepaald.
Vervolgens worden de beleidsdoelstellingen vertaald in actieplannen en acties die effectief worden uitgevoerd. Deze acties zullen gekoppeld worden aan een budget en verantwoordelijken. Tot slot worden deze acties financieel en operationeel opgevolgd via regelmatige rapportering en worden ze aan de hand van een evaluatie bijgestuurd in functie van de behaalde resultaten. Desgevallend worden de beleidsdoelstellingen bijgesteld en worden de actieplannen en acties aangepast.
Het principe van interne controle wordt aanvaard voor de goede werking van het bestuur. Het interne controlesysteem wordt vastgesteld door de gemeentesecretaris, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het interne controlesysteem is onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad.
Het interne controlesysteem bepaalt op welke wijze de interne controle wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen en -procedures en de aanwijzing van de personeelsleden die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het systeem van interne controle betrokken zijn.
Het interne controlesysteem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de gemeentelijke diensten.
De secretaris kan, na eensluidend advies van de financieel beheerder, de kasverrichtingen opdragen aan een of meer personeelsleden van de gemeente. De betrokken personeelsleden staan in voor de kasverrichtingen onder de voorwaarden bepaald in het interne controlesysteem. De betrokken personeelsleden kunnen de aan hen toevertrouwde bevoegdheden niet weigeren als hun functieomschrijving erin voorziet. Het personeelslid of de personeelsleden belast met de kas beschikken onder de voorwaarden bepaald in het interne controlesysteem over de bevoegdheid om geld af te halen van de door de financieel beheerder aangewezen rekening of rekeningen als het interne controlesysteem in deze mogelijkheid heeft voorzien.
Bij het begin van de legislatuur en uiterlijk tegen 31/12/2013 maken de beleidsverantwoordelijken een strategische nota van het meerjarenplan op voor de volledige legislatuur. Het college van burgemeester en schepenen maakt het ontwerp van het meerjarenplan, bestaande uit strategische en financiële nota, alsook de toelichting bij het meerjarenplan. Dit ontwerp komt tot stand op basis van een voorontwerp opgemaakt door de gemeentesecretaris / financieel beheerder in overleg met het managementteam. Het college en het managementteam treden daarbij elk afzonderlijk op als een collegiaal orgaan.
Jaarlijks maken de beleidsverantwoordelijken een beleidsnota van het budget op. Het college van burgemeester en schepenen maakt het ontwerp van het budget, bestaande uit beleidsnota en financiële nota, alsook de toelichting bij het budget. Dit ontwerp komt tot stand op basis van een voorontwerp opgemaakt door de gemeentesecretaris / financieel beheerder in overleg met het managementteam. Het college en het managementteam treden daarbij elk afzonderlijk op als een collegiaal orgaan.
De leden van het managementteam zorgen ervoor dat de inhoud van de strategische nota van het meerjarenplan, de beleidsnota van het budget en de tussentijdse aanpassingen voldoende bekend zijn bij het personeel van hun afdeling/dienst.
De beleidsvoorbereiding gebeurt door de bevoegde afdelingen/diensten en dit in samenspraak met de functioneel bevoegde schepen. Bij de beleidsvoorbereiding baseren de afdelingen/diensten zich op de strategische nota van het meerjarenplan en op de jaarlijkse beleidsnota van het budget.
De beleidsvoorbereiding gebeurt door de afdelingen/diensten rekening houdend met volgende punten:
De beleidsvoorstellen met financiële consequenties worden, indien vereist overeenkomstig de gemeenteraadsbeslissing van 07/02/2013, vooraf onderworpen aan het visum van de financieel beheerder.
Elk beleidsvoorstel met organisatorische consequenties en/of personeelsgevolgen wordt voorgelegd aan de gemeentesecretaris en begeleid met een advies van het afdelings- of diensthoofd.
Tegen 31/12/2013 wordt voor een vlotte beleidsvoorbereiding een formele procedure ‘beleidsvoorbereiding, dossiervorming en agendering’ opgemaakt.
De gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen en de burgemeester bepalen, elk overeenkomstig hun wettelijke bevoegdheden, het gemeentelijk beleid en nemen de beleidsbeslissingen.
De gemeentesecretaris en de afdelingen/diensten zijn verantwoordelijk voor een loyale, tijdige en correcte uitvoering van de beleidsbeslissingen.
Personeelsleden vertolken op een loyale en neutrale manier de beleidsbeslissingen van het bestuur naar de burger en naar de andere overheden, ook indien zij zelf een andere mening hebben. Zij handelen eveneens volgens de deontologische code.
Indien een beleidsbeslissing niet overeenkomstig de afspraken kan worden uitgevoerd, delen de afdelingen/diensten dit onverwijld mee aan het college met mededeling van de reden of omstandigheden.
Indien een beleidsbeslissing afwijkt van het door de administratie ingediende voorstel motiveert het college de afwijkende beslissing.
De secretaris zorgt voor de doorstroming van de beleidsvoorstellen van de afdelingen /diensten naar het college en de doorstroming van de beleidskeuzes naar de afdelingen /diensten.
Periodiek zal het college van burgemeester en schepenen, op voorstel van het managementteam, evaluatierapporten opmaken van de in de strategische nota geformuleerde beleidsdoelstellingen en acties. Op basis van deze evaluatierapporten wordt de strategische nota aangepast. Het managementteam waakt hierbij in het bijzonder over de eenheid in de werking, de kwaliteit van de organisatie, de werking van de gemeentelijke afdelingen/diensten en de interne communicatie.
Deze evaluaties zullen niet enkel financieel zijn, maar toetsen eveneens de naleving van zowel het wettelijke en reglementaire, alsook de principes van efficiëntie en effectiviteit in toepassing van de beleids- en beheerscyclus.
Deze evaluaties worden voorbereid door de afdelingen/diensten. Bij de opmaak van het budget voor het volgende dienstjaar bereiden de afdelingen/diensten een evaluatie voor van de in de beleidsnota geformuleerde acties. Indien een bepaalde actie niet kon worden uitgevoerd, wordt de reden of omstandigheid hiervan meegedeeld aan het college van burgemeester en schepenen.
Volgende evaluatierapporten worden o.a. voorzien:
In deze nota is op verschillende plaatsen sprake van overleg.
Essentieel voor het welslagen van een goed samenwerkingskader is de organisatie van een doelgerichte en vlotte interne communicatie.
Het college van burgemeester en schepenen en het managementteam opteren om de gemeentelijke organisatie uit te bouwen vanuit volgende principes:
Een structureel en gestructureerd overleg verzekert goede top-down communicatie en bottom-up communicatie.
Naast het overleg tussen politiek en administratie op verschillende niveaus (afdeling, dienst, …) m.b.t. het dagelijks bestuur, de beleidsontwikkeling en de controle en het toezicht op de ambtelijke organisatie kan nog melding gemaakt worden van volgende overlegmomenten:
Periodiek (2 à 3 maandelijks) zullen er door het managementteam infosessies georganiseerd worden voor alle diensthoofden over afdelingsoverschrijdende onderwerpen (bv. BBC), met mogelijkheid tot vraagstelling.
Het is de opdracht van de afdelingsverantwoordelijken om binnen hun afdeling overleg te organiseren.
De secretaris en financieel beheerder worden in kennis gesteld van een afdelingsgebonden overleg. Indien zij het nodig achten kunnen zij deze vergadering bijwonen en/of het verslag opvragen.
Indien noodzakelijk kunnen ook meerdere afdelingen betrokken worden bij dit overleg.
Het is de opdracht van de dienstverantwoordelijken om binnen hun dienst overleg te organiseren.
De afdelingsverantwoordelijke wordt in kennis gesteld van het dienstgebonden overleg. Indien zij het nodig achten kunnen zij deze vergadering bijwonen en/of het verslag opvragen.
Het managementteam kan bijkomende overlegmomenten organiseren met de administraties van ondergeschikte en nevengeschikte besturen, o.a.:
Het managementteam maakt enkel in samenspraak met het college van burgemeester en schepenen gebruik van externe communicatiekanalen. Het communicatiekanaal en de doelstellingen van de communicatie worden per punt duidelijk afgesproken. Volgende externe communicatiekanalen kunnen worden aangewend:
De communicatie van het managementteam naar het personeel gebeurt op uniforme en loyale wijze. Het communicatiekanaal en de doelstellingen van de communicatie worden per punt duidelijk afgesproken. Volgende interne communicatiekanalen kunnen worden aangewend:
Deze afsprakennota wordt jaarlijks geëvalueerd in het college van burgemeester en schepenen en in het managementteam.
Vanuit beide evaluaties wordt gezamenlijk bekeken hoe de afspraken kunnen worden verbeterd/bijgestuurd.
De aangepaste versie van de afsprakennota wordt dan opgemaakt.