Reglement voor het uitlenen van materiaal (versie tot 01/01/2024)

Artikel 1: wat en uit te lenen materialen

Het gemeentebestuur kan materiële voorzieningen ter beschikking stellen van elke Middelkerkse vereniging, school of initiatief voor manifestaties met openbaar karakter in Middelkerke.

De voor bruikleen in aanmerking komende materialen en nadere bepalingen zijn in het aanvraagformulier opgenomen.

De lijst van  uit te lenen materialen kan steeds aangevuld en gewijzigd worden door het college van burgemeester en schepenen in functie van de omstandigheden.

Aanvragen door andere openbare besturen worden voor beslissing aan het college van burgemeester en schepenen voorgelegd.

Elke uitlening voor particulier gebruik is uitgesloten, met uitzondering van het materiaal opgenomen als bijlage 2 – lijst van uit te lenen materialen via jeugddienst. Dit materiaal kan uitgeleend worden voor particulier gebruik in het kader van jongerenwerking door niet georganiseerde jongeren (verder particulieren genoemd) die ingeschreven zijn in het bevolkingsregister van de gemeente Middelkerke en op basis van een gemotiveerde aanvraag.

Artikel 2: aanvragen

De aanvragen moeten schriftelijk of via mail ingediend worden bij de betrokken gemeentelijke uitleendienst.

De aanvragen moeten gebeuren aan de hand van een degelijk ingevuld aanvraagformulier waarvan het model als bijlage 3 bij dit reglement gevoegd is.

De aanvragen mogen maximum zes maanden voor de datum van ontlening ingediend worden. Bij ontlening voor particulier gebruik, zoals bedoeld in artikel 1 laatste lid, mogen de aanvragen maximum twee maanden voor de datum van ontlening ingediend worden.

De aanvraag wordt ingediend ten laatste twee weken voor de ontlening zal plaatsvinden.

De aanvragen worden in volgorde van ontvangst behandeld. Het college van burgemeester en schepenen kan evenwel voorrang verlenen aan manifestaties die georganiseerd worden door een gemeentelijke dienst of adviesraad, of die een grote uitstraling voor de gemeente met zich meebrengen.

Indien het materiaal niet ter beschikking kan gesteld worden, wordt dit uiterlijk zeven kalenderdagen vooraf telefonisch of via mail aan de aanvrager medegedeeld.

Annulering van toegezegd materiaal moet gebeuren uiterlijk vijf werkdagen voor de levering of afhaling.

Artikel 3: uitleenperiode

§1. De terbeschikkingstelling gebeurt steeds voor de duur van de activiteit, verlengd met een werkdag vooraf voor het leveren/afhalen en een werkdag achteraf voor het ophalen/terugbrengen van het materiaal.

Uitzonderingen kunnen enkel, na het indienen van een gemotiveerde aanvraag, toegestaan worden door het college van burgemeester en schepenen.

§2. Bij ontlening van het materiaal opgenomen als bijlage 2 – lijst van uit te lenen materialen via jeugddienst krijgt de aanvrager een bevestiging via brief of mail, met mededeling van de te ontlenen materialen, de eventuele huursom, de waarborg en het tijdstip van afhalen en terugbrengen van het materiaal. Dit tijdstip wordt in principe in samenspraak met de aanvrager vastgelegd. Deze brief of mail dient bij het afhalen van het materiaal voorgelegd te worden.

Artikel 4: modaliteiten

§1. Kleine materialen, zoals vermeld op de lijst opgenomen als bijlage 1 onder categorie 1 en 2, dienen door de ontlener zelf afgehaald en teruggebracht te worden, in principe tijdens de diensturen.

§2. De andere materialen zoals opgesomd in voormelde lijst opgenomen als bijlage 1 onder categorie 3 worden door de gemeente eventueel gratis gebracht en terug opgehaald, dit ook in principe tijdens de diensturen. De plaats en het tijdstip van de levering worden afgesproken met de verantwoordelijke van de gemeente. Na de manifestatie zet de ontlener het materiaal bijeen op de afgesproken plaats, naargelang de instructies van de verantwoordelijke van de gemeente.

Bij niet tijdig inleveren van het ontleende materiaal kan per dag vertraging een vergoeding van € 10 per werkdag aangerekend worden vanaf 2 werkdagen te laat.

§3. Bij ontlening van het materiaal opgenomen als bijlage 2 – lijst van uit te lenen materialen via jeugddienst gebeurt het afhalen en terugbrengen van het materiaal na samenspraak met de gemeentelijke jeugddienst. De practica worden vermeld in de bevestiging bedoeld in artikel 3§2.

De aanvrager staat zelf in voor het laden en lossen van alle materiaal.

Artikel 5: plichten en verantwoordelijkheden van de ontlener

• De aanvrager is verantwoordelijk voor het ontleende materiaal vanaf het ogenblik van de levering ter plaatse of de afhaling tot op het ogenblik van de afhaling bij de aanvrager ter plaatse of de terugbezorging aan het bestuur.
• Het is de aanvrager niet toegelaten het materiaal aan derden over te dragen. Indien zulks wordt vastgesteld kan het college van burgemeester en schepenen beslissen de aanvrager in de toekomst geen materiaal meer ter beschikking te stellen en het reeds ontleende  materiaal direct terug te vorderen.
• De aanvrager dient zorg te dragen voor het ontleende materiaal als een goede huisvader en al het mogelijke te doen om beschadiging, verlies en diefstal te voorkomen, en dit in voorkomend geval zo vlug mogelijk te melden aan de betrokken gemeentelijke uitleendienst.
• Bij gebruik dienen alle schriftelijk en/of mondeling verstrekte richtlijnen aangaande de gebruiksaanwijzing en behandeling strikt nageleefd te worden.
• De materialen worden gebruiksklaar uitgeleend. De eenvoudige aanvaarding van het materiaal zal beschouwd worden als bevestiging dat de materialen in goede staat verkeren bij ontvangst. Elke klacht achteraf wordt geweigerd.
• Alle materialen dienen gereinigd te worden vooraleer ze terug worden gebracht of opgehaald. Tenten, zeilen en dergelijke dienen droog te zijn.

Artikel 6: vergoeding

§1. Bij beschadiging, niet rein terugbezorgen, verlies of diefstal zullen de herstellings- of reinigingskosten of de werkelijke waarde van het materiaal aangerekend worden. Als vaste kosten zullen er steeds 1 uur administratieve kosten aangerekend worden. De kosten worden vastgesteld door het college van burgemeester en schepenen.
Bij nalatigheid van betaling worden de wettelijke intresten aangerekend.

§2. Indien het ontleende materiaal zonder door het bestuur aanvaarde redenen laattijdig teruggebracht wordt zal een bedrag van 10 euro aangerekend worden.

§3. Facturen dienen steeds binnen 30 dagen betaald te worden.

Bij schade of het ontbreken van materiaal wordt een tegensprekelijk schadedocument opgemaakt. Na herstelling of vervanging zal de aanvrager een factuur met het verschuldigde bedrag ontvangen.

Als vaste kosten bij het vaststellen van schade zal er eveneens 1 uur administratieve kosten aangerekend worden.

§4. De gemeente houdt zich steeds het recht voor om gerechtelijke stappen te ondernemen ingeval van misbruik, beschadiging, diefstal, enzovoort.

Artikel 7: aansprakelijkheid

Het gemeentebestuur kan in geen enkel geval aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen of andere eventuele schadelijke gevolgen die voortvloeien uit het gebruik van de ontleende materialen.

Artikel 9: controle

De door het college van burgemeester en schepenen aangestelde ambtenaren mogen te allen tijde controle uitoefenen over het gebruik, de beveiliging, enz. van het uitgeleende materiaal.

Artikel 10: schorsing van de dienstverlening

• Bij herhaalde overtredingen van dit reglement kan de betrokken aanvrager door het college van burgemeester en schepenen tijdelijk of definitief uitgesloten worden van het ontlenen van gemeentelijk materiaal.
• Het college van burgemeester en schepenen kan om gemotiveerde redenen beslissen dat gedurende een bepaalde periode of op een bepaald tijdstip de dienstverlening wordt geschorst omdat voorrang moet worden gegeven aan gemeentelijke opdrachten.
• Bij niet-betaling binnen de gestelde termijn van de facturen wegens schade aan of verlies van uitgeleend materiaal wordt geen materiaal meer uitgeleend tot de vereffening van alle sommen.

Artikel 11: betwistingen

Alle betwiste en in dit reglement niet voorziene gevallen worden door het college van burgemeester en schepenen beslecht.

Artikel 12: inwerkingtreding

Dit reglement  treedt in werking op 01/06/2009. Aanvragen die werden ingediend voor deze datum blijven geldig. Ze worden behandeld met toepassing van dit reglement.

Bijlage 1 - Lijst van de uit te lenen materialen (via gemeentelijke werkhuizen – Molenstraat 45 – 8430 Middelkerke)

door de ontlener zelf af te halen en terug te bezorgen

Categorie 1: kleine materialen        

1.1. halogeenlampen (1000 Watt)

1.2. noodverlichting voor tenten

1.3. verlengsnoeren (25 meter-20 ampère)

1.4. vlaggen

Categorie 2: kleine materialen

2.1. Overheadprojector

2.2. diaprojector met zoomlens

2.3. projectietafel

2.4. brandblusapparaat

2.5. herbruikbare bekers

worden door de gemeentelijke diensten afgeleverd

Categorie 3: andere materialen

3.1.   klapstoelen

3.2.   podium (1,70m x 1,40m - hoogte 0,40m)

3.3.   dansvloer (elementen 2,48m x 0,60m)

3.4.   vuilnisbakken (100 liter)

3.5.   statief

3.6.   micro

3.7.   hoornluidsprekers (15 of 30 Watt)

3.8.   versterker (180 Watt)

3.9.   klankkasten (150 Watt)

3.10. cd-speler

3.11. plooitafels (2,00m x 0,60m)

3.12. podium (1,70m x 1,40m - hoogte 0,80m)

3.13.  podium verstelbaar (2 m x 1 m)

3.14. dranghekkens (1m x 2,50m)

3.15. vlaggenmasten 6 meter

3.16. tribune

3.17. werfkast (220 volt - 80 ampère)

3.18. werfkast (380 volt - 80 ampère)

3.19. verlengsnoeren (25 meter-32 ampère-3 fasig)

3.20. stroomkabels (25 meter-80 ampère – 3 fasig)

Bijlage 2 - Lijst van de uit te lenen materialen (via gemeentelijke jeugddienst – Westendelaan 38 – 8430 Middelkerke)

De lijst van de uit te lenen materialen via gemeentelijke jeugddienst is opgenomen op het uitleenformulier “via gemeentelijke jeugddienst” (zie bijlage 4).

Bijlage 3 - Uitleenformulier (via gemeentelijke werkhuizen – Molenstraat 45 – 8430 Middelkerke)

(Ingevuld sturen naar gemeentelijke werkhuizen – Molenstraat 45 – 8430 Middelkerke of mailen naar werkhuizen@middelkerke.be )

naam vereniging/dienst:........

adres:........

wenst te ontlenen op volgende datum:........

voor volgende manifestatie:........

de hierna volgende materialen (het aantal invullen):

                               door de ontlener zelf af te halen en terug te bezorgen

Categorie 1: kleine materialen                                        Categorie 2: kleine materialen

Categorie 3: andere materialen worden door de gemeentelijke diensten afgeleverd

leveringsadres:........

Contactpersoon:........Telefoonnummer:........

E-mail :........

Handtekening:........

Geleverd materiaal,

Voor ontvangst OK,        bij terugname,

de afnemer (naam + handtekening)        de afnemer (naam + handt.)        de chauffeur (naam + handt.)

........................................

Bijlage 4 - Uitleenformulier (via gemeentelijke jeugddienst – Westendelaan 38 – 8430 Middelkerke)

[Deze bijlage werd in toepassing van artikel 1 van het reglement aangepast door het college van burgemeester en schepenen bij besluit van dd. 04/01/2011(32)]

(Ingevuld sturen naar gemeentelijke jeugddienst – Westendelaan 38 – 8430 Middelkerke of mailen naar jeugddienst@middelkerke.be)

naam vereniging / gemeentelijke dienst / particulier :        

adres :        

telefoon : …………………………………………………………………………………………………………..

email : ……………………………………………………………………………………………………………

wenst te ontlenen op volgende datum:

afhalen : ……………………………………………………………………………………………………………

terugbrengen : …………………………………………………………………………………………………….

voor volgende manifestatie:        

de hierna volgende materialen ( aankruisen):

alle materialen zijn door de ontlener zelf af te halen en terug te bezorgen

Geleverd materiaal,

Voor ontvangst OK,        bij terugname,

de afnemer (naam + handtekening)        de afnemer (naam + handt.)