Statuten - milieuraad
Artikel 1 - principe
Er wordt een gemeentelijke adviesraad voor milieu, natuur en duurzaamheidsbeleid opgericht, hierna milieuraad genoemd.
Artikel 2 - zetel
De zetel van de milieuraad is gevestigd in het gemeentehuis.
Artikel 3 - doel
§1. De milieuraad heeft tot doel de gemeente te adviseren over :
§2. Onder algemeen leefmilieu wordt verstaan: alle aspecten die verband houden met het kwaliteitsbeheer van o.a. lucht, water, bodem, landschap, trillingen (o.a. geluid), stralingen, afval en andere factoren die een storende invloed kunnen hebben op de mens en zijn leefmilieu.
§3. Onder natuurbehoud en –ontwikkeling wordt verstaan: het behoud, bescherming en ontwikkeling van natuur, landschap en de interactie met de (woon)omgeving.
§4. Onder ruimtelijke ordening wordt verstaan: beheer en behoud van de ruimte welke tot doel heeft de kwaliteit van het leefmilieu, de natuur en de (woon)omgeving te verbeteren.
Artikel 4 - organen
De milieuraad bestaat uit een Algemene Vergadering en een Dagelijks Bestuur.
In de schoot van de milieuraad kunnen werkgroepen opgericht worden.
Artikel 5 – bevoegdheden Algemene Vergadering
De Algemene Vergadering heeft volheid van bevoegdheid.
De vertegenwoordigers van de milieuraad in gemeentelijke raden of andere organisaties worden aangesteld of voorgedragen door de Algemene Vergadering.
De Algemene Vergadering beslist over de wijzigingen van de statuten.
Artikel 6 – samenstelling Algemene Vergadering
De Algemene Vergadering is samengesteld uit stemgerechtigde leden en niet-stemgerechtigde leden.
Er kunnen ook waarnemers en experten uitgenodigd worden om de Algemene Vergadering geheel of ten dele bij te wonen zonder stemrecht.
Artikel 7 – stemgerechtigde leden – erkende verenigingen
§1. Onder stemgerechtigde leden behoren volgende door de gemeente erkende verenigingen en organisaties: milieu- en natuurvereniging, jacht en land- en tuinbouwvereniging, polderbestuur, onderwijsinstelling gevestigd op het grondgebied van de gemeente Middelkerke, en een vereniging die natuur of milieu als hoofddoelstelling heeft en waarvan de werking zich (deels) situeert op het grondgebied van gemeente Middelkerke en die in de werking belangstelling stelt in milieu, natuur en klimaat.
§2. Het college van burgemeester en schepenen stelt de lijst van verenigingen vast die voldoen aan de voorwaarden van lidmaatschap.
§3. De organisaties en verenigingen bedoeld in §1 van dit artikel duiden één afgevaardigde en één plaatsvervanger aan. De plaatsvervanger vervangt het afwezige effectieve lid en heeft dan dezelfde rechten als het effectieve lid.
Artikel 8 – stemgerechtigde leden – inwoners / deskundigen
Na installatie van de nieuwe gemeenteraad en vóór de daaropvolgende installatie van de nieuwe milieuraad doet het college van burgemeester en schepenen via de passend geachte media een oproep tot kandidaatstelling als geïnteresseerde inwoner of als deskundige voor de milieuraad. De oproep bevat de nodige practica.
De kandidaatstelling wordt gericht aan het college van burgemeester en schepenen en omvat steeds een motivatie.
De kandidaturen worden onderzocht door de secretaris. De lijst met kandidaten wordt vastgesteld door het college van burgemeester en schepenen.
De kandidaten worden, in alfabetische volgorde, ter goedkeuring voorgelegd aan de Algemene Vergadering van de milieuraad. De bepalingen van artikel 20 zijn van toepassing.
De verkozen kandidaten zijn stemgerechtigd lid van de milieuraad.
Artikel 9 – voorwaarden stemgerechtigde leden
Een stemgerechtigd lid en een plaatsvervanger moeten voldoen aan volgende voorwaarden:
Uitredende leden zijn herkiesbaar mits voldaan wordt aan de voorwaarden van dit artikel.
Artikel 10 - geslacht
Hoogstens 2/3 van de stemgerechtigde leden zijn van hetzelfde geslacht.
Artikel 11 Niet-stemgerechtigde leden
Niet-stemgerechtigde leden zijn:
Artikel 12 - werking Algemene Vergadering
De milieuraad vergadert zo dikwijls als de zaken die tot haar bevoegdheid behoren het vereisen en ten minste tweemaal per jaar.
Artikel 13 - bijeenroeping
De milieuraad wordt bijeengeroepen door de voorzitter.
De uitnodiging gebeurt digitaal of, indien noodzakelijk, per post en ten minste 8 kalenderdagen voor de dag van de vergadering.
De uitnodiging vermeldt de datum, de plaats, het uur en de agendapunten van de vergadering.
De Algemene Vergadering kan de kalender van de komende vergaderingen voorstellen.
Op verzoek van een derde van de stemgerechtigde leden is de voorzitter ertoe gehouden de Algemene Vergadering samen te roepen op dag en uur en met agenda zoals in het verzoek bepaald, op voorwaarde dat er tussen de dag van indiening van het verzoek en de dag van vergadering er minstens 8 kalenderdagen begrepen zijn.
Artikel 14 - initiatiefrecht
Ieder lid van de milieuraad kan punten op de agenda plaatsen, mits deze minstens 14 kalenderdagen voor de dag van een vergadering van een Algemene Vergadering schriftelijk of digitaal aan de secretaris mee te delen, vergezeld met de nodige documentatie en een duidelijke omschrijving.
De secretaris bezorgt onverwijld de vraag aan de voorzitter.
Artikel 15 – openbaarheid Algemene Vergaderingen
De Algemene Vergaderingen van de milieuraad zijn openbaar, behoudens wanneer het om personen gaat.
Om haar rol van stimulator van het maatschappelijk debat in te vullen, kan het Dagelijks Bestuur beslissen om bepaalde informatieve vergaderingen toegankelijk te maken voor een ruimer publiek en daarvoor algemene of gerichte oproepen verspreiden.
Artikel 16 – wijze van vergaderen
De Algemene Vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter en bij diens afwezigheid door de ondervoorzitter. Indien deze ook afwezig is, zit het oudste aanwezige lid van het Dagelijks Bestuur de Algemene Vergadering voor.
Artikel 17 – verloop van de vergadering
Een vergadering begint met de goedkeuring van het verslag van de vorige Algemene Vergadering.
Daarna worden de agendapunten in de vooropgestelde volgorde besproken, tenzij de voorzitter de volgorde om gemotiveerde redenen wijzigt.
In functie van de actualiteit en de noodwendigheid wordt gerapporteerd over de werking van de diverse werkgroepen.
Beslissingen van de gemeenteraad m.b.t. milieuraad worden medegedeeld en toegelicht.
Artikel 18 – Toegevoegde agendapunten
Op gemotiveerd verzoek van een lid van de milieuraad kunnen staande de vergadering agendapunten toegevoegd worden.
Deze toevoeging moet goedgekeurd worden bij gewone meerderheid.
Artikel 19 – verbodsbepaling
Een lid dat een persoonlijk belang heeft bij een besproken agendapunt mag noch de bespreking, noch de beraadslaging, noch de stemming ervan bijwonen.
Artikel 20 – wijze van stemmen Algemene Vergadering
Om geldig te kunnen beslissen en te adviseren moet tenminste de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn.
Ieder stemgerechtigd lid heeft één stem.
Als er wordt gestemd over personen gebeurt dit geheim. In alle andere gevallen gebeurt de stemming bij handopsteking.
Beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden.
Wanneer er geen beslissing kan genomen worden omdat er onvoldoende stemgerechtigde leden aanwezig zijn of omdat er een staking van stemmen is en de betrokken punten worden opnieuw op de agenda geplaatst van een daaropvolgende vergadering dan vervalt bij deze “tweede” stemming de voorwaarde van aanwezigheid van tenminste de helft van het aantal stemgerechtigde leden. Er kan dan ongeacht het aantal aanwezige stemgerechtigde leden toch rechtsgeldig gestemd worden over die agendapunten.
Wanneer zich bij een tweede stemming er opnieuw staking van stemmen is dan is de stem van de voorzitter doorslaggevend als de stemming niet geheim is.
Artikel 21 – verkiezing voorzitter, ondervoorzitter en penningmeester
Er kan slechts tot de verkiezing, bij geheime stemming, van de voorzitter, ondervoorzitter en penningmeester worden overgegaan wanneer tenminste 2/3de van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn.
Ze worden verkozen bij gewone meerderheid van stemmen.
Er wordt een tweede stemronde georganiseerd bij staking van stemmen of indien geen enkele kandidaat de gewone meerderheid haalt. In dit geval vindt een stemming plaats tussen de twee kandidaten die in de eerste ronde de meeste stemmen behaalden of bij gelijkheid van stemmen, alle kandidaten die in dit geval verkeren.
De kandidaat met het hoogst aantal stemmen in de tweede stemronde wordt verkozen verklaard. Bij gelijk stemmenaantal wordt de jongste kandidaat in leeftijd verkozen verklaard.
Artikel 22 - Samenstelling Dagelijks Bestuur
§1. De voorzitter, de ondervoorzitter en de penningmeester zijn ambtshalve stemgerechtigd lid van het Dagelijks Bestuur.
§2. De secretaris is ambtshalve niet-stemgerechtigd lid van het Dagelijks Bestuur.
§3. Het Dagelijks Bestuur kan, bij besluit van de Algemene Vergadering, aangevuld worden met maximaal twee stemgerechtigde leden afgevaardigd door de stemgerechtigde leden van de milieuraad. Kandidaturen dienen minstens 8 kalenderdagen voor de verkiezing schriftelijk of digitaal ingediend te worden bij de secretaris. De verkiezing gebeurt overeenkomstig artikel 21- 2de,3de en 4de lid.
§4. Het lid van het college van burgemeester en schepenen bevoegd voor leefmilieu kan de vergaderingen van het Dagelijks Bestuur bijwonen als waarnemer.
§5. Het Dagelijks Bestuur kan waarnemers en experten uitnodigen om de vergadering zonder stemrecht geheel of ten dele bij te wonen.
Artikel 23 – Opdrachten van het Dagelijks Bestuur
Het Dagelijks Bestuur:
Artikel 24 – besloten karakter vergadering
De vergaderingen van het Dagelijks Bestuur zijn besloten vergaderingen.
Artikel 25 - bijeenroepen
Het Dagelijks Bestuur vergadert telkens de noodzaak het vereist.
Het Dagelijks Bestuur komt minstens samen ter voorbereiding van de vergaderingen van de Algemene Vergadering.
De vergadering wordt samengeroepen door de voorzitter via mail, minstens 8 kalenderdagen voor de dag van de vergadering.
In dringende gevallen, waarover de voorzitter oordeelt, kan de vergadering via de snelst mogelijke weg bijeengeroepen worden op dag en uur en met agenda zoals door de voorzitter bepaald.
Op verzoek van een meerderheid van de stemgerechtigde leden van het Dagelijks Bestuur is de voorzitter ertoe gehouden de vergadering van het Dagelijks Bestuur samen te roepen op dag en uur en met agenda zoals in het verzoek bepaald, op voorwaarde dat er tussen de dag van indiening van het verzoek en de dag van vergadering er minstens 8 kalenderdagen begrepen zijn.
Artikel 26 – wijze van stemmen
De bepalingen van artikel 20 zijn ook van toepassing op het Dagelijks Bestuur.
Artikel 27 - werkgroepen
Er kunnen binnen en door de Algemene Vergadering werkgroepen opgericht worden.
Werkgroepen hebben een tijdelijke opdracht met als doel bepaalde onderwerpen voor te bereiden ter bespreking, ter uitvoering of ter goedkeuring.
Zij kunnen afzonderlijk vergaderen om te beraadslagen over dossiers met betrekking tot de hun toegewezen opdracht.
Werkgroepen kunnen worden belast met de praktische uitvoering van beslissingen of het organiseren van activiteiten.
Artikel 28 - werking en rapportage
De werking van de werkgroepen wordt geregeld door het Dagelijks Bestuur.
Een werkgroep brengt verslag uit van de werking op de Algemene Vergadering.
Het Dagelijks Bestuur wordt op de hoogte gebracht van de data en de agenda van de vergaderingen van de werkgroepen.
Artikel 29 - voorzitter
§1. De voorzitter wordt verkozen door en onder de stemgerechtigde leden.
§2. Kandidaturen dienen minstens 8 kalenderdagen voor de verkiezing schriftelijk of digitaal ingediend te worden bij de secretaris.
§3. De verkiezing gebeurt overeenkomstig artikel 21.
§4. De voorzitter:
Artikel 30 - ondervoorzitter
§1. De ondervoorzitter wordt verkozen door en onder de stemgerechtigde leden.
§2. Kandidaturen dienen minstens 8 kalenderdagen voor de verkiezing schriftelijk of digitaal ingediend te worden bij de secretaris.
§3. De verkiezing gebeurt overeenkomstig artikel 21.
§4. De ondervoorzitter vervangt de voorzitter bij afwezigheid of verhindering.
Artikel 31 - penningmeester
§1. De penningmeester wordt verkozen door en onder de stemgerechtigde leden.
§2. Kandidaturen dienen minstens 8 kalenderdagen voor de verkiezing schriftelijk of digitaal ingediend te worden bij de secretaris.
§3. De verkiezing gebeurt overeenkomstig artikel 21.
§4. De penningmeester:
§5. Bij afwezigheid of verhindering van de penningmeester worden zijn taken waargenomen door de voorzitter.
Artikel 32 – commissaris van de rekeningen
§1.. De commissaris van de rekeningen wordt jaarlijks door en onder de stemgerechtigde leden verkozen. De aanstelling dient tijdig en voorafgaand aan de bekendmaking van de financiële toestand aan de Algemene Vergadering te gebeuren.
§2. Kandidaturen dienen minstens 8 kalenderdagen voor de verkiezing schriftelijk of digitaal ingediend te worden bij de secretaris.
§3. De verkiezing gebeurt overeenkomstig artikel 21.
Artikel 33 - secretaris
§1. De milieuambtenaar van de gemeente is secretaris van de milieuraad.
§2. De secretaris:
Artikel 34 - installatie
Binnen de zes maanden na de installatie van een nieuwe gemeenteraad, wordt de milieuraad opnieuw samengesteld.
Het uittredend Dagelijks Bestuur organiseert de nieuwe verkiezingen samen met de secretaris.
Het mandaat van de leden van de raad loopt tot de installatievergadering van de nieuwe Algemene Vergadering.
Het mandaat van de voorzitter neemt een einde bij de verkiezing van een nieuwe voorzitter. Indien in die overgangsperiode de uittredend voorzitter en de ondervoorzitter afwezig of verhinderd zijn, dan wordt hun taak waargenomen door het oudste lid in leeftijd van het uittredend Dagelijks Bestuur. Aan zijn mandaat komt dan een einde bij de verkiezing van een nieuwe voorzitter.
Artikel 35 - einde lidmaatschap
Aan het lidmaatschap kan vroegtijdig een einde komen door:
Artikel 36 - principes adviezen en medewerking
Het advies wordt verleend hetzij op eigen initiatief, hetzij op vraag van het college van burgemeester en schepenen of van de gemeenteraad.
Daarnaast kan de adviesraad zelf ook voorstellen doen aan het gemeentebestuur mbt de doelstellingen én noden en behoeften signaleren.
Tenslotte biedt de adviesraad ook ondersteuning aan het gemeentebestuur mbt :
- het verspreiden van gemeentelijke informatie ivm doelstellingen milieuraad;
- het promoten van gemeentelijke activiteiten en acties die verband houden met de doelstellingen van de milieuraad;
- de organisatie van activiteiten in relatie met doelstellingen van de milieuraad.
Artikel 37 - verslagen
De secretaris maakt de verslagen.
Een verslag omvat minstens:
Een ontwerpverslag wordt opgemaakt en verzonden binnen de vijftien kalenderdagen na de vergadering aan de leden van het betrokken bestuursorgaan.
Het verslag wordt tijdens de eerstvolgende vergadering ter goedkeuring geagendeerd. Om gemotiveerde redenen kan het verslag geheel of ten dele staande de vergadering goedgekeurd worden.
Een verslag wordt na goedkeuring ondertekend door de voorzitter en de secretaris.
Artikel 38 - adviesvragen
De gemeente zal de adviesvragen steeds schriftelijk via mail stellen. De adviesvragen worden gericht aan het Dagelijks Bestuur van de milieuraad, ter attentie van de voorzitter.
Deze adviesvragen bevatten bij voorkeur de volgende gegevens:
- een duidelijke omschrijving van de vraag;
- een vermelding van de wettelijke en financiële randvoorwaarden waarmee de gemeente rekening moet houden;
- een vermelding van de uiterste datum van inlevering van het advies. Dit is in principe minstens dertig kalenderdagen later dan de datum waarop het advies werd gevraagd;
De bijhorende stukken van het dossier worden hetzij meegestuurd hetzij ter inzage gelegd op de milieudienst vanaf het versturen van de aanvraag tot advies.
Artikel 39 - adviezen
De milieuraad bezorgt de adviezen schriftelijk aan het college van burgemeester en schepenen.
Een advies omvat minstens volgende gegevens: een gemotiveerde standpuntbepaling (met juridische en feitelijke gegevens), eventuele minderheidsstandpunten, een gebeurlijke herformulering.
De door de milieuraad uitgebrachte adviezen worden via de secretaris bezorgd aan het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 40 – opvolging
De gemeente brengt binnen de negentig kalenderdagen na de aflevering van het advies de milieuraad op de hoogte van het gevolg dat aan het advies werd gegeven of zal gegeven worden. Als het niet of slechts gedeeltelijk gevolgd wordt, geeft de gemeente een motivering.
De milieuraad kan via het Dagelijks Bestuur schriftelijk bijkomend informatie opvragen over de stand van zaken in een dossier waarin zij om advies werd gevraagd.
Artikel 41 - controletaak van de commissaris van de rekeningen
De commissaris van de rekeningen controleert de rekeningen, inkomsten uitgaven en kasgelden van de milieuraad. Dit gebeurt tijdens een jaarlijks overlegmoment met de voorzitter en de penningmeester tijdens het eerste kwartaal van ieder werkjaar.
Op vraag van de commissaris geeft de penningmeester een overzicht van alle verrichtingen van het afgelopen kalenderjaar.
De Commissaris maakt dan een verslag op met eventuele opmerkingen en goedkeuring of niet-goedkeuring.
Artikel 42 - bekendmaking van de financiële toestand aan de Algemene Vergadering
De penningmeester brengt minstens eenmaal per jaar verslag uit van zijn taken aan de Algemene Vergadering. Hierbij voegt de penningmeester het verslag van de commissaris van de rekeningen.
De voorzitter legt de rekeningen van het voorgaande jaar ter goedkeuring voor aan de Algemene Vergadering. Na de goedkeuring van het kasverslag wordt kwijting verleend aan de commissaris en het Dagelijks Bestuur.
Het gemeentebestuur kan alle documenten i.v.m. financiële verrichtingen die betrekking hebben op de door het gemeentebestuur verstrekte financiële middelen, opvragen.
Artikel 43 – ondersteuning door gemeente
De gemeente waakt erover dat de nodige middelen en informatie ter beschikking worden gesteld voor de vervulling van de opdrachten van de milieuraad.
Om de risico’s voor de burgerlijke aansprakelijkheid, rechtsbijstand en lichamelijke ongevallen te dekken zal de gemeente de nodige verzekeringspolissen afsluiten voor de leden en de medewerkers van de milieuraad.
Artikel 44
§1. Over de wijziging van de statuten kan alleen geldig beraadslaagd worden door de Algemene Vergadering wanneer het voorstel tot wijziging opgenomen werd op de agenda en wanneer tenminste twee derden van de stemgerechtigde leden op de vergadering aanwezig is.
Voor het overige is hetgeen bepaald in artikel 20 van toepassing.
§2. De door de milieuraad goedgekeurde voorstellen tot wijziging van de statuten worden pas definitief na goedkeuring ervan door de gemeenteraad.
Artikel 45 - Betwistingen
Betwistingen in verband met de toepassing van deze statuten worden in eerste instantie behandeld door de adviesraad zelf.
Tegen deze beslissingen (incl. het uitblijven van beslissingen) van de adviesraad kunnen belanghebbenden schriftelijk beroep aantekenen bij het college van burgemeester en schepenen binnen de vijftien kalenderdagen na het treffen van de bestreden beslissing of – bij uitblijven van een besluit- na negentig kalenderdagen te rekenen vanaf de datum van indienen van een vraag bij de milieuraad in relatie met het eerste lid van dit artikel.