Statuten lokaal overleg opgroeien
Artikel 1 - principe
Er wordt een gemeentelijke adviesraad voor opgroeien opgericht, hierna lokaal overleg opgroeien genoemd.
Artikel 2 - zetel
De zetel van het lokaal overleg opgroeien is gevestigd in het Welzijnshuis, Sluisvaartstraat 17, 8430 Middelkerke.
Artikel 3 – doel
§1 Het lokaal overleg opgroeien heeft tot doel de gemeente te adviseren over:
De gemeente kan het lokaal overleg opgroeien aanvullende opdrachten geven.
Artikel 4 - organen
Het lokaal overleg opgroeien bestaat uit een Algemene Vergadering en een Dagelijks Bestuur.
In de schoot van het lokaal overleg opgroeien kunnen werkgroepen opgericht worden.
Artikel 5 – bevoegdheden Algemene Vergadering
De Algemene Vergadering heeft volheid van bevoegdheid.
De vertegenwoordigers van het lokaal overleg opgroeien in gemeentelijke raden of andere organisaties worden aangesteld of voorgedragen door de Algemene Vergadering.
De Algemene Vergadering beslist over de wijzigingen van de statuten.
Artikel 6 – samenstelling Algemene Vergadering
De Algemene Vergadering is samengesteld uit stemgerechtigde leden en niet-stemgerechtigde leden.
Er kunnen ook waarnemers en experten uitgenodigd worden om de Algemene Vergadering geheel of ten dele bij te wonen zonder stemrecht.
Artikel 7 – stemgerechtigde leden – erkende verenigingen
§1. Onder stemgerechtigde leden behoren volgende personen of door de gemeente erkende verenigingen en organisaties:
§2 De vertegenwoordiging van de ouders, bedoeld in §1 van dit artikel kan nooit groter zijn dan 8 leden (of maximaal 1/3de van het totaal aantal leden indien het lokaal overleg minder dan 24 leden telt). Indien meerdere ouders zich kandidaat stellen, wordt bij het aanvaarden van de leden rekening gehouden met een spreiding van de vertegenwoordiging uit de diverse deelgemeenten en een spreiding van de leeftijd van de kinderen van deze ouders (0/3 jarige kinderen, 3/6 jarige kinderen, 6/10 jarige kinderen).
§3 De organisaties en verenigingen bedoeld in §1 van dit artikel duiden één afgevaardigde en één plaatsvervanger aan. De plaatsvervanger vervangt het afwezige effectieve lid en heeft dan dezelfde rechten als het effectieve lid. Dit is niet van toepassing voor vertegenwoordigers van ouders wonende te Middelkerke.
Artikel 8 – stemgerechtigde leden – ouders/vertegenwoordigers
Na installatie van de nieuwe gemeenteraad en vóór de daaropvolgende installatie van het nieuw lokaal overleg opgroeien doet het college van burgemeester en schepenen via de passend geachte media een oproep tot kandidaatstelling als geïnteresseerde ouder of als vertegenwoordiger van de voornoemde organisaties. De oproep bevat de nodige practica.
De kandidaturen worden verzameld door de secretaris.
De kandidaten worden, in alfabetische volgorde, ter goedkeuring voorgelegd aan de Algemene Vergadering van het lokaal overleg opgroeien. De bepalingen van artikel 20 zijn van toepassing.
Indien het aantal kandidaten voor de geleding van de ouders meer dan 8 bedraagt, wordt aan de ouders gevraagd binnen hun geleding 8 kandidaten aan te duiden, rekening houdend met een spreiding in leeftijd van kinderen en van woonplaats, die als stemgerechtigde leden zullen zetelen. Indien de ouders zelf niet komen tot overeenstemming, zal de voorzitter een voorstel van afvaardiging voorleggen aan de overige leden van de Algemene vergadering.
De verkozen kandidaten zijn stemgerechtigd lid van het lokaal overleg opgroeien .
Artikel 9 – voorwaarden stemgerechtigde leden
Een stemgerechtigd lid en een plaatsvervanger moeten voldoen aan volgende voorwaarden:
Uitredende leden zijn herkiesbaar mits voldaan wordt aan de voorwaarden van artikels 7 en 9.
Artikel 10 - geslacht
Hoogstens 2/3 van de stemgerechtigde leden zijn van hetzelfde geslacht.
Artikel 11 Niet-stemgerechtigde leden
Niet-stemgerechtigde leden zijn:
Artikel 12 - werking Algemene Vergadering
Het lokaal overleg opgroeien vergadert zo dikwijls als de zaken die tot haar bevoegdheid behoren het vereisen en ten minste tweemaal per jaar.
Artikel 13 - bijeenroeping
Het lokaal overleg opgroeien wordt bijeengeroepen door de voorzitter.
De uitnodiging gebeurt digitaal of, indien noodzakelijk, per post en ten minste 8 kalenderdagen voor de dag van de vergadering.
De uitnodiging vermeldt de datum, de plaats, het uur en de agendapunten van de vergadering.
De Algemene Vergadering kan de kalender van de komende vergaderingen voorstellen.
Op verzoek van een derde van de stemgerechtigde leden is de voorzitter ertoe gehouden de Algemene Vergadering samen te roepen op dag en uur en met agenda zoals in het verzoek bepaald, op voorwaarde dat er tussen de dag van indiening van het verzoek en de dag van vergadering er minstens 8 kalenderdagen begrepen zijn.
Artikel 14 - initiatiefrecht
Ieder lid van het lokaal overleg opgroeien kan punten op de agenda plaatsen, mits deze minstens 14 kalenderdagen voor de dag van een vergadering van een Algemene Vergadering schriftelijk of digitaal aan de secretaris mee te delen, vergezeld met de nodige documentatie en een duidelijke omschrijving.
De secretaris bezorgt onverwijld de vraag aan de voorzitter.
Artikel 15 – openbaarheid Algemene Vergaderingen
De Algemene Vergaderingen van het lokaal overleg opgroeien zijn openbaar, behoudens wanneer het om personen gaat.
Artikel 16 – wijze van vergaderen
De Algemene Vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter. Indien deze afwezig is, zit het oudste aanwezige lid van het Dagelijks Bestuur de Algemene Vergadering voor.
Artikel 17 – verloop van de vergadering
Een vergadering begint met de goedkeuring van het verslag van de vorige Algemene Vergadering.
Daarna worden de agendapunten in de vooropgestelde volgorde besproken, tenzij de voorzitter de volgorde om gemotiveerde redenen wijzigt.
In functie van de actualiteit en de noodwendigheid wordt gerapporteerd over de werking van de diverse werkgroepen.
Beslissingen van de gemeenteraad m.b.t. het lokaal overleg opgroeien worden medegedeeld en toegelicht.
Artikel 18 – Toegevoegde agendapunten
Op gemotiveerd verzoek van een lid van het lokaal overleg opgroeien kunnen staande de vergadering agendapunten toegevoegd worden.
Deze toevoeging moet goedgekeurd worden bij gewone meerderheid.
Artikel 19 – verbodsbepaling
Een lid dat een persoonlijk belang heeft bij een besproken agendapunt mag noch de bespreking, noch de beraadslaging, noch de stemming ervan bijwonen.
Artikel 20 – wijze van stemmen Algemene Vergadering
Om geldig te kunnen beslissen en te adviseren moet tenminste de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn.
Ieder stemgerechtigd lid heeft één stem.
Als er wordt gestemd over personen gebeurt dit geheim. In alle andere gevallen gebeurt de stemming bij handopsteking.
Beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden.
Wanneer er geen beslissing kan genomen worden omdat er onvoldoende stemgerechtigde leden aanwezig zijn of omdat er een staking van stemmen is en de betrokken punten worden opnieuw op de agenda geplaatst van een daaropvolgende vergadering dan vervalt bij deze “tweede” stemming de voorwaarde van aanwezigheid van tenminste de helft van het aantal stemgerechtigde leden. Er kan dan ongeacht het aantal aanwezige stemgerechtigde leden toch rechtsgeldig gestemd worden over die agendapunten.
Wanneer zich bij een tweede stemming er opnieuw staking van stemmen is dan is de stem van de voorzitter doorslaggevend als de stemming niet geheim is.
Artikel 21 – verkiezing voorzitter
Er kan slechts tot de verkiezing, bij geheime stemming, van de voorzitter worden overgegaan wanneer tenminste 2/3de van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn.
Ze worden verkozen bij gewone meerderheid van stemmen.
Er wordt een tweede stemronde georganiseerd bij staking van stemmen of indien geen enkele kandidaat de gewone meerderheid haalt. In dit geval vindt een stemming plaats tussen de twee kandidaten die in de eerste ronde de meeste stemmen behaalden of bij gelijkheid van stemmen, alle kandidaten die in dit geval verkeren.
De kandidaat met het hoogst aantal stemmen in de tweede stemronde wordt verkozen verklaard. Bij gelijk stemmenaantal wordt de jongste kandidaat in leeftijd verkozen verklaard.
Artikel 22 - Samenstelling Dagelijks Bestuur
§1. De voorzitter is ambtshalve stemgerechtigd lid van het Dagelijks Bestuur.
§2. De secretaris is ambtshalve niet-stemgerechtigd lid van het Dagelijks Bestuur.
§3. Het Dagelijks Bestuur kan, bij besluit van de Algemene Vergadering, aangevuld worden met maximaal twee stemgerechtigde leden afgevaardigd door de stemgerechtigde leden van het lokaal overleg opgroeien . Kandidaturen dienen minstens 8 kalenderdagen voor de verkiezing schriftelijk of digitaal ingediend te worden bij de secretaris. De verkiezing gebeurt overeenkomstig artikel 21- 2de,3de en 4de lid.
§4. Het lid van het college van burgemeester en schepenen bevoegd voor opgroeien en kinderopvang kan de vergaderingen van het Dagelijks Bestuur bijwonen als waarnemer.
§5. Het Dagelijks Bestuur kan waarnemers en experten uitnodigen om de vergadering zonder stemrecht geheel of ten dele bij te wonen.
Artikel 23 – Opdrachten van het Dagelijks Bestuur
Het Dagelijks Bestuur:
Artikel 24 – besloten karakter vergadering
De vergaderingen van het Dagelijks Bestuur zijn besloten vergaderingen.
Artikel 25 - bijeenroepen
Het Dagelijks Bestuur vergadert telkens de noodzaak het vereist.
Het Dagelijks Bestuur komt minstens samen ter voorbereiding van de vergaderingen van de Algemene Vergadering.
De vergadering wordt samengeroepen door de voorzitter via mail, minstens 8 kalenderdagen voor de dag van de vergadering.
In dringende gevallen, waarover de voorzitter oordeelt, kan de vergadering via de snelst mogelijke weg bijeengeroepen worden op dag en uur en met agenda zoals door de voorzitter bepaald.
Op verzoek van een meerderheid van de stemgerechtigde leden van het Dagelijks Bestuur is de voorzitter ertoe gehouden de vergadering van het Dagelijks Bestuur samen te roepen op dag en uur en met agenda zoals in het verzoek bepaald, op voorwaarde dat er tussen de dag van indiening van het verzoek en de dag van vergadering er minstens 8 kalenderdagen begrepen zijn.
Artikel 26 – wijze van stemmen
De bepalingen van artikel 20 zijn ook van toepassing op het Dagelijks Bestuur.
Artikel 27 - voorzitter
§1. De voorzitter wordt verkozen door en onder de stemgerechtigde leden.
§2. Kandidaturen dienen minstens 8 kalenderdagen voor de verkiezing schriftelijk of digitaal ingediend te worden bij de secretaris.
§3. De verkiezing gebeurt overeenkomstig artikel 21.
§4. De voorzitter:
Artikel 28 - secretaris
§1. Een vertegenwoordiger van de dienst opgroeien van de gemeente is secretaris van het lokaal overleg opgroeien .
§2. De secretaris:
Artikel 29 - installatie
Binnen de zes maanden na de installatie van een nieuwe gemeenteraad, wordt het lokaal overleg opgroeien opnieuw samengesteld.
Het uittredend Dagelijks Bestuur organiseert de nieuwe verkiezingen samen met de secretaris.
Het mandaat van de leden van de raad loopt tot de installatievergadering van de nieuwe Algemene Vergadering
Het mandaat van de voorzitter neemt een einde bij de verkiezing van een nieuwe voorzitter. Indien in die overgangsperiode de uittredend voorzitter afwezig of verhinderd zijn, dan wordt hun taak waargenomen door het oudste lid in leeftijd van het uittredend Dagelijks Bestuur. Aan zijn mandaat komt dan een einde bij de verkiezing van een nieuwe voorzitter.
Artikel 30 - einde lidmaatschap
Aan het lidmaatschap kan vroegtijdig een einde komen door:
Artikel 31 - principes adviezen en medewerking
Het advies wordt verleend hetzij op eigen initiatief, hetzij op vraag van het college van burgemeester en schepenen of van de gemeenteraad.
Daarnaast kan de adviesraad zelf ook voorstellen doen aan het gemeentebestuur mbt de doelstellingen én noden en behoeften signaleren.
Tenslotte biedt de adviesraad ook ondersteuning aan het gemeentebestuur mbt :
Artikel 32 - verslagen
De secretaris maakt de verslagen.
Een verslag omvat minstens:
Een ontwerpverslag wordt opgemaakt en verzonden binnen de vijftien kalenderdagen na de vergadering aan de leden van het betrokken bestuursorgaan.
Het verslag wordt tijdens de eerstvolgende vergadering ter goedkeuring geagendeerd. Om gemotiveerde redenen kan het verslag geheel of ten dele staande de vergadering goedgekeurd worden.
Een verslag wordt na goedkeuring ondertekend door de voorzitter en de secretaris.
Artikel 33 - adviesvragen
De gemeente zal de adviesvragen steeds schriftelijk via mail stellen. De adviesvragen worden gericht aan het Dagelijks Bestuur van het lokaal overleg opgroeien, ter attentie van de voorzitter.
Deze adviesvragen bevatten bij voorkeur de volgende gegevens:
De bijhorende stukken van het dossier worden hetzij meegestuurd hetzij ter inzage gelegd op de dienst opgroeien vanaf het versturen van de aanvraag tot advies.
Artikel 34 - adviezen
Het lokaal overleg opgroeien bezorgt de adviezen schriftelijk aan het college van burgemeester en schepenen.
Een advies omvat minstens volgende gegevens: een gemotiveerde standpuntbepaling (met juridische en feitelijke gegevens), eventuele minderheidsstandpunten, een gebeurlijke herformulering.
De door het lokaal overleg opgroeien uitgebrachte adviezen worden via de secretaris bezorgd aan het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 35 – opvolging
De gemeente brengt binnen de negentig kalenderdagen na de aflevering van het advies het lokaal overleg opgroeien op de hoogte van het gevolg dat aan het advies werd gegeven of zal gegeven worden. Als het niet of slechts gedeeltelijk gevolgd wordt, geeft de gemeente een motivering.
Het lokaal overleg opgroeien kan via het Dagelijks Bestuur schriftelijk bijkomend informatie opvragen over de stand van zaken in een dossier waarin zij om advies werd gevraagd.
Artikel 36
§1. Over de wijziging van de statuten kan alleen geldig beraadslaagd worden door de Algemene Vergadering wanneer het voorstel tot wijziging opgenomen werd op de agenda en wanneer tenminste twee derden van de stemgerechtigde leden op de vergadering aanwezig is.
Voor het overige is hetgeen bepaald in artikel 20 van toepassing.
§2. De door het lokaal overleg opgroeien goedgekeurde voorstellen tot wijziging van de statuten worden pas definitief na goedkeuring ervan door de gemeenteraad.
Artikel 37 - Betwistingen
Betwistingen in verband met de toepassing van deze statuten worden in eerste instantie behandeld door de adviesraad zelf.
Tegen deze beslissingen (incl. het uitblijven van beslissingen) van de adviesraad kunnen belanghebbenden schriftelijk beroep aantekenen bij het college van burgemeester en schepenen binnen de vijftien kalenderdagen na het treffen van de bestreden beslissing of – bij uitblijven van een besluit- na negentig kalenderdagen te rekenen vanaf de datum van indienen van een vraag bij het lokaal overleg opgroeien in relatie met het eerste lid van dit artikel.
Artikel 38: gegevensbescherming
In het kader van de samenstelling van de adviesraad verwerkt het gemeentebestuur persoonsgegevens van de leden de adviesraad. Dit gebeurt met respect voor de privacy en in lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
De gegevens worden alleen verwerkt voor de doeleinden zoals bepaald in deze statuten. Het gemeentebestuur neemt passende maatregelen om deze gegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang of verlies.
Meer informatie over hoe het gemeentebestuur omgaat met persoonsgegevens is te vinden via de privacy policy op www.middelkerke.be.
Artikel 39 -verwerking persoonsgegevens door adviesraad
De adviesraad verbindt zich ertoe om bij het uitvoeren van haar taken en activiteiten te handelen in lijn met de AVG. Persoonsgegevens die door de adviesraad worden verwerkt, worden enkel gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld en worden passend beveiligd. De adviesraad werkt onder verantwoordelijkheid van het gemeentebestuur, dat optreedt als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.
Leden van de adviesraad zijn verplicht om correct en zorgvuldig om te gaan met de persoonsgegevens waartoe zij toegang tot hebben en verkrijgen. Voor vragen over gegevensbescherming kunnen leden van de adviesraad contact opnemen met de Data Protection Officer (DPO) van het gemeentebestuur via dpo@.middelkerke.be.