Sportraad - huishoudelijk reglement
Goedgekeurd door de Algemene Vergadering dd. 1/03/2013
De volgende actoren kunnen lid worden van de Middelkerkse Sportraad:
1° de Nederlandstalige competitieve en recreatieve sportverenigingen, zowel private als publieke, die sportieve activiteiten ontplooien op het grondgebied van Middelkerke, tenzij hiervoor onvoldoende accommodatie ter beschikking is te Middelkerke;
2° de Nederlandstalige sportinstellingen en sportorganisaties, zowel private als publieke, die op regelmatige basis sportieve activiteiten ontplooien op het grondgebied van Middelkerke;
3° de Nederlandstalige onderwijsinstellingen, zowel private als publieke, die sportieve activiteiten ontplooien op het grondgebied van Middelkerke, tenzij hiervoor onvoldoende accommodatie ter beschikking is te Middelkerke;
4° de niet-georganiseerde sporter die woonachtig is te Middelkerke;
5° deskundigen inzake sport die woonachtig zijn te Middelkerke en die door hun bijzondere sportieve bevoegdheid en/of bekwaamheid kunnen bijdragen tot de goede werking van de Gemeentelijke Sportraad.
Om lid te kunnen worden van de Middelkerkse Sportraad moet de sollicitant een schriftelijke aanvraag richten tot de Raad van Bestuur van de Sportraad. De aanvraag dient melding te geven van:
1° naam van de sollicitant;
2° adres van de sollicitant, ingeval van een vzw de zetel van de vereniging;
3° in het geval van een vereniging, instelling, organisatie of onderwijsinstelling: de samenstelling van het bestuur of directie, inbegrepen het adres, en in voorkomend geval het telefoonnummer en e-mailadres van elk lid;
4° in het geval van een vereniging, instelling, organisatie of onderwijsinstelling: het doel;
5° in het geval van een vereniging, instelling of organisatie: de ledenlijst met naam en adres van alle leden op het ogenblik van de aanvraag;
7° een overzicht van de activiteiten van het voorbije werkingsjaar (enkel voor sportverenigingen en –organisaties);
8° een overzicht van de activiteiten voor het komende werkingsjaar (enkel voor sportverenigingen en-organisaties);
9° in het geval van niet-georganiseerde sporter: de sporttak(ken) die hij/zij beoefent;
10° in het geval van deskundigen: omschrijven waaruit deskundigheid bestaat.
De Raad van Bestuur ontvangt de aanvraag om lid te worden en toetst de aanvraag aan de aansluitingsvoorwaarden (art. 1) en modaliteiten (art. 2) vooraleer de sollicitant voorlopig te aanvaarden in afwachting van de aanvaarding door de Algemene Vergadering.
Elke door het Gemeentebestuur erkende sportvereniging, zowel competitief als recreatief, wordt door zijn erkenning automatisch en met onmiddellijke ingang lid van de Algemene Vergadering van de Middelkerkse Sportraad.
Een lid van de Sportraad is ontslagnemend wanneer het zijn ontslag schriftelijk ter kennis brengt aan de Raad van Bestuur. Voor een vereniging, instelling, organisatie of onderwijsinstelling moet het ontslag ondertekend zijn door de voorzitter of de secretaris en twee leden van het bestuur van de ontslagnemende instantie.
Het lidmaatschap houdt op wanneer de Raad van Bestuur er officieel akte van heeft genomen.
Een lid van de Middelkerkse Sportraad wordt uitgesloten wanneer hij niet meer voldoet aan de aansluitingsvoorwaarden (zie art. 1) en de informatie met betrekking tot de niet meer kan aanleveren aanvaardingsmodaliteiten (zie art. 2). Het lid wordt voorlopig uitgesloten na gehoord te zijn door de Raad van Bestuur en wordt definitief uitgesloten na beslissing van de Algemene Vergadering mits 2/3den van de aanwezige leden zich uitspreken voor de uitsluiting.
De competitieve en recreatieve sportverenigingen, sportinstellingen, sportorganisaties en onderwijsinstellingen die lid zijn van de Algemene Vergadering worden minstens eenmaal per jaar samengeroepen door de Raad van Bestuur d.m.v. een schriftelijke uitnodiging die de datum, plaats, aanvangsuur en agenda bevat. Deze uitnodiging wordt minstens 14 kalenderdagen voor de datum van bijeenkomst verstuurd.
De individuele niet-georganiseerde sporter en de deskundigen wordt uitgenodigd via een publieke oproep: De Sirene en de website van de gemeente Middelkerke.
Een Bijzondere Algemene Vergadering wordt bijeen geroepen wanneer de Voorzitter van de Raad van Bestuur of minstens 1/3de van de aangesloten verenigingen, instellingen, organisaties en onderwijsinstellingen daarom verzoeken.
Het schriftelijk en aangetekend verstuurd verzoek tot het bijeenroepen van een Bijzondere Algemene Vergadering moet duidelijk de te bespreken agendapunten bevatten en afzonderlijk ondertekend zijn door alle verzoekers.
De Bijzondere Algemene Vergadering moet plaatsvinden binnen de 2 maanden na ontvangst van het aangetekend schrijven.
Op de agenda wordt elk punt duidelijk toegelicht.
Naast de punten van de Raad van Bestuur moet de agenda tevens de punten bevatten die minstens één maand voor de samenkomst schriftelijk werden ingediend bij de Voorzitter of de Secretaris.
De Algemene Vergadering komt geldig bijeen ongeacht het aantal aanwezigen.
Voor het wijzigen van de Statuten en het ontbinden van de Sportraad dienen minimaal de helft +1 van de leden aanwezig te zijn. Wanneer dit niet het geval is, wordt een tweede bijeenkomst bijeengeroepen binnen de 14 dagen. Ongeacht het aantal aanwezigen kan deze nieuwe Algemene Vergadering geldig vergaderen en beslissen.
De Voorzitter van de Raad van Bestuur leidt de Algemene Vergadering of de Bijzondere Algemene Vergadering. Wanneer deze niet aanwezig is, leidt de Ondervoorzitter de bijeenkomst. Wanneer ook deze niet aanwezig is, leidt het oudste aanwezig lid in leeftijd van de Raad van Bestuur de bijeenkomst.
Alle beslissingen van de Algemene Vergadering worden genomen met gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige leden, ongeacht het aantal aanwezige leden, behalve voor een statutenwijziging of de ontbinding van de Sportraad waarvoor de helft +1 van de stemmen van de aanwezige leden vereist is.
Is de helft +1 van de leden niet aanwezig, dan kan een tweede vergadering bijeen geroepen worden. Deze kan bij gewone meerderheid beraadslagen en besluiten, ongeacht het aantal aanwezige leden.
Stemmingen gebeuren bij handopsteking tenzij het om personen gaat en voor de verkiezing van de Raad van Bestuur. In deze gevallen is de stemming geheim.
Onthoudingen, blanco stemmen en ongeldige stemmen worden beschouwd als niet uitgebrachte stemmen.
Bij staking van stemmen is de stem van de Voorzitter doorslaggevend tenzij het om een geheime stemming gaat. In dat geval volgt een nieuwe stemming. Bij een nieuwe staking van stemmen wordt het betrokken punt en de stemming verwezen naar een Bijzondere Algemene Vergadering die binnen de 14 werkdagen moet plaats vinden.
12.1 Initiële bijeenkomst van de Raad van Bestuur
De uitnodiging voor de installatievergadering van de nieuw samengesteld Raad van Bestuur wordt opgemaakt en minstens 14 kalenderdagen voor de datum van de bijeenkomst verzonden door de Dienst Sport.
De agenda bevat minstens de goedkeuring over de samenstelling van het Dagelijks Bestuur en de bespreking van de noodzaak om de Raad te vervolledigen met gecoöpteerde leden.
12.2 Andere bijeenkomsten van de Raad van Bestuur
De Raad van Bestuur wordt minstens 6 x maal per jaar samengeroepen en wordt hiervoor opgeroepen d.m.v. een schriftelijke en elektronische uitnodiging die de datum, plaats, aanvangsuur en agenda bevat. Deze uitnodiging wordt minstens 10 kalenderdagen voor de datum van bijeenkomst verstuurd.
Indien tenminste 1/3de van de leden van de Raad hierom verzoekt, is het Dagelijks Bestuur verplicht de Raad binnen de 14 dagen bijeen te roepen. Het verzoek moet ondertekend zijn door de aanvragende leden en moet duidelijk omschreven het voorwerp van het verzoek bevatten.
Ongeacht het aantal aanwezigen handelt de Raad van Bestuur zijn agenda af. In het geval de helft van de leden niet aanwezig is, dienen de genomen beslissingen achteraf bekrachtigd te worden door een Raad van Bestuur waarbij de helft van de leden wel aanwezig is.
Leden van de Raad van Bestuur kunnen zich laten vertegenwoordigen door een ander lid van de Raad. Elk lid kan slechts drager zijn van één geschreven volmacht.
14.1 Initiële bijeenkomst van de Raad van Bestuur
De eerste bijeenkomst van de Raad van Bestuur wordt voorgezeten door de uittredende Voorzitter voor zover hij opnieuw verkozen is als lid van de Raad van Bestuur.
Wanneer de uittredende Voorzitter niet verkozen is als lid van de nieuwe Raad wordt de bijeenkomst voorgezeten door de uittredende Ondervoorzitter voor zover deze opnieuw verkozen is als lid van de nieuwe Raad van Bestuur.
Wanneer ook de uittredende Ondervoorzitter niet opnieuw verkozen is, of ingeval van afwezigheid van zowel de opnieuw verkozen uittredende Voorzitter en Ondervoorzitter, wordt de bijeenkomst voorgezeten door het oudste lid dat opnieuw verkozen is.
Van zodra de nieuw verkozen Raad van Bestuur zijn Voorzitter verkozen heeft, leidt deze de bijeenkomst verder.
14.2 Andere bijeenkomsten van de Raad van Bestuur
De Raad van Bestuur wordt voorgezeten door de Voorzitter of bij diens afwezigheid door de Ondervoorzitter. Wanneer ook deze niet aanwezig is, leidt het oudste aanwezig lid van het Dagelijks Bestuur de vergadering.
De beslissingen van de Raad van Bestuur worden genomen bij consensus. In geval van stemming wordt de beslissing genomen met gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige leden, ongeacht het aantal aanwezige leden.
In het geval van duidelijke verdeeldheid van stemmen t.g.v. een advies aan het College, wordt in het advies melding gemaakt van het minderheidstandpunt.
Stemmingen gebeuren bij handopsteking tenzij het om personen gaat en voor de verkiezing van de verschillende functies in de Raad van Bestuur.
Onthoudingen, blanco stemmen en ongeldige stemmen worden beschouwd als niet uitgebrachte stemmen.
Bij staking van stemmen is de stem van de Voorzitter doorslaggevend tenzij het om een geheime stemming gaat. In dat geval volgt een nieuwe stemming. Bij een nieuwe staking van stemmen wordt het betrokken punt en de stemming verwezen naar een volgende bijeenkomst van de Raad van Bestuur die binnen de 14 werkdagen moet plaats vinden.
De agenda van de Raad van Bestuur wordt opgemaakt door de Secretaris in overleg met het Dagelijks Bestuur.
Elk punt van de agenda wordt duidelijk toegelicht, bij voorkeur met de nodige documenten.
Naast de punten van het Dagelijks Bestuur moet de agenda tevens de punten bevatten die minstens 10 dagen vóór de samenkomst schriftelijk werden ingediend bij de Voorzitter of de Secretaris.
Het Dagelijks Bestuur wordt samengeroepen volgens de noodzaak door de Secretaris in opdracht van de Voorzitter. De uitnodiging wordt minstens 5 kalenderdagen voor de datum van bijeenkomst verstuurd.
Ongeacht het aantal aanwezigen handelt het Dagelijks Bestuur zijn agenda af.
Het Dagelijks Bestuur wordt voorgezeten door de Voorzitter of bij diens afwezigheid door de Ondervoorzitter. Wanneer deze ook niet aanwezig is, leidt het oudste aanwezig lid in jaren van het Dagelijks Bestuur de vergadering.
De agenda van het Dagelijks Bestuur wordt opgemaakt door de Voorzitter en de Secretaris in overleg met de administratie van de Sportdienst.
Op de agenda moet elk punt zo veel als mogelijk worden toegelicht, bij voorkeur met de nodige documenten.
Een werkgroep wordt volgens de noodzaak en in onderlinge overleg van de leden samengeroepen door de door de Werkgroep aangeduide moderator.
Ongeacht het aantal aanwezigen handelt de Werkgroep zijn agenda af.
Een Werkgroep wordt voorgezeten door de door de Werkgroep aangeduide moderator of bij diens afwezigheid door het oudste aanwezig lid van het Dagelijks Bestuur.
De agenda van de Werkgroep opgemaakt door de moderator. Op de agenda moet elk punt zo veel als mogelijk worden toegelicht, bij voorkeur met de nodige documenten.
De stemgerechtigde leden van de Algemene Vergadering kunnen een bij hen aangesloten persoon voordragen om verkozen te worden tot lid van de Raad van Bestuur. Hiertoe dienen zij te handelen volgens de in de oproep voorgeschreven modaliteiten.
Op de initiële vergadering van de Raad van Bestuur worden de functies van voorzitter, ondervoorzitter, secretaris en penningmeester verdeeld door verkiezing met gewone meerderheid van stemmen.
Algemene representatie:
Ten einde de diversiteit van de leden van de Algemene Vergadering zo veel als mogelijk vertegenwoordigd te zien in de Raad van Bestuur, wordt de verhouding tussen de verschillende groepen door de Raad van Bestuur bepaald als volgt:
A. de competitieve en recreatieve sportverenigingen en sportverenigingen voor personen met een handicap: 7 vertegenwoordigers;
B. de sportinstellingen en sportorganisaties: 1 vertegenwoordiger;
C. de onderwijsinstellingen: 1 vertegenwoordiger,
bij voorkeur een persoon namens de Stichting Vlaamse Schoolsport (SVS).
27.1 Tijdstip van de stemming
De leden van de Raad van Bestuur worden verkozen door de stemgerechtigde leden van de Algemene Vergadering tijdens de eerste Algemene Vergadering die plaats heeft na de installatie van de nieuwe Gemeenteraad.
27.2 Wijze van stemmen door elke afgevaardigde
Een stemgerechtigd lid kan enkel stemmen voor de voorgedragen kandidaten van de groep waartoe zijn vereniging, instelling, organisatie of onderwijsinstelling behoort.
Een afgevaardigde mag maximaal zoveel stemmen uitbrengen als er mandaten te begeven zijn voor zijn groep (zie artikel 26).
27.3 Aantal kandidaten
Een vereniging, instelling, organisatie of schoolinstelling kan slechts één persoon (van zijn aangesloten leden) voordragen.
27.4 Verloop van de stemming
Wanneer het aantal kandidaten voor een groep gelijk is, of kleiner dan het aantal voor deze groep beschikbare mandaten, zijn de kandidaten automatisch verkozen.
Wanneer het aantal kandidaten groter is dan het aantal voor deze sporttakkengroep beschikbare mandaten, wordt door de aanwezige vertegenwoordigers van die groep gekozen. Een afgevaardigde mag maximaal slechts zoveel stemmen uitbrengen als er mandaten zijn toegekend aan zijn groep (zie ook art. 27.2).
De kandida(a)ten met het hoogst aantal bekomen stem(men) is/zijn verkozen.
28.1 Diversiteitregel
Ter gelegenheid van de initiële bijeenkomst van de nieuw verkozen Raad van Bestuur zal in voorkomend geval de Raad zodanig leden coöpteren zodat de Raad bij zijn eindsamenstelling uit niet meer dan 2/3 leden van een zelfde geslacht bestaat (diversiteitregel).
Bij deze eventuele coöptatie zal de Raad rekening houden met kandidaten die niet verkozen werden en die in aanmerking komen om te voldoen aan de diversiteitregel.
28.2 Coöptatie van deskundigen
De Raad van Bestuur kan leden coöpteren in zoverre het totaal aantal leden de 9 niet overschrijdt.
Ter gelegenheid van een coöptatie kan de Raad rekening houden met kandidaten die in eerste instantie niet verkozen werden.
Briefwisseling, documenten en akten worden namens de Gemeentelijke Sportraad ondertekend door twee leden van het Dagelijks Bestuur, bij voorkeur de Voorzitter en de Secretaris.
De Sportraad wordt naar buiten vertegenwoordigd door de leden van de Raad van Bestuur.
Het huishoudelijk reglement werd opgemaakt door de Raad van Bestuur en aanvaard door de Algemene Vergadering van 1 maart 2013. Dit huishoudelijk reglement treedt in voege samen met de door de Gemeenteraad goedgekeurde Statuten.