Participatiereglement
Artikel 1 (principes)
In dit reglement wordt invulling gegeven aan een aantal vormen van inspraak, betrokkenheid en participatie vanwege de burgers en doelgroepen ten aanzien van het beleid, de besluitvorming en de dienstverlening. Het reglement is niet beperkend bedoeld. Het gemeente- en OCMW-bestuur kunnen in functie van de omstandigheden ook nog op andere manieren de burgers informeren, raadplegen, inspraak geven en laten participeren.
Artikel 2 (definities)
Een ‘melding’ is een mondeling, schriftelijk of langs digitale weg gegeven signaal van een toestand waarbij een tussenkomst van een gemeente- of OCMW-dienst gewenst is.
Een ‘suggestie’ is een voorstel voor verbetering van een dienstverlening en/of de werking van een dienst.
Iedere burger heeft het recht meldingen, suggesties of vragen om informatie bij de organen van de gemeente en het welzijnshuis (OCMW) in te dienen. In het courant taalgebruik worden dergelijke meldingen en suggesties gevat met het woord signaalkaart.
Artikel 3 – (typeformulieren)
De meldingen en suggesties worden bij voorkeur ingediend via een daarvoor voorzien typeformulier signaalkaart. Dit formulier is beschikbaar via het formulierenloket op de website van de gemeente/OCMW. Het is minstens in papieren versie beschikbaar bij het onthaalloket in het MAC (gemeentehuis) en het onthaalloket van het welzijnshuis (OCMW).
De vragen worden bij voorkeur gemaild naar info@middelkerke.be . Er wordt een ontvangstbevestiging gemaild.
De meldingen en suggesties kunnen ook schriftelijk ingediend worden bij het onthaalloket van het MAC (gemeentehuis) en het onthaalloket van het OCMW (welzijnshuis) of gestuurd worden naar gemeentehuis, communicatiedienst, Spermaliestraat 1 te 8430 Middelkerke.
Artikel 4 – (verwerking)
De meldingen en suggesties worden zo snel mogelijk behandeld en beantwoord door het bevoegde orgaan of door de bevoegde dienst.
Artikel 5 (principe)
Om het bestuur te adviseren over het beleid wordt een beroep gedaan op gemeentelijke adviesraden of andere overlegstructuren met burgers, verenigingen en/of doelgroepen.
De gemeenteraad/OCMW-raad stelt voor dat iedere adviesraad statuten en/of een huishoudelijk reglement vaststelt, met daarin een nadere omschrijving van het adviesdomein, de samenstelling, de basisregels i.v.m. de werking en de wijze waarop de adviesverlening gebeurt.
Artikel 6 (overzicht)
Een overzicht van de adviesraden is beschikbaar op de website van de gemeente www.middelkerke.be. Op de website worden tevens de statuten, huishoudelijk reglement (indien beschikbaar) en verslagen van de adviesraad gepubliceerd.
Artikel 7 (samenstelling)
De wijze van samenstelling van de adviesraden wordt door de gemeenteraad/OCMW-raad bepaald in functie van voldoende representativiteit voor het betrokken domein.
Artikel 8 (verbodsbepaling)
Gemeenteraadsleden en leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen stemgerechtigd lid zijn.
Artikel 9 (gender)
Ten hoogste twee derde van de leden van een adviesraad of andere overlegstructuur (bedoeld in artikel 304 van het decreet over het lokaal bestuur) mag van hetzelfde geslacht zijn. Als dat niet het geval is, kan niet op rechtsgeldige wijze advies worden uitgebracht.
Artikel 10 (middelen)
Aan elke adviesraad of overlegstructuur (bedoeld in artikel 304 van het decreet over het lokaal bestuur) worden de nodige middelen ter beschikking gesteld voor een vlotte werking en vervulling van de adviesopdracht.
Artikel 11 (adviesverlening en –verwerking)
Wanneer door het bestuur advies wordt gevraagd, wordt dit advies gemotiveerd ingediend.
De betrokken adviesraad krijgt een gemotiveerd antwoord wanneer een advies niet wordt gevolgd.
Het advies wordt vermeld in de betrokken beslissing van het bestuur.
Artikel 12 (principe)
Het gemeentebestuur kan dorps- en wijkraden organiseren in functie van de omstandigheden.
Met de dorps- en wijkraden biedt het bestuur de inwoners van de betrokken wijken en/of deelgemeenten een kanaal voor participatie aan het beleid voor aangelegenheden die direct betrekking hebben op hun wijk of deelgemeente.
Er wordt vergaderd via het systeem van een open vergadering. Als de wijk- of dorpsraad de vorm aanneemt van een overlegstructuur bedoeld in artikel 304 van het decreet over het lokaal bestuur dan zijn de bepalingen van hoofdstuk 3 van dit reglement van toepassing.
Artikel 13 (participatieambtenaar)
De participatieambtenaar vervult de rol van de verbindingspersoon tussen de wijk- of dorpsraad en het gemeentebestuur.
Artikel 14 (principe)
Het bestuur kan zowel over algemene thema’s als over specifieke dossiers inspraakvergaderingen, bewonersbevragingen, enquêtes en dergelijke organiseren.
Hun praktische organisatie gebeurt in functie van een maximaal bereik van de betrokken doelgroep(en). Zij worden goed gecommuniceerd. Hun praktische modaliteiten (vorm, plaats, tijdstip, termijn,…) zijn voldoende laagdrempelig en burgervriendelijk.
Artikel 15
Openbare onderzoeken die voorgeschreven zijn door bijzondere regelgevingen (bijv. inzake ruimtelijke ordening,…) worden georganiseerd overeenkomstig de bijzondere bepalingen daaromtrent.
Artikel 16
§1. Om rekening te kunnen houden met de mening van de burger wil het lokaal bestuur bij grotere projecten participatietrajecten uitwerken. Het bestuur houdt daarbij rekening met de aard van het project, het mogelijke resultaat en de impact ervan op de buurt en de hele gemeente.
§2. Bij een participatietraject worden alle relevante doelgroepen geïnformeerd en gehoord. Dit kan gaan om de inwoners, de gebruikers, de lokale middenstand, … en is afhankelijk van de aard van het project. Samen met deze doelgroepen wil het bestuur zo tot een optimaal resultaat komen.
Artikel 17 (principe)
Het bestuur waakt over een objectieve, tijdige en verstaanbare verspreiding van informatie. Het bestuur maakt op eigen initiatief zaken openbaar. Ook de burger kan een verzoek indienen om stukken te raadplegen.
Artikel 18 (vrij raadpleegbaar)
Iedereen kan volgende bestuursdocumenten, nadat ze volledig zijn opgemaakt en goedgekeurd, raadplegen via www.middelkerke.be:
Artikel 19 (op aanvraag)
§1. Andere bestuursdocumenten dan voorzien in artikel 18 kunnen ook worden ingezien, na schriftelijke aanvraag. Dat kan per brief, e-mail of webformulier. Het bestuur volgt hiervoor de regelgeving van het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
§2. Een verzoek om openbaarmaking kan schriftelijk ingediend of persoonlijk overhandigd worden. Bij de aanvraag moet de aanvrager altijd zijn identiteit bekend maken. De aanvraag bevat minstens volgende informatie: naam aanvrager, adres, de informatie die nodig is om het gevraagde bestuursdocument te identificeren, de keuze voor inzage of afschrift, de vorm waarin de aanvrager de gevraagde informatie wil ontvangen. Indien de vraag niet voldoende duidelijk geformuleerd is, kan het bestuur de aanvraag weigeren. Ook anonieme aanvragen worden geweigerd.
§3. De aanvrager hoeft geen belang aan te tonen wanneer hij/zij inzage vraagt in bestuursdocumenten. Indien de aanvrager openbaarmaking van persoonsgegevens vraagt, moet de aanvrager wel aantonen dat hij rechtstreeks en persoonlijk belang heeft bij die informatie of over de beslissing waarop de informatie betrekking heeft.
§4. De termijn voor de behandeling van het openbaarheidsverzoek bedraagt 20 kalenderdagen. Deze termijn kan uitzonderlijk verlengd worden tot 40 dagen, mits motivering. De termijn gaat in op de dag nadat de aanvraag geregistreerd of ontvangen is.
Artikel 20 (beroep)
Als het bestuur een aanvraag weigert, kan tegen deze beslissing beroep aangetekend worden en dit uiterlijk 30 kalenderdagen na het versturen van de beslissing.
Een beroep instellen gebeurt bij de beroepsinstantie inzake de openbaarheid van bestuur (via mail: openbaarheid@vlaanderen.be of per brief, gericht aan: Departement Kanselarij en Bestuur, Beroepsinstantie openbaarheid van bestuur, Havenlaan 88, bus 20, 1000 Brussel) uiterlijk 30 kalenderdagen na ontvangst van de beslissing.
Artikel 21 (principe)
Er wordt in principe om 18 uur op de dag van de gemeenteraadszitting een vragenuur voor inwoners en tweede verblijvers georganiseerd.
Dit vragenuur maakt geen deel uit van de gemeenteraadszitting.
De concrete datum, aanvangsuur en locatie worden bekend gemaakt via de website van de gemeente en via eventueel andere passend geachte media.
Artikel 22 (vragensteller)
Vragen voor het vragenuur kunnen worden ingediend door:
Artikel 23 (welke vragen?)
De vragen moeten betrekking hebben op zaken van gemeentelijk belang en bij voorkeur verband houden met de punten die op de agenda van de gemeente- of OCMW-raadszitting staan, volgend op het vragenuur.
Worden niet behandeld en onontvankelijk verklaard:
De burgemeester oordeelt of een vraag al of niet behandeld wordt. De vragensteller (indien gekend) krijgt hieromtrent opvolging.
Op een vraag kan schriftelijk geantwoord worden.
Een vraagsteller kan maximum twee vragen per vragenuur indienen.
Artikel 24 (wijze van indienen)
De vragen worden bij voorkeur ingediend via het typeformulier. Dit formulier is beschikbaar via het formulierenloket op de website van de gemeente/OCMW. Het is in papieren versie beschikbaar bij het onthaalloket in het MAC (gemeentehuis) of in het onthaalloket van het OCMW (welzijnshuis).
De vragen worden bij voorkeur gemaild naar secretariaat@middelkerke.be . Er wordt een ontvangstbevestiging gemaild.
De vragen kunnen ook schriftelijk ingediend worden bij het onthaalloket van het MAC (gemeentehuis) of in het onthaalloket van het OCMW (welzijnshuis) of gestuurd worden naar gemeentehuis, secretariaat, Spermaliestraat 1 te 8430 Middelkerke.
Artikel 25 (termijn)
De vragen moeten minstens vijf kalenderdagen vóór de dag waarop het vragenuur plaatsvindt ingediend worden. (Voorbeeld: indien vragenuur op woensdag, dan vragen indienen ten laatste op de vrijdag ervoor.)
Vragen die later worden ingediend komen aan bod tijdens een daaropvolgend vragenuur of worden schriftelijk beantwoord.
Artikel 26 (verloop)
De vraagsteller krijgt via mail bericht ivm de ontvankelijkheid van de vraag en de verdere practica ivm de behandeling ervan (zoals datum en uur, locatie). Indien geen mailadres beschikbaar gebeurt de melding via gewone post.
De vragen worden behandeld volgens tijdstip van indiening.
Het vragenuur is openbaar.
De vraagsteller heeft het recht om de vraag beknopt mondeling toe te lichten.
De burgemeester leidt het vragenuur.
Tijdens het vragenuur worden de vragen beantwoord door de burgemeester of de betrokken leden van het college van burgemeester en schepenen/vast bureau. De eventueel aanwezige gemeenteraadsleden zijn niet gerechtigd om tussen te komen tijdens het vragenuur.
Indien niet alle vragen binnen het voorziene tijdsbestek behandeld zijn, worden de resterende vragen bij voorrang behandeld tijdens het volgende vragenuur of worden de vragen schriftelijk beantwoord.
Artikel 27 (verslag)
De ingediende en ontvankelijke vragen worden, samen met de antwoorden, gebundeld in een verslag.
Dit verslag wordt geanonimiseerd op de website van de gemeente gepubliceerd.
Artikel 28 (wat is een klacht?)
Onder ‘klacht’ wordt in dit reglement verstaan: een manifeste uiting waarbij een ontevreden burger bij het bestuur van gemeente of OCMW klaagt over een door dit bestuur al dan niet verrichte handeling of prestatie van de ambtelijke organisatie en dienstverlening.
Het bestuur: klachten kunnen betrekking hebben op zowel het niet correct handelen van ambtenaren, personeelsleden als op het niet correct handelen van mandatarissen. Klachten ivm het niet correct handelen en/of het (niet-)optreden van Lokale Politie, het autonoom gemeentebedrijf of andere overheden vallen niet onder de toepassing van dit reglement.
Met niet correct handelen wordt een inbreuk bedoeld tegen de deontologische codes van mandatarissen en personeelsleden.
Een klacht kan betrekking hebben op:
1. een foutief verrichten van een handeling of prestatie;
2. het afwijken van de vastgelegde of gebruikelijke werkwijze;
3. het niet uitvoeren van een handeling of prestatie.
Artikel 29 (wat is geen klacht?)
Deze klachtenprocedure is niet van toepassing op vragen om informatie, meldingen, suggesties, petities, voorstellen van burgers en de verzoekschriftenprocedure.
Deze klachtenprocedure is niet van toepassing op formele beroepen en bezwaren.
Deze klachtenprocedure is niet van toepassing op algemene klachten over de regelgeving, algemene klachten over het (al dan niet) gevoerde beleid of klachten over beleidsvoornemens of verklaringen. Deze klachtenprocedure is niet van toepassing op de werking of de beslissingen van de politieke instellingen.
Artikel 30 (wie kan klachten indienen?)
Elke belanghebbende heeft het recht een klacht te formuleren.
Ook een medewerker van de diensten van het bestuur kan, in de hoedanigheid van burger, een klacht uiten volgens deze klachtenprocedure.
Artikel 31 (klachtencoördinator)
De algemeen directeur is klachtencoördinator.
De klachtencoördinator registreert alle klachten en ziet er op toe dat de behandeling van een klacht conform de klachtenprocedure verloopt.
De klachtencoördinator zorgt voor de rapportering en doet aanbevelingen.
De coördinatie van de klachten berust bij het secretariaat van de gemeente onder leiding van de algemeen directeur.
Iedereen die betrokken is bij de uitvoering van een klachtenprocedure en daarmee de beschikking krijgt over gegevens die vertrouwelijk zijn, is verplicht tot geheimhouding daarvan.
Artikel 32 (klachtenbehandelaar)
Als klachtenbehandelaar treedt op:
1. De hiërarchisch overste van degene tegen wiens gedraging de klacht is gericht en die zelf niet bij de gedraging waarover wordt geklaagd betrokken is geweest.
2. Het college van burgemeester en schepenen/vast bureau indien het een klacht betreft tegen een gedraging van de algemeen directeur of de financieel directeur.
3. De respectievelijke politieke organen (behoudens andersluidende wettelijke of reglementaire bepalingen) indien het een klacht betreft tegen een gedraging van burgemeester, een schepen of raadslid.
4. De algemeen directeur in geval van twijfel en voor zover hij niet bij de klacht betrokken is.
Artikel 33 (procedure klachtenbehandeling)
1. Ontvangen van een klacht
Een klacht kan mondeling ingediend worden (bij elke ambtenaar en mandataris), schriftelijk (brief, mail, webformulieren) of telefonisch.
Indien de mondelinge of telefonische klacht niet onmiddellijk kan worden opgelost, moet ze schriftelijk vastgelegd worden (volgens model ‘klachtenformulier’) en de verdere procedure ‘klachtenbehandeling’ volgen.
Een onmiddellijk opgeloste klacht wordt als een opmerking beschouwd en wordt niet verder behandeld via de klachtenregeling, behoudens indien de klager het anders wenst. In voorkomend geval moet de klacht schriftelijk vastgelegd worden.
Indien de klager dit wenst wordt hem via de klachtencoördinator of een door hem aangewezen ambtenaar hulp geboden bij het op schrift stellen of aanvullen van de klacht.
2. Meldingen voor een ander bestuur
Meldingen voor een ander bestuur of hogere overheid worden automatisch naar hen doorgestuurd.
De klager ontvangt een kopie (via brief of mail) van de melding aan dit bestuur. Hierop staan de contactgegevens van de volgens de behandelende ambtenaar verantwoordelijke overheid.
3. Vastleggen klacht in register
Alle schriftelijk ingediende klachten worden bezorgd aan de klachtencoördinator.
De klachtencoördinator zorgt voor de registratie van alle klachten in een klachtenregister.
Via dit klachtenregister worden de rapportages opgemaakt.
In dit register worden per klacht volgende gegevens genoteerd:
4. Onderzoek naar de ontvankelijkheid van de klacht
De klachtencoördinator voert het ontvankelijkheidonderzoek.
Principieel wordt een klacht steeds verondersteld ontvankelijk te zijn, maw elke klacht moet op ontvankelijkheid onderzocht worden
Niet ontvankelijk zijn klachten die betrekking hebben op
De klachtencoördinator is niet verplicht de klacht te behandelen indien het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is.
5. Ontvangstbevestiging
Binnen de veertien kalenderdagen na het registreren van de klacht wordt door de klachtencoördinator een brief of mail met de ontvangstbevestiging en het resultaat van het ontvankelijkheidonderzoek verstuurd naar de klager.
6. Informele klachtbehandeling
De informele klachtenbehandeling is enkel van toepassing in de gevallen waarbij een klachtenbehandelaar werd aangeduid overeenkomstig artikel 32. – 1 van dit reglement.
Na ontvangst van het afschrift wordt door de klachtenbehandelaar binnen een week contact opgenomen met de klager.
Doel van het contact is het onderzoeken van de mogelijkheid om op een laagdrempelige wijze naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet te komen.
Middelen hiertoe zijn onder andere het geven van telefonische opheldering, het geven van een nadere toelichting, het geven van genoegdoening, het houden van een gesprek met beklaagde of het houden van een bemiddelingsgesprek.
De klachtenbehandelaar stelt de klachtencoördinator zo spoedig als mogelijk op de hoogte via brief of mail van het resultaat van het contact met klager.
Indien door de klager is aangegeven dat naar tevredenheid aan diens klacht tegemoet is gekomen, wordt hiervan door de klachtencoördinator binnen twee weken een schriftelijke bevestiging verzonden via brief of mail.
7. Onderzoek naar de gegrondheid van de klacht
De klachtenbehandelaar onderzoekt in eerste instantie of de klacht gegrond is en formuleert een advies ter zake.
Gronden kunnen minstens zijn:
8. Beoordeling van een klacht
Via feitenonderzoek en het advies van de klachtenbehandelaar wordt door de klachtencoördinator een ‘oordeel’ geveld.
Minstens volgende gegevens worden in aanmerking genomen bij de beoordeling van een klacht:
De klacht
Achtergrond
Gevoerd onderzoek
Bevindingen
Beoordeling en conclusie
Het resultaat
9. Gevolg aan de klacht
Voor de klager via de klachtencoördinator:
intern via de klachtencoördinator voorstel tot:
10. Termijn van behandeling
Binnen de twee maanden na het registreren van de klacht wordt de uitslag van het klachtenonderzoek naar de klager gestuurd via brief of mail.
Indien het niet mogelijk is deze termijn te respecteren geeft de klachtencoördinator daarvan klager schriftelijk bericht (via brief of mail) met vermelding van de reden van de overschrijding van de termijn en van de termijn waarbinnen hij de bedoelde mededeling zal doen.
Artikel 34 (rapportering)
§1. De rapportage gebeurt geanonimiseerd.
§2. Aan managementteam:
Door klachtencoördinator
Jaarlijks
Inhoudelijk:
§3. Aan college van burgemeester en schepenen/vast bureau:
Door klachtencoördinator
Jaarlijks
Inhoudelijk:
§4. Aan gemeenteraad/OCMW-raad:
Door klachtencoördinator
Jaarlijks
Inhoudelijk:
Artikel 35 (bekendmaking)
Het bestuur zal het bestaan van de klachtenregeling permanent en herhaaldelijk bekendmaken via verschillende beschikbare kanalen.
Artikel 36 (verwijzing)
Iedere burger heeft het recht verzoekschriften, door een of meer personen ondertekend, schriftelijk bij de organen van de gemeente en het OCMW in te dienen.
Voor de regeling in dit verband wordt verwezen naar de toepasselijke bepalingen vervat in de huishoudelijke reglementen van de betrokken organen.
Artikel 37 (verwijzing)
De gemeenteraad kan beslissen om de inwoners te raadplegen over bepaalde aangelegenheden. Hij organiseert een volksraadpleging als de inwoners van de gemeente daartoe een verzoek hebben ingediend dat voldoet aan de decretaal gestelde voorwaarden.
Persoonlijke aangelegenheden en aangelegenheden betreffende de jaarrekeningen, het meerjarenplan en de aanpassingen ervan, de gemeentebelastingen en de retributies kunnen niet het voorwerp zijn van een volksraadpleging.
Voor de regeling in verband met de gemeentelijke volksraadpleging wordt verwezen naar de toepasselijke bepalingen vervat in het decreet over het lokaal bestuur.