Jumelagecomité
Het doel van het jumelagecomité is het bevorderen van de wederzijdse relaties met de jumelagesteden en -gemeenten van de gemeente Middelkerke en dit in de meest ruime zin.
Dit behelst onder meer, doch niet limitatief, het organiseren van festiviteiten met de jumelagepartners, het organiseren en bijwonen van beurzen, het promoten van de gemeente Middelkerke, het ondersteunen van het toerisme van de gemeente Middelkerke, het bevorderen van uitwisselingen tussen burgers en verenigingen.
Dit alles zowel op het grondgebied van de gemeente Middelkerke als op het grondgebied van de jumelagesteden en -gemeenten.
De zetel van het jumelagecomité Middelkerke bevindt zich op de zetel van het gemeentebestuur Middelkerke, Spermaliestraat 1, 8430 Middelkerke.
Het jumelagecomité wordt samengesteld voor de duur van een legislatuur en valt derhalve samen met de duur van de bestuursperiode van de gemeenteraad van Middelkerke.
Eventuele vervroegde verkiezingen of herverkiezingen binnen de gemeente Middelkerke hebben een hernieuwing van het comité tot gevolg en ontbinden automatisch het bestaande comité.
De secretaris van het jumelagecomité zal bij het begin van een nieuwe bestuursperiode in overleg met de bevoegde schepen de continuïteit van de werking van het comité verzekeren en de nodige stappen ondernemen die noodzakelijk zijn voor de samenstelling van het nieuwe comité.
Het aantal leden van het comité wordt bepaald op minimum vijf en maximum twintig (de schepen tot wiens takenpakket toerisme behoort niet meegeteld).
Ten hoogste twee derde van de leden van het comité is van hetzelfde geslacht.
De schepen tot wiens takenpakket toerisme behoort maakt ambtshalve en met raadgevende stem deel uit van het jumelagecomité.
Leden dienen volwassen inwoners te zijn van de gemeente Middelkerke.
Bij het begin van de legislatuur wordt een oproep gedaan om deel uit te maken van het jumelagecomité. Dit gebeurt via minstens het gemeentelijk informatieblad en de website van de gemeente.
Leden die tijdens een vorige bestuursperiode deel uitmaakten van het jumelagecomité kunnen zich opnieuw kandidaat stellen.
Kandidaturen worden ingediend bij het college van burgemeester en schepenen via de daarvoor voorziene typeformulieren.
De leden worden aangeduid door het college van burgemeester en schepenen uit de lijst van geldige kandidaturen.
Het niet aanvaarden van kandidaturen moet gemotiveerd worden. De betrokken kandidaten worden hierover schriftelijk geïnformeerd.
Indien er meer dan 20 kandidaten zijn, zal het college van burgemeester en schepenen een gemotiveerde keuze maken uit de lijst van de geldige kandidaturen. De niet-weerhouden kandidaten worden ingeschreven op een wachtlijst.
De leden kunnen te allen tijde zelf ontslag nemen door dit schriftelijk mee te delen aan het college van burgemeester en schepenen.
Het college van burgemeester en schepenen kan te allen tijde leden ontslaan. De reden voor het ontslag wordt door het college van burgemeester en schepenen gemotiveerd en schriftelijk meegedeeld aan het betrokken lid.
Indien in de loop van de bestuursperiode plaatsen in het comité vacant worden kunnen deze door het college van burgemeester en schepenen ingevuld worden met kandidaten die op de eventuele wachtlijst ingeschreven zijn of uit eventuele nieuwe kandidaten na een oproep bedoeld in artikel 5.
Het lidmaatmaatschap van het jumelagecomité is kosteloos en onbezoldigd.
Het comité wordt bestuurd door één voorzitter en twee ondervoorzitters.
De voorzitter en één ondervoorzitter worden aangesteld op voordracht van het college van burgemeester en schepenen en dit voor de duur zoals voorzien in artikel 3 van het reglement.
Het lidmaatschap van het college van burgemeester en schepenen is niet onverenigbaar met het voorzitterschap van het jumelagecomité.
De tweede ondervoorzitter wordt verkozen via geheime stemming uit de leden van het jumelagecomité op de installatievergadering van het jumelagecomité.
De kandidaat-ondervoorzitters richten hun kandidatuur ten laatste 7 dagen voor de installatievergadering aan de secretaris van het jumelagecomité.
Indien er zich geen kandidaten hebben aangemeld wordt de ondervoorzitter op een daarop volgende vergadering aangesteld via geheime stemming tussen de kandidaten die zich minstens 7 dagen voor de betrokken vergadering kandidaat hebben gesteld.
Bij afwezigheid van de voorzitter worden zijn taken waargenomen door de oudste van de twee ondervoorzitters.
Het financieel beheer van het jumelagecomité gebeurt door een penningmeester. Deze penningmeester wordt verkozen via geheime stemming uit de leden van het jumelagecomité op de installatievergadering van het jumelagecomité.
De kandidaat-penningmeesters richten hun kandidatuur ten laatste 7 dagen voor de installatievergadering aan de secretaris van het jumelagecomité.
Indien er zich geen kandidaten hebben aangemeld wordt de penningmeester op een daarop volgende vergadering aangesteld via geheime stemming tussen de kandidaten die zich minstens 7 dagen voor de betrokken vergadering kandidaat hebben gesteld.
Een ambtenaar van de gemeente Middelkerke fungeert als secretaris van het jumelagecomité. Deze ambtenaar wordt aangeduid door het college van burgemeester en schepenen.
Het jumelagecomité vergadert minstens viermaal per kalenderjaar.
De bijeenroeping gebeurt door de voorzitter. De bijeenroeping gebeurt schriftelijk minstens 7 dagen voor de vergadering, tenzij in spoedeisende gevallen.
De bijeenroeping omvat steeds een agenda (met beknopte toelichting).
De bijeenroeping kan gebeuren via mail.
Het jumelagecomité dient eveneens samen te komen indien een schriftelijk verzoek gericht wordt aan de voorzitter, ondertekend door ten minste 1/4de van de leden van het jumelagecomité.
Hierbij dient het jumelagecomité binnen de dertig dagen na ontvangst van het verzoek samengeroepen te worden. De poststempel geldt als ontvangstdatum, bij manuele afgifte geldt de datum van het ontvangstbewijs, bij mail geldt de datum van ontvangstbevestiging.
Het jumelagecomité kan slechts geldig vergaderen als minstens de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig is. Het comité kan, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen of beslissen over de onderwerpen die voor de tweede keer op de agenda voorkomen.
Er wordt gestreefd naar consensus bij het nemen van beslissingen. De besluiten worden genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Onder volstrekte meerderheid van stemmen wordt verstaan: meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen, onthoudingen niet meegerekend. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen.
Van elke vergadering wordt een verslag gemaakt door de secretaris.
Het verslag wordt ter kennis gebracht aan alle leden van het jumelagecomité en aan het college van burgemeester en schepenen.
Het jumelagecomité zal verslag uitbrengen over zijn werking aan het college van burgemeester en schepenen als deze daarom verzoekt.
Het jumelagecomité werkt autonoom en kan vrij contacten leggen met de bestaande jumelagesteden en –gemeenten.
Het opstarten van nieuwe jumelages of het beëindigen van bestaande jumelages behoort niet tot de bevoegdheid van het jumelagecomité. Hiervoor is enkel het college van burgemeester en schepenen bevoegd.
Het staat het jumelagecomité vrij hierover voorstellen te formuleren of advies te geven aan het gemeentebestuur.
Het comité zal er steeds over waken dat de belangen en het imago van de gemeente Middelkerke niet geschaad worden tijdens zijn werking.
Uitnodigingen voor bezoeken van en naar de jumelagesteden en –gemeenten worden, behoudens bij hoogdringendheid, steeds vooraf in het jumelagecomité besproken en goedgekeurd.
Het jumelagecomité staat zelf in voor de organisatie van de eventuele bezoeken door het comité van en aan de jumelagesteden en –gemeenten.
Het comité beschikt over een eigen rekening en budget. Op het einde van ieder kalenderjaar wordt een programma en budget opgesteld en vastgelegd voor het komende werkjaar. Het budget zal steeds zo worden opgemaakt dat er geen tekorten op de rekening ontstaan.
De penningmeester staat in voor het financieel beheer van het jumelagecomité.
Het budget van het jumelagecomité van het komende werkjaar zal ter goedkeuring voorgelegd worden aan het college van burgemeester en schepenen tijdens het trimester voorafgaand aan het werkjaar. De jaarrekening en daarbij horende stavingstukken van het jumelagecomité zullen ter vaststelling voorgelegd worden aan het college van burgemeester en schepenen tijdens het eerste trimester van het volgend werkjaar.
Het gemeentebestuur Middelkerke voorziet jaarlijks een werkingsbudget voor het jumelagecomité van maximum € 15.000. Dit werkingsbudget moet het jumelagecomité in staat stellen zijn taken naar behoren te vervullen.
Het jumelagecomité doet bij het begin van ieder werkjaar een aanvraag bij het college van burgemeester en schepenen voor een werkingsbudget.
Voor (werk)bezoeken of deelname aan activiteiten in de officiële jumelagesteden of –gemeenten van de gemeente Middelkerke kan voorzien worden in een vergoeding voor overnachting ter plaatse voor de leden.
Deze overnachtingen moeten gereserveerd worden in een modaal hotel, waarvan de kostprijs steeds voorafgaandelijk moet goedgekeurd worden door het jumelagecomité. Er kunnen maximaal drie opeenvolgende overnachtingen in rekening gebracht worden per bezoek.
Daarnaast is het aantal nachten dat kan vergoed worden beperkt tot het aantal nachten dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van de taken die verband houden met de activiteiten van het jumelagecomité. Extra nachten vallen ten laste van het lid.
Voor (werk)bezoeken of deelname aan activiteiten in de officiële jumelagesteden of –gemeenten van de gemeente Middelkerke wordt voorzien in een forfaitaire vergoeding (op basis van de kostprijs van een tankbeurt) voor de vervoersonkosten voor de leden.
De toekenning en de uitbetaling van de hierboven beschreven onkostenvergoedingen gebeurt volgens de modaliteiten die beschreven staan in het huishoudelijk reglement.
Voor officiële vertegenwoordigers van de jumelagegemeenten (burgemeester, schepen, voorzitter jumelagecomité, afgevaardigde ambtenaar) die op bezoek komen in Middelkerke ter gelegenheid van een uitwisseling of activiteit in verband met de jumelage zal de gemeente Middelkerke voorzien in de nodige gastvrijheid. Hierbij zal het jumelagecomité maximaal twee hotelkamers met ontbijt ten laste nemen voor de duur van het officiële bezoek én voor zover dit is vereist.
Het jumelagecomité geeft minstens éénmaal per kalenderjaar aan het college van burgemeester en schepenen een overzicht van de activiteiten met de daaraan gekoppelde financiële implicaties.
Deze verslaggeving gebeurt telkens op een zitting van het college van burgemeester en schepenen in de maand december.
Alle betwistingen in verband met de toepassing van dit reglement worden behandeld door het college van burgemeester en schepenen, tenzij andere procedures zijn voorzien.
Wijzigingen aan dit reglement worden goedgekeurd door de gemeenteraad, na advies door het jumelagecomité.