Reglement van inwendig bestuur inzake modaliteiten voor innen van geringe dagontvangsten

Artikel 1

Een en ander gebeurt in overeenstemming met de bepalingen van artikel 162 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005.

Dit reglement van inwendig bestuur is van toepassing op alle personeelsleden die worden belast met het innen van geringe dagontvangsten op het ogenblik waarop het recht op ontvangst vastgesteld wordt en voor zover de inning verenigbaar is met hun ambt.

Artikel 2

De gemeentesecretaris kan, na advies van de financieel beheerder en binnen het kader van de algemene voorwaarden waaronder personeelsleden van de gemeente kunnen worden belast met het innen van geringe dagontvangsten zoals bepaald in dit reglement van inwendig bestuur, onder zijn verantwoordelijkheid bepaalde personeelsleden van de gemeente die onder zijn gezag staan, belasten met het innen van geringe dagontvangsten. Deze beslissing van de gemeentesecretaris wordt ter goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd indien ze niet overeenstemt met het advies van de financieel beheerder dat hij in volle onafhankelijkheid heeft verstrekt.

Artikel 3

Onder inning van dagontvangsten wordt verstaan het innen van kleine geldsommen in omstandigheden die noodzakelijk zijn voor het normale functioneren van de diensten. Het gaat om opbrengsten waarvan de schuldenaar niet vooraf kan worden aangeduid of over ontvangsten die moeilijk van de dienstverlening kunnen worden afgescheiden zonder dat de dienstverlening wordt gehypothekeerd. Het betreft dus niet het innen van meer algemene fiscale en niet-fiscale inkomsten, het debiteurenbeheer, waar de financieel beheerder in volle onafhankelijkheid voor instaat.

Artikel 4

Het innen van geld voor rekening van derden vreemd aan het bestuur, is verboden, tenzij één en ander wordt voorzien in een beheersovereenkomst goedgekeurd door de gemeenteraad.

In afwijking op het vorig lid,

• kan middels behoorlijk gemotiveerd besluit en na advies van de financieel beheerder,
• tijdelijk – voor een welbepaalde periode en op beperkte schaal – in vrijstelling worden voorzien.

Artikel 5

Het innen van geringe dagontvangsten kan zowel contant als elektronisch gebeuren. De beslissing vermeld in artikel 2, geeft aan op welke wijze één en ander in elk individuele situatie gebeurt. Cheques en overschrijvingsformulieren worden niet aanvaard.

Artikel 6

Het personeelslid dient op het ogenblik van de inning steeds een geldig ontvangstbewijs af te leveren op één van onderstaande wijzen:

• - een gemeentelijke “takszegel” voor een belasting of retributie;
• - een kasticket;
• - een factuur waarop door het personeelslid de vermelding ,,voldaan’’ wordt aangebracht evenals datum, handtekening, naam en functie;
• - een kwitantie overeenkomstig een eenvormig model.

In afwijking op het vorig lid, kunnen

• middels behoorlijk gemotiveerd besluit en na advies van de financieel beheerder,
• uitzonderingen worden toegestaan.

Artikel 7

De personeelsleden storten op geregelde tijdstippen het totale bedrag van geïnde geringe dagontvangsten in de gemeentekas of – bij voorkeur – op een financiële rekening van het bestuur bij een bankinstelling, en verantwoorden die bedragen door een nauwkeurige invorderingsstaat volgens de onderrichtingen van de financieel beheerder. De ontvangsten en de storting ervan in de gemeentekas of op een financiële rekening van het bestuur bij een bankinstelling, worden in een kasboekhouding geregistreerd. Het personeelslid bezorgt hiertoe aan de financieel beheerder een stortingsbewijs en een verantwoordingsstuk dat staaft hoe het gestorte bedrag is samengesteld.

De periodiciteit van het wegbrengen van het geld door het personeelslid naar de gemeentekas of de financiële rekening van het bestuur bij de bankinstelling, wordt bepaald op minstens 2x per maand. Een uitzondering op deze regel kan alleen toegestaan worden mits schriftelijk akkoord van de financieel beheerder die in volle onafhankelijkheid instaat voor het thesauriebeheer.

Artikel 8

Wanneer op een dienst één of meerdere personeelsleden zijn aangeduid om geringe dagontvangsten te innen, wordt door hen een elektronisch kasregister bijgehouden dat dagelijks wordt geupdated. In dit kasregister dienen alle verrichtingen van het personeelslid dat / de personeelsleden die belast is / zijn met de inning van geringe dagontvangsten te worden opgenomen alsook de betaalwijze.

Het kasregister dient per maand te worden afgesloten, uitgeprint, ondertekend door het / de personeelsl(i)ed(en) belast met innen van geringe dagontvangsten en geviseerd door het diensthoofd dat toeziet op het naleven van de bepalingen van dit reglement van inwendig bestuur. Een afschrift ervan wordt overgemaakt aan de financieel beheerder, samen met de nodige verantwoordingsstukken (kopies facturen, dubbel kasticket, volledig ingevulde kwitantieboekjes…).

In afwijking op het vorig lid, kan

• middels behoorlijk gemotiveerd besluit en na advies van de financieel beheerder,
• in vrijstelling voor het bijhouden van een kasregister worden voorzien.

Artikel 9

Aan de personeelsleden die belast zijn met contante inning van geringe dagontvangsten, wordt een beginvoorraad wisselgeld als kasgeld ter beschikking gesteld. De hoogte van de beginvoorraad wisselgeld als kasgeld is afhankelijk van de omvang en aard van de te ontvangen gelden en wordt, na advies van de financieel beheerder, middels behoorlijk gemotiveerd besluit vastgesteld.

Het kasgeld mag niet worden aangewend bij elektronische inning. Het kasgeld mag evenmin gebruikt worden als kasprovisie voor de betaling van geringe exploitatie-uitgaven van het dagelijks bestuur, die zonder uitstel zouden moeten gebeuren of die onmiddellijk zouden moeten worden gedaan voor de goede werking van de dienst.

Artikel 10

Bij het overhandigen van de beginvoorraad wisselgeld als kasgeld wordt een verklaring voor ontvangst ondertekend door het betrokken personeelslid, de financieel beheerder en de gemeentesecretaris. Bij uitdiensttreding / pensionering wordt door het personeelslid de beginvoorraad wisselgeld gestort in de gemeentekas of op een financiële rekening van het bestuur bij een bankinstelling. Op dit ogenblik zal eveneens een verificatie van de geldvoorraad plaatsvinden door de financieel beheerder. Indien onregelmatigheden worden vastgesteld bij deze verificatie, wordt verwezen naar de bepalingen ingeval van diefstal / verlies. In het andere geval wordt door de gemeentesecretaris, op basis van een document uit de boekhouding hem verstrekt door de financieel beheerder, kwijting verleend aan het personeelslid belast met het innen van geringe dagontvangsten.

Artikel 11

De geringe dagontvangsten moeten op een veilige plaats worden opgeborgen, behalve indien zij beschikbaar moeten zijn ten behoeve van de dienst. Hiermee wordt bedoeld dat deze gelden zowel buiten als tijdens de diensturen, indien geen personeel aanwezig is, moeten opgeborgen worden in een geldkoffer of brandkoffer.

De hoeveelheid contant geld aanwezig op de dienst, moet zo beperkt mogelijk worden gehouden en dient in ieder geval beneden het bedrag van de verzekerde waarde te blijven. De maximale hoogte van de op de dienst aanwezige hoeveelheid contant geld wordt, na advies van de financieel beheerder, middels behoorlijk gemotiveerd besluit vastgesteld.

Het bewaren van geld voor rekening van derden vreemd aan het bestuur is verboden, tenzij één en ander wordt voorzien in een beheersovereenkomst goedgekeurd door de gemeenteraad.

In afwijking op het vorig lid, kan

• middels behoorlijk gemotiveerd besluit en na advies van de financieel beheerder, tijdelijk – voor een welbepaalde periode en op beperkte schaal – in vrijstelling worden voorzien.
• het bestuur kan niet aansprakelijk worden gesteld voor diefstal of verlies van gelden die niet voor hem bestemd zijn.

Artikel 12

Minstens eenmaal per jaar verifieert de financieel beheerder of een door hem aangestelde persoon, onder zijn verantwoordelijkheid de kasboekhouding en de geldvoorraad van de personeelsleden die belast zijn met de inning van geringe dagontvangsten. Van zijn bevinden wordt een proces-verbaal gemaakt dat aan de gemeentesecretaris of aan het betrokken personeelslid wordt bezorgd. Dat proces-verbaal wordt zowel door het personeelslid als door de financieel beheerder ondertekend.

De financieel beheerder kan ten allen tijde en zonder voorafgaande verwittiging overgaan tot verificatie van de kasboekhouding en de geldvoorraad van de met inning van geringe dagontvangsten belaste personeelsleden. Hiervan wordt eveneens proces-verbaal opgesteld volgens de modaliteiten bepaald in het vorige lid.

Artikel 13

Het bestuur sluit voor het bewaren van gelden op de dienst en het transporteren van gelden naar de gemeentekas en / of een bankinstelling, een verzekering af bij een erkende verzekeringsinstelling. Tijdens het transport is er slechts een verzekering ten bedrage van 5.000,00 EUR. Het wegbrengen van geld moet steeds met de meeste zorg en discretie gebeuren, en ten belope van maximaal 5.000,00 EUR per vervoer.

Artikel 14

In geval van vaststellen van diefstal, legt het diensthoofd van het personeelslid belast met de inning van geringe dagontvangsten, onverwijld bij de lokale politie klacht neer. Iedere diefstal of verlies dient tevens onmiddellijk gemeld te worden aan de financieel beheerder voor budgettaire en boekhoudkundige verwerking. Het bewijs van klachtneerlegging wordt overgemaakt aan de gemeenteontvanger.

De financieel beheerder brengt zonder verwijl de gemeentesecretaris schriftelijk op de hoogte van elk tekort dat toe te schrijven is aan diefstal en zorgt voor registratie van het bewijs van klachtneerlegging in de inkomende briefwisseling. De gemeentesecretaris stelt op zijn beurt het college van burgemeester en schepenen van één en ander in kennis. Er wordt zonder verwijl overgegaan tot verificatie van de kas teneinde het bedrag van het tekort vast te stellen. Aan het proces-verbaal van verificatie wordt toegevoegd een toelichting over de omstandigheden en de bewarende maatregelen die werden genomen.

Ingeval van diefstal of verlies zal het college van burgemeester en schepenen middels behoorlijk gemotiveerd besluit een uitspraak doen betreffende de aansprakelijkheid van de betrokken ambtenaar, rekening houdend met de omstandigheden en het relaas van de feiten. Hierbij is het volgende van toepassing: indien het personeelslid bij de uitoefening van zijn functies het bestuur of derden schade berokkent, is hij enkel aansprakelijk voor zijn bedrog of zijn zware schuld. Voor lichte schuld is hij enkel aansprakelijk als die bij hem eerder gewoonlijk dan toevallig voorkomt.

Artikel 15

De financieel beheerder meldt alle onregelmatigheden en nalatigheden ten spoedigste en schriftelijk aan de gemeentesecretaris die op zijn beurt het college van burgemeester en schepenen hiervan in kennis stelt.

Reglementaire historiek:

Voor intern gebruik: