Huwelijks- en retributiereglement
ARTIKEL 1 - Huwelijkslocaties
De huwelijksplechtigheden kunnen voltrokken worden op volgende locaties:
Huwelijksplechtigheden in openlucht op locatie zijn enkel mogelijk op zaterdag in de periode van 1 mei tot en met 30 september – zoals gespecificeerd in artikel 2 - en dit op volgende locatie (onder voorbehoud van beschikbaarheid en weersomstandigheden):
Bij slechte weersomstandigheden kan er beslist worden om de huwelijksplechtigheden in de raadzaal in het gemeentehuis te Middelkerke te laten plaatsvinden, zoals bepaald in artikel 4.2.
Niet-betalende huwelijken zijn enkel mogelijk in de raadzaal van het gemeentehuis.
ARTIKEL 2 - Huwelijkstijdstippen
De huwelijksplechtigheden kunnen voltrokken worden op volgende tijdstippen:
Op zaterdagnamiddag, zon- en feestdagen en geplande sluitingsdagen van het MAC worden er geen huwelijken voltrokken.
De huwelijken die op dezelfde dag worden voltrokken, worden op elkaar afgestemd en worden aansluitend voor of na het eerst gereserveerde huwelijk vastgelegd binnen het desbetreffende tijdsblok.
Maximum twee zaterdagen per maand in de periode van 1 mei tot en met 30 september kan er gehuwd worden aan de achterkant van het Silt met zicht op zee. Eén vaste zaterdag per maand wordt jaarlijks vastgelegd. Als de beschikbare tijdsstippen 09u00 – 10u00 -11u00 op deze vastgestelde zaterdagen ingevuld zijn kan er naar gelang de beschikbaarheid overgegaan worden tot het openstellen van een tweede zaterdag om te huwen aan de achterkant van het Silt met zicht op zee. Op de vastgestelde zaterdagen kan dan enkel geopteerd worden om te huwen op de buitenlocatie en vinden er geen huwelijken plaats in het gemeentehuis.
De tijdstippen (dagen en uren) van de huwelijksplechtigheden worden gecommuniceerd op de website van de gemeente www.middelkerke.be.
Duurtijd van de huwelijksplechtigheid:
Maximum 45 minuten (maximum 15 minuten plechtigheid – maximum 30 minuten receptie met één aangeboden glas door het gemeentebestuur);
Bij de huwelijksplechtigheden biedt het gemeentebestuur een trouwboekje en een relatiegeschenk aan.
ARTIKEL 3 – Retributie voltrekking huwelijken
3.1 De retributies voor de voltrekking van de huwelijken worden als volgt vastgelegd:
De retributie dekt de kosten die de gemeente maakt voor het materiaal, verplaatsingstijd en verplaatsingskosten van gemeentelijk personeel en de ambtenaar van de burgerlijke stand.
3.2 De retributie is verschuldigd door hen, in wiens voordeel of op wiens aanvraag de plechtigheid plaatsheeft en is onmiddellijk contant of via bancontact te betalen bij aangifte van het huwelijk, op gewoon verzoek.
Indien de betaling van de retributie niet gebeurde op het moment van de aangifte van het huwelijk, dan moet de retributie betaald worden op factuur binnen de 30 dagen vanaf de verzending van de factuur.
3.3 Annulatie huwelijksplechtigheid op de buitenlocatie
Als de huwelijksplechtigheid omwille van de weersomstandigheden, overmacht of veiligheidsredenen niet kan doorgaan op de buitenlocatie wordt de in artikel 3.1 betaalde retributie terugbetaald. Er is in dit geval door het gemeentebestuur geen intrest verschuldigd voor de termijn tussen de betaling en de terugbetaling van de retributie. De terugbetaling gebeurt op naam van de persoon die de retributie eerst betaalde.
ARTIKEL 4 – Invordering
Bij niet-betaling van de factuur binnen de gestelde termijn wordt er binnen de 15 dagen een herinneringsbrief verstuurd. De betaling dient te gebeuren binnen de 15 dagen. De uiterste betalingsdatum wordt vermeld op de brief.
Indien na het verstrijken van betalingstermijn van de 1ste betalingsherinnering geen betaling ontvangen werd, wordt er binnen de 15 dagen een tweede en tevens laatste betalingsherinnering verstuurd die geldt als ingebrekestelling om het bedrag binnen de 15 dagen te vereffenen. Deze betalingsherinnering wordt aangetekend verstuurd en de initiële factuur wordt vermeerderd met een administratieve meerkost van 7,50 euro. Zowel in de 1ste als de 2de herinnering wordt vermeld dat in geval van financiële moeilijkheden er een afbetalingsplan kan worden opgemaakt.
Het afbetalingsplan wordt opgemaakt met de dienstverantwoordelijke, eventueel in samenwerking met de sociale dienst van het OCMW. De afspraken worden schriftelijk vastgelegd en ter goedkeuring voorgelegd aan de financieel directeur, na wiens goedkeuring de afspraken voor alle partijen bindend worden.
Indien na het verstrijken van de betalingstermijn vermeld in het aangetekend schrijven geen betaling volgt of er geen afbetalingsplan werd afgesproken of het afbetalingsplan niet wordt gerespecteerd, wordt de schuld ingevorderd bij wet of decreet voorziene procedures en wordt het dossier overgemaakt aan het college van burgemeester en schepenen.
ARTIKEL 5 – Klachten m.b.t. factuur
Indien de retributieplichtige meent een fout ontdekt te hebben op de factuur, neemt de retributieplichtige contact op met de contactpersoon van de betreffende dienst. Dit moet gebeuren voor afloop van de betalingstermijn van de betrokken factuur. Indien er geen oplossing gevonden wordt met de betreffende dienst kan de retributieplichtige schriftelijk en gemotiveerd klacht/protest indienen bij het college van burgemeester en schepenen die hierover zal beslissen. Deze klacht of protest moet ingediend worden binnen de 30 dagen na verzending van de factuur. Bij gebrek aan klacht of protest wordt de factuur als onbetwist en opeisbaar beschouwd.
ARTIKEL 6 – Praktische modaliteiten huwen op buitenlocatie
Volgende praktische modaliteiten worden vastgelegd voor het gebruik van de buitenlocatie:
De buitenlocatie waarop huwelijken voltrokken kunnen worden is openbaar en blijft tijdens de ceremonie toegankelijk voor iedereen. Het is niet toegestaan om de locaties af te sluiten voor wandelaars, fietsers, bezoekers en/of toevallige voorbijgangers.
Bij huwelijksplechtigheden in openlucht op locatie behoudt het gemeentebestuur Middelkerke het recht om de huwelijksplechtigheid en op basis van de weersvoorspellingen (vanaf windkracht 5 Beaufort of bij kans op neerslag), te laten doorgaan in de raadzaal van het gemeentehuis te Middelkerke. Hiervoor wordt de dinsdag voor de huwelijksplechtigheid www.kustweerbericht.be/nl/ geraadpleegd.
Het lokaal bestuur Middelkerke voorziet een tafel en maximum acht stoelen op de buitenlocatie voor de huwelijksvoltrekking met eventuele getuigen alsook enkele zitplaatsen voor genodigden. Indien gewenst, kan de gebruiker eigen materiaal voorzien. Dit dient door de gebruiker opgezet en afgebroken te worden binnen het toegewezen tijdsslot.
De gemeente Middelkerke voorziet geen muziek op de buitenlocatie. De gebruiker kan echter wel zelf muziek voorzien indien gewenst. De geluidsnorm van maximum 85 dB dient hierbij gerespecteerd te worden.
Op de buitenlocatie is er geen toegang voorzien tot elektriciteit of wifi.
De gebruiker is verantwoordelijk voor schade toegebracht door hemzelf en/of zijn gasten. De gebruiker dient de schade de eerste werkdag na de feiten te melden. De eventuele herstelkosten zijn ten laste van de gebruiker.
Bij het gebruik van de buitenlocatie dient het terrein netjes achtergelaten te worden. De gebruiker dient alle afval op te ruimen en mee te nemen. Vuilniszakken moeten door de gebruiker zelf voorzien worden. Indien het terrein niet netjes is achtergelaten, zullen de opruimwerken gebeuren door de technische dienst van het lokaal bestuur. De kosten hiervoor zijn steeds ten laste van de gebruiker.
Op de buitenlocatie mag één (ceremonie)wagen voorrijden tot aan de hoofdingang van de locatie. De andere wagens dienen te parkeren op de publieke parkeerplaatsen of in de (ondergrondse) betaalparkings.
Het lokaal bestuur Middelkerke heeft te allen tijde het recht om de voltrekking van het huwelijk op de buitenlocatie te annuleren wegens veiligheidsredenen. De gebruiker zal de nodige schikkingen treffen om de openbare orde en veiligheid te verzekeren. Het lokaal bestuur is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen en schade.
Bij huwelijksvoltrekkingen mag er geen gebruik gemaakt worden van vuurwerk, vuurpijlen, vuurkorven en/of andere verrassingselementen op basis van rook of vuur.
ARTIKEL 7 – Praktische uitwerking
De gemeenteraad verleent aan het college van burgemeester en schepenen het mandaat om verder te beslissen met betrekking tot mogelijke secundaire modaliteiten en verdere concrete uitwerkingen van het nieuwe reglement betreffende huwelijksplechtigheden.
ARTIKEL 8 – Betwistingen
In het geval van betwistingen zijn de rechtbanken van het arrondissement van Brugge bevoegd.
ARTIKEL 9 – Wetgeving privacy
De persoonsgegevens verwerkt in het kader van dit retributiereglement worden met zorgvuldigheid en respect voor de privacy behandeld en beveiligd. Het gemeentebestuur van Middelkerke volgt hiervoor de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook wel General Data Protection Regulation of GDPR) en de Belgische privacywet.
Concreet betekent dit onder meer dat:
Een meer uitgebreid overzicht van het beleid op het vlak van verwerking van persoonsgegevens vindt de retributieplichtige terug op www.middelkerke.be.
ARTIKEL 10 – Inwerkingtreding
Dit reglement treedt onmiddellijk in werking en is van toepassing op huwelijksplechtigheden waarvan de aangifte gebeurt na 18 juni 2025.