Huishoudelijk reglement vast bureau
Hoofdstuk 1 - Algemene bepalingen
Artikel 1: situering
Dit huishoudelijk reglement stelt, in toepassing van artikel 54 van het Decreet Lokaal Bestuur, nadere regels vast met betrekking tot de werking van het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau van de gemeente Middelkerke.
Sommige bepalingen van dit huishoudelijk reglement nemen inhoudelijk bepalingen van het decreet over of verwijzen ernaar, andere zijn eigen nadere invullingen. Voor onderdelen of aspecten die in het decreet geregeld zijn, doch die in dit huishoudelijk reglement niet nog eens nadrukkelijk hernomen worden, gelden gewoon de decretale bepalingen. Wanneer zij op bepaalde punten niet geheel (meer) zouden overeenstemmen, hebben de decretale bepalingen steeds voorrang boven die van dit huishoudelijk reglement.
Artikel 2: definities
Artikel 3: algemene principes
§ 1 Het CBS en het vast bureau vergaderen aaneensluitend, tenzij er een ernstige reden is om hiervan af te wijken. Het college vergadert tegelijkertijd als politiecollege.
§ 2 De oproeping voor het CBS en het vast bureau gebeurt gebundeld.
Hoofdstuk 2 – Organisatie
Artikel 3: samenstelling
§ 1 Het CBS bestaat uit de burgemeester en 4 schepenen. De leden van het CBS zijn van rechtswege lid van het vast bureau. Als na de verkiezing van de voorzitter van het BCSD blijkt dat deze nog geen lid was van het CBS, wordt hij van rechtswege vanaf zijn eedaflegging als schepen toegevoegd aan het CBS en bijgevolg ook aan het vast bureau.
§ 2 Het CBS bestaat uit personen van verschillend geslacht.
§ 3 De rangorde van de schepenen wordt bepaald door de volgorde op de gezamenlijke akte van voordracht. De voorzitter van het BCSD die niet op de gezamenlijke akte van voordracht is opgenomen, is de laatste in rang.
De burgemeester wordt geacht een hogere rang in te nemen dan de schepenen. Dezelfde rangorde wordt gehandhaafd voor het vast bureau.
Artikel 4: vervanging
§ 1 Wanneer een schepen ontslag geeft of, conform de bepalingen op de akte van voordracht wordt opgevolgd, blijft hij in functie tot zijn opvolger de eed heeft afgelegd, tenzij bij onverenigbaarheid of wanneer de gemeenteraad beslist om het mandaat niet meer in te vullen.
§ 2 De vervangende schepen wordt de voorlaatste in rang, tenzij in de akte van voordracht werd bepaald dat hij de rang inneemt van de schepen die hij vervangt.
§ 3 Een schepen die ontslagnemend, tijdelijk afwezig of verhinderd is, wordt vervangen conform de bepalingen van het Decreet over het Lokaal Bestuur.
§ 4 De burgemeester die ontslagnemend, tijdelijk afwezig of verhinderd is, wordt vervangen conform de bepalingen van het Decreet over het Lokaal Bestuur.
Artikel 5: voorzitterschap
§ 1 De burgemeester is voorzitter van het CBS/ vast bureau.
§ 2 Wanneer de burgemeester tijdelijk afwezig of verhinderd is, wordt hij vervangen door de schepen die het hoogst in rang is, tenzij hij een schriftelijke vervangingsopdracht heeft gegeven aan een schepen van zijn keuze.
Hoofdstuk 3 – Bevoegdheden en delegatie van bevoegdheden
Artikel 6: bevoegdheden CBS/ vast bureau
§ 1 Het CBS/ vast bureau bereidt de dossiers voor de raad voor en voert de raadsbesluiten uit.
§ 2 Om tot een efficiënte beleidsvoorbereiding, -uitvoering en -evaluatie te komen, wordt, zonder afbreuk te doen aan het beginsel van de collegialiteit van het CBS/ vast bureau, een taakverdeling vastgelegd onder de leden van het CBS/ vast bureau.
§ 3 Het CBS/ vast bureau is bevoegd voor de door het DLB en andere wetgeving toegewezen bevoegdheden en de door de raad gedelegeerde bevoegdheden.
Artikel 7: bevoegdheden burgemeester
De burgemeester is bevoegd voor:
Artikel 8: bevoegdheden algemeen directeur
§ 1 De algemeen directeur is bevoegd voor het dagelijks personeelsbeheer. De raad bepaalt wat wordt verstaan onder dagelijks personeelsbeheer.
§ 2 De algemeen directeur is bevoegd voor de door het DLB en andere wetgeving toegewezen bevoegdheden en de door het CBS/ vast bureau gedelegeerde bevoegdheden.
§ 3 De algemeen directeur oefent de bevoegdheden, vermeld onder § 2 persoonlijk uit. De bevoegdheden, vermeld onder § 1 kan hij delegeren aan leidinggevende ambtenaren.
Artikel 9: ondertekeningsbevoegdheid
§ 1 De reglementen, verordeningen, akten en briefwisseling van het CBS/ het vast bureau / burgemeester, worden ondertekend door de voorzitter / burgemeester en medeondertekend door de algemeen directeur. De voorzitter tekent de documenten van het college met “burgemeester” en deze van het vast bureau met “voorzitter”.
§ 2 Deze bevoegdheid tot ondertekenen kan schriftelijk opgedragen worden:
Hoofdstuk 4 – Bijeenroeping en agenda
Artikel 10 – Bijeenroeping van het CBS/ vast bureau
§ 1 Het CBS/ vast bureau vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen. De gewone zittingen vinden plaats op dinsdag om 12u30 in het gemeentehuis.
§ 2 De agenda wordt op de vrijdag voorafgaand aan de vergadering digitaal ter beschikking gesteld van het CBS/ vast bureau, samen met de bijhorende stukken (indien digitaal beschikbaar). De papieren dossiers liggen, vanaf de verspreiding van de agenda tot het begin van de zitting, ter inzage op het gemeentehuis (in principe kabinet burgemeester, tenzij anders geregeld).
§ 3 In spoedeisende gevallen kan de voorzitter het CBS/ vast bureau samenroepen op de dag en het uur door hem bepaald. Deze oproeping met mededeling van de agenda gebeurt zo mogelijk elektronisch, maar kan ook mondeling gebeuren.
§ 4 Bij gebeurlijk defect van het mailsysteem en/of het digitaal notuleringsprogramma kan de oproeping en verspreiding van de agenda gebeuren via bode of andere manier die op dat ogenblik en in functie van de omstandigheden opportuun geacht wordt door de voorzitter.
Artikel 11: samenstelling van de agenda
§ 1 De agendapunten worden aangebracht door de diensten, elk voor de materie waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Voor het CBS/ vast bureau zijn volgende afzonderlijke agenda’s voorzien:
De agenda van het CBS (exclusief personeel) omvat als hoofdrubrieken de afdelingen en binnen iedere afdeling de betrokken diensten.
§ 2 De leden van het CBS/ vast bureau kunnen eveneens agendapunten aanbrengen. Zij laten deze, via de voor de materie verantwoordelijke dienst, administratief verwerken.
§ 3 Elk agendapunt bevat in principe volgende elementen:
§ 4 Enkel in spoedeisende gevallen kunnen na het afsluiten van de agenda door de diensten punten worden toegevoegd. De voorzitter oordeelt over de spoedeisendheid. Deze agendapunten voldoen aan § 3 van dit artikel.
Artikel 12: publicatie van de agenda
§ 1 De integrale agenda van de vergadering wordt digitaal ter beschikking gesteld van de leden van het CBS/ vast bureau.
§ 2 De agenda wordt ook digitaal ter beschikking gesteld aan het managementteam. Voor wat betreft de agendapunten die privacygevoelige informatie bevatten wordt enkel de titel ter beschikking gesteld.
Hoofdstuk 5 – Vergaderingen en quorum
Artikel 13: wijze van vergaderen
§ 1 De voorzitter zit de vergaderingen voor en opent en sluit de vergadering
§ 2 De vergaderingen zijn niet openbaar, behoudens andersluidend wettelijk of decretaal voorschrift. Deskundigen en personeelsleden kunnen toegelaten worden om toelichting te geven over bepaalde dossiers.
§ 3 De algemeen directeur of zijn vervanger woont de vergadering bij.
§ 4 De korpschef van de lokale politie of zijn vervanger mag de vergadering bijwonen voor de punten die betrekking hebben op het politiecollege.
§ 5 Het CBS/ vast bureau kan enkel beraadslagen en beslissen als de meerderheid van de leden aanwezig is.
Artikel 14: behandeling van de agendapunten
§ 1 De punten die vermeld staan op de agenda worden behandeld in de daardoor bepaalde volgorde, tenzij er uitdrukkelijk anders wordt over beslist.
§ 2 Het is voor een lid van het CBS/ vast bureau verboden deel te nemen aan de bespreking en de stemming over:
Deze bepalingen gelden niet wanneer het lid van het CBS/ vast bureau als vertegenwoordiger van het bestuur is aangewezen in de bedoelde instanties.
§ 3 De algemeen directeur adviseert het CBS/ vast bureau op beleidsmatig, bestuurlijk en juridisch vlak. Hij herinnert in voorkomend geval aan de geldende rechtsregels en vermeldt de feitelijke gegevens waarvan hij kennis heeft.
§ 4 Nadat de leden van het CBS/ vast bureau voldoende aan het woord zijn geweest en wanneer de voorzitter oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit hij de bespreking.
Artikel 15: besluitvorming
§ 1 Het CBS/ vast bureau beslist collegiaal en is collegiaal verantwoordelijk voor de genomen beslissingen.
§ 2 Wanneer, voorafgaand aan de vergadering, geen enkel lid van het CBS/ vast bureau op de daarvoor voorziene centrale agenda een agendapunt heeft aangewezen als “te bespreken” wordt stilzwijgend en unaniem ingestemd met het in het agendapunt opgenomen voorstel van beslissing.
§ 3 Wanneer de voorzitter na de bespreking van een agendapunt vaststelt dat er eensgezindheid is over de beslissing, wordt niet overgegaan tot stemming. Telkens wanneer een lid van het CBS/ vast bureau hierom verzoekt, wordt een agendapunt ter stemming voorgelegd.
§ 4 Als een lid van het CBS/ vast bureau hier om verzoekt, wordt een agendapunt verdaagd.
Artikel 16: stemming
§ 1 Voor de stemming omschrijft de voorzitter het voorwerp waarover gestemd moet worden.
§ 2 De stemming gebeurt mondeling, met uitzondering van de aangelegenheden waarvoor wettelijk of decretaal een geheime stemming voorgeschreven is.
§ 3 De besluiten worden genomen met volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen, zonder rekening te houden met de onthoudingen.
§ 4 Bij staking van stemmen wordt het agendapunt verdaagd naar de volgende vergadering. Als de meerderheid van de aanwezige leden het agendapunt vóór de behandeling ervan als spoedeisend heeft bestempeld, is de stem van de voorzitter doorslaggevend. De stem van de voorzitter is eveneens doorslaggevend wanneer er tijdens 2 opeenvolgende vergaderingen over eenzelfde agendapunt staking van stemmen is.
§ 5 In afwijking van § 4 is bij staking van stemmen het voorstel verworpen in de gevallen dat het CBS/ vast bureau optreedt als tuchtoverheid.
§ 6 Voor elke aanstelling, aanwijzing of verkiezing van kandidaten, wordt tot een afzonderlijke stemming overgegaan. Als de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de 2 kandidaten die de meeste stemmen hebben gehaald.
Als bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald hebben, wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. Bij staking van stemming bij de herstemming heeft de jongste kandidaat de voorkeur.
Hoofdstuk 6 – Verslag, besluiten en notulen
Artikel 17: verslag
§ 1 Het verslag van de vergadering vermeldt volgende elementen:
§2 Het verslag wordt, zodra het beschikbaar is en onder voorbehoud van goedkeuring tijdens de volgende vergadering, digitaal ter beschikking gesteld van de leden van het CBS/ vast bureau. Het gepubliceerde verslag wordt, eens goedgekeurd, vervangen door het goedgekeurde verslag.
Artikel 18: besluiten
§ 1 Van elk agendapunt waarover een besluit is getroffen kan een afzonderlijk document “uittreksel uit het notulenboek” gegenereerd worden.
§ 2 De besluiten zijn uitvoerbaar, behoudens wijzigingen naar aanleiding van de goedkeuring van het verslag.
Artikel 19: notulen
§ 1 De notulen worden onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld, overeenkomstig de bepalingen van het DLB, op basis van het goedgekeurde verslag van de vergadering.
§ 2 De notulen worden bewaard onder eerstelijnsverantwoordelijkheid van de algemeen directeur.
Artikel 20: informatie voor raadsleden
§ 1 Uiterlijk op de dag van de eerstvolgende gewone vergadering na de vergadering waarop ze zijn goedgekeurd, worden de notulen via het digitale notuleringsprogramma ter beschikking gesteld van de gemeenteraadsleden.
§ 2 Andere informatie met betrekking tot het CBS/ vast bureau kan door raadsleden ingekeken worden in het kader van hun inzagerecht.
Artikel 21: informatie voor het publiek
§ 1 De beknopte lijst van de besluiten van het CBS/ vast bureau wordt gepubliceerd op de website.
§ 2 Bekendmaking van informatie van het CBS/ vast bureau is mogelijk naar aanleiding van aanvragen in het kader van de openbaarheid van bestuur, waaraan een gunstig gevolg werd gegeven.
Hoofdstuk 7 – Samenwerking met de administratie
Artikel 22: afsprakennota
§ 1 De algemeen directeur sluit, mede namens het managementteam, een afsprakennota met het CBS, met de burgemeester, met het vast bureau, met het BCSD en met de voorzitter BCSD over de wijze waarop zal samengewerkt worden om de beleidsdoelstellingen te bereiken en over de omgangsvormen tussen bestuur en administratie.
§ 2 Wanneer nodig en op initiatief van hetzij de burgemeester/voorzitter hetzij de algemeen directeur vindt een structureel overleg (strategisch overleg) plaats tussen het CBS/ vast bureau en het managementteam over de werking van de organisatie en de realisatie van de beleidsdoelstellingen.
Hoofdstuk 8 – Deontologische code
Artikel 24: deontologische code
§ 1 De gemeenteraad neemt een deontologische code aan. De leden van het CBS/ vast bureau zijn ertoe gehouden deze deontologische code na te leven.
§ 2 De leden van het CBS/ vast bureau nemen kennis van de documenten in hun hoedanigheid van uitvoerend mandataris. Deze documenten zijn strikt vertrouwelijk en mogen in geen geval meegedeeld worden aan derden, behoudens de informatie die al publiek gemaakt werd.
Inbreuken op het schenden van dit vertrouwelijk karakter kunnen strafrechtelijk worden vervolgd en kunnen tevens aanleiding geven tot burgerrechtelijke aansprakelijkheid voor de schade die door de bekendmaking van bepaalde gegevens aan derden veroorzaakt wordt. Deze bepaling geldt eveneens voor andere personen die uit hoofde van hun opdracht kennisnemen van deze documenten.