Huishoudelijk reglement samenwerkingsmodaliteiten Adviesraden – lokaal bestuur Middelkerke

Artikel 1: Doel huishoudelijk reglement

In dit reglement wordt de relatie met het lokaal bestuur vastgelegd en worden afspraken gemaakt betreffende de werking van de adviesraden.

Artikel 2: Rol adviesraad

Een adviesraad wordt door de gemeenteraad belast met het formuleren van advies over één of meerdere vraagstukken. De adviesraden hebben een louter adviserende taak en kunnen nooit zelf beslissen over het aan hen voor advies voorgelegde dossier. De uitgebrachte adviezen zijn niet bindend. Een adviesraad heeft als opdracht inspraak te stimuleren van de brede bevolking bij het vormgeven van het lokale beleid. Ze gaat op zoek naar de noden en naar burgers die advies kunnen geven in bepaalde thema’s, rekening houdend met de belangen van de eigen doelgroep, die van andere bevolkingsgroepen en het algemeen belang.

Artikel 3: Toepassingsgebied

Dit reglement is o.a. van toepassing op de volgende erkende adviesraden:

o        de jeugdraad;

o        de cultuurraad

o        de milieuraad.

o        de seniorenraad.

o        de sportraad

o        het lokaal overleg opgroeien

o        Inclusie en Toegankelijkheid

o        Lokaal woonoverleg

De Gecoro valt omwille van de specificiteit niet onder dit reglement.

Artikel 4: Advies vragen: van lokaal bestuur aan adviesraad

4.1 He lokaal bestuur stelt “de vraag om advies” steeds schriftelijk of digitaal via de ondersteunende ambtenaar

4.2 Het lokaal bestuur geeft de adviesraad een termijn van 6 weken, te rekenen vanaf de datum van aankomst van de adviesvraag aan de adviesraad. In onderling overleg tussen adviesraad en het lokaal bestuur kan de termijn verlengd of ingekort worden inzake de besluitvorming .

1. De “vraag om advies” van het lokaal bestuur bevat o.a. de volgende zaken:

1. Een duidelijke omschrijving van de concrete vraag
2. Uitleg over wettelijke, praktische en financiële kader, indien van toepassing;

1. Indien de adviesraad geen advies uitbrengt op de adviesvraag van het lokaal bestuur binnen de afgesproken termijn wordt het advies als “gunstig” beschouwd.

Artikel 5 Advies uitbrengen: van adviesraad aan lokaal bestuur

5.1 De adviezen zijn pas geldig na ondertekening door de voorzitter van de adviesraad.

5.2. De adviesraad zal de adviezen die ze uitbrengt steeds schriftelijk of digitaal overmaken aan de ondersteunende ambtenaar, die het advies ter kennisneming al voorleggen aan het college van burgemeester en schepenen.

5.3. Het advies van de adviesraad bevat onder andere een duidelijke weergave van het standpunt en bijhorende argumentatie ter motivering van het advies.

Artikel 6. Antwoord op advies: van lokaal bestuur aan de adviesraad

6.1. Het lokaal bestuur zal haar antwoord op het advies van de adviesraad via de ondersteunende ambtenaar digitaal overmaken aan de voorzitter.

6.2. Het antwoord wordt mondeling toegelicht door de betrokken schepen of ondersteunende ambtenaar op de eerstvolgende bijeenkomst van de adviesraad, volgend op de behandeling van het advies door het lokaal bestuur. Onder andere en indien van toepassing worden de volgende zaken besproken:

1) datum van behandeling door het lokaal bestuur;

2) duidelijke omschrijving van de beslissing en bijhorende motivatie bij de keuze van de beslissing;

3) een duidelijke omschrijving van de verdere opvolgingsprocedure;

4) indien de verdere behandeling van het dossier langere tijd vraagt, zal de procedure die het dossier nog verder moet volgen en de datum van een definitief antwoord aan de adviesraad opgenomen worden.

Artikel 7. Bijkomende informatie – uitwisseling

7.1. Wanneer de adviesraden advies wenst uit te brengen, kan zij steeds schriftelijk of digitaal informatie opvragen bij het college van burgemeester en schepenen. De vraag tot informatie kan via ondersteunende ambtenaar verlopen, die hierin een intermediaire functie vervult.

7.2. de schriftelijke verzoeken om informatie vanwege de adviesraad zullen binnen de 10 werkdagen beantwoord worden door de gevraagde informatie ter beschikking te stellen, zowel door de wettelijke bezwaren tegen de informatieverstrekking mee te delen. De eventuele inzage kan verlopen via de betrokken stadsdienst.

Artikel 8. Advies op eigen initiatief

Adviesraden kunnen ook op eigen initiatief advies geven over onderwerpen met betrekking tot haar beleidsdomein. Deze worden eveneens schriftelijk of digitaal overgemaakt aan de ondersteunende ambtenaar.

Artikel 9. Ondersteuning

9.1. Ondersteunende ambtenaar

Het college van burgemeester en schepenen duidt binnen de gemeentelijke administratie voor elke adviesraad een ondersteunende ambtenaar aan. De ondersteunende ambtenaar bestaat uit het onderstaande:

1)        Contactpersoon voor de adviesraad binnen het lokaal bestuur.

a.        Signaleren beleidspunten waarover advies kan worden uitgebracht.

b.        Adviezen adviesraden administratief behandelen (4 t/m 7)

c.        Opvolging advies adviesraden + regelmatige terugkoppeling

2)        Administratieve ondersteuning:

a.        Uitnodiging versturen

b.        Agenda opstellen in overleg met voorzitter

c.        Verslag Dagelijks Bestuur + Algemene Vergadering (in overleg met secretaris en voorzitter) versturen

3)        Controlefunctie:        

a.        De ondersteunende ambtenaar bewaakt de stedelijke procedures (bv. financiële procedures bij aanvragen toelage, procedure bij wijzigingen statuten, …).

b.        De ondersteunede ambtenaar oefent geen controle uit op de inhoud van de adviezen of op de inhoudelijke werking van de adviesraad.

9.2 Vergaderinfrastructuur

Tijdens de kantooruren kunnen de adviesraden, na overleg met de ondersteunende ambtenaar, gratis beroep doen op de vergaderinfrastructuur van het lokaal bestuur. Tevens kunnen ze maandelijks 2 avonden gratis beroep doen op de vergaderinfrastructuur van het lokaal bestuur.

9.3 Verzekering

Het lokaal bestuur heeft een verzekering Burgerlijke aansprakelijkheid voor de leden van de adviesraad.

9.4 toelage.

Elke erkende adviesraad ontvangt jaarlijks een algemene werkingstoelage, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad.

Artikel 10: Samenstelling en werking van de adviesraden

10.1 De adviesraden zullen in de eerste 6 maanden van nieuwe legislatuur de statuten (over hun samenstelling en werking) ter bekrachtiging voorleggen aan de gemeenteraad. De statuten dienen te verwijzen naar het huishoudelijk reglement en mogen er niet mee in strijd mee zijn.

10.2 De mandaten zijn onbezoldigd.

10.3 De statuten zullen minimaal de volgende elementen bevatten, die conform moeten zijn met de bepalingen van de vigerende wetgeving en decreten ter zake:

1) regels over de aanduiding van de stemgerechtigde leden en  de waarnemende leden van de adviesraad

Regels over het vervallen van het lidmaatschap

Taakomschrijving van de bestuursfuncties en van de aangesloten leden

10.4 Ten hoogste 2/3 van de leden zijn van hetzelfde geslacht. Als dat niet het geval is, kan niet op rechtsgeldige wijze advies worden uitgebracht. Gemeenteraadsleden en leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen stemgerechtigd lid zijn van de adviesraden (Decreet lokaal bestuur, titel 6, hoofdstuk 2).

Artikel 11: Openbaarheid van de werkzaamheden van de adviesraden

De vergaderingen vinden plaats in besloten zitting. De verslagen en adviezen van de adviesraden vallen onder de regels inzake openbaarheid van bestuur. Inzage kan gevraagd worden via secretariaat@middelkerke.be

Meer informatie?

Tineke De Boyser - Secretariaat - Gemeentebestuur -   Spermaliestraat 1 -   8430 Middelkerke
tineke.deboyser@middelkerke.be -   059 31 30 16