Huishoudelijk reglement De Wiek Leffinge / De Kilt Westende

De Wiek, Groenhagestraat 21 in 8432 Middelkerke.

De Kilt, Henri Jasparlaan 29 in 8434 Westende.

Wachtdienstnummer technisch personeel: 0474 888 038

Klantvriendelijkheid en flexibiliteit kenmerken het gemeentelijk personeel bij de samenwerking met de gebruiker van De Wiek /De Kilt.

Redelijkheid en tijdig verstrekken van informatie worden verwacht van de gebruiker.

Onderstaande afspraken en veiligheidsbepalingen zijn bindend voor de gebruiker die zich hiermee akkoord verklaart bij ontvangst van dit huishoudelijk reglement.

1. Veiligheid

Brandpreventie:

• uitschakelen van alle elektrische apparaten na gebruik of na activiteit;
• nooduitgangen, ingangen en vluchtwegen steeds vrijgehouden van alle obstakels in het gebouw en op aansluitende parkeerruimten buiten het gebouw;
• grote zorg besteden aan elektriciteit in combinatie met water en warmtebronnen;
• alle signalisatie en brandpreventiemiddelen vrijhouden;
• het gebruik van technisch en ander materieel vreemd aan het gebouw vooraf melden aan de technisch verantwoordelijke die brandcertificaten kan opvragen;
• tegenover een verhoging van het brandrisico door het soort en de hoeveelheid materieel (pyrotechniek) worden voldoende preventieve maatregelen gesteld;
• de maximum capaciteit per zaal wordt nooit overschreden;
• asbakken controleren en ledigen in brandbestendige afvalbakken.

Diefstalpreventie:

• uitgangen en nooduitgangen sluiten tijdens buitenactiviteiten om diefstal te voorkomen.

1. Lawaai-overlast

• het geluidsniveau binnen is bij wet gelimiteerd tot 90 Db;
• deuren en vensters dicht houden;
• omgevingslawaai (brommers, stemmen) vermijden door preventief optreden.

1. Gebruik van materieel

Bij het boeken van De Wiek /De Kilt krijgt de gebruiker een lijst waarop alle materiaal staat, dat aanwezig is in De Wiek /De Kilt en ter beschikking staat van de gebruiker.

Techniek:

• de bediening van sommige nutsvoorzieningen is uitgesloten voor alle gebruikers;
• het gebruik van klank- en lichtinstallaties, technisch en ander materieel van De Wiek /De Kilt of door de gebruiker meegebracht is steeds het onderwerp van overleg (schriftelijk, mondeling, elektronisch, telefonisch enz..) met de verantwoordelijke van de bibliotheek  en omvat o. a. :
  1. het soort materieel, aantallen, bevestiging, ophanging, plaatsing, aansluiting enz.;
  2. uitleg over de bediening;

3. het opstellen en opbergen van materieel is de taak van de gebruiker.

Meubilair:

• het gebruik van meubilair in een ruimte of door de gebruiker meegebracht is steeds het onderwerp van overleg (schriftelijk, mondeling, elektronisch, telefonisch, enz..) met de bibliotheek en omvat o.a.
  1. het soort materieel, aantallen, bevestiging, ophanging, plaatsing, aansluiting enz.;

2. uitleg over de bediening.

1. Toegang
1. De Wiek:

De toegang moet door de gebruiker steeds verleend worden door de bibliotheek;

• de gebruiker kan het gebouw betreden door het openen van het cijferslot dat hangt aan de ingang, achterkant gebouw. De gebruiker ontvangt de code van het cijferslot 2 dagen voor de activiteit. Bij het afsluiten van het gebouw hangt de gebruiker de sleutel terug in het cijferslot.

1. De Kilt:

• de toegang moet door de gebruiker steeds verleend worden door de bibliotheek;
• de gebruiker kan het gebouw betreden door het ophalen van een badge om de verschillende deuren te openen van de Kilt. Bij het afhalen van de badge krijgt de gebruiker de nodige uitleg.

1. Roken

Alle wettelijke bepalingen in verband met roken zijn van toepassing in De Wiek /De Kilt en de signalisatie dient derhalve gerespecteerd te worden.

1. Schadepreventie

De gebruiker neemt preventieve maatregelen:

• schade vermijden door materieel op te tillen, te verrijden of het aanbrengen van bescherming;
• tafels beschermen bij intensief gebruik en/of vuilmakende activiteiten;
• affiches worden op de daartoe bestemde plaatsen bevestigd met ter beschikking gesteld bevestigingsmaterieel. Ze worden aanvaard in De Wiek /De Kilt na akkoord van de bibliotheek (cfr. gebruiksreglement).

1. Netheid

Na afloop van iedere activiteit dient De Wiek /De Kilt in correcte staat te worden achtergelaten. De opkuis omvat o.a.:

• stapelen/plaatsen van tafels en stoelen en ontleend materieel op aangegeven plaats en wijze;
• opvegen van alle gebruikte lokalen, gangen en toiletruimtes;
• dweilen bij sterk bevuilde ruimtes en altijd dweilen van de keukenruimtes;
• vochtig afnemen van bevuild meubilair met water;
• afkuisen van gebruikt materieel schrijfborden enz…;  
• afwassen van alle gebruikte vaatwerk;
• reinigen van elektrische apparaten zoals koffiezet, oven etc...;
• recycleren en verzamelen van alle vuil in daartoe voorziene vuilnisbakken /vuilniszakken op de aangegeven plaatsen;
• verwijderen van eigen aangevoerd materiaal tegen einde gebruikstijd;
• verwijderen van eigen affiches;
• opvegen en opkuis van zwerfvuil bij buitenactiviteiten, die aanpalend aan het gebouw plaatsvinden.

Het gebruik van ter beschikking gestelde poetsproducten is verplicht samen met het wegbergen van gereinigd poetsmaterieel op de voorziene plaats.

Het gebruiksreglement voorziet een procedure bij niet naleven van afspraken tot en met de mogelijkheid van het factureren van bijkomende dienstverlening indien het gebouw vuil wordt achtergelaten.

1. Drank: leveringsrecht en schenkrecht
1. De Wiek:

Het leverings- en schenkrecht behoort toe aan de gebruiker van het gebouw.

Bij voorkeur wordt gevraagd om de levering af te spreken met De Wiek. Dit betekent dat alle drank wordt besteld door De Wiek en dat de gebruiker de drank schenkt. De prijslijst wordt bezorgd bij het boeken van de Wiek aan de gebruiker. De gebruiker bepaalt dan zelf zijn schenkprijs.

1. De Kilt:

Het leverings- en schenkrecht behoort toe aan de gebruiker van het gebouw.

Dit betekent dat alle drank wordt voorzien door de gebruiker.

1. Toegelaten aantal personen
1. De Wiek:

In De Wiek mogen maximum 75 personen tegelijk zijn (berekend door de brandweer op basis van de evacuatiecapaciteit).

1. De Kilt:

In De Kilt mogen maximum 81 personen tegelijk zijn (berekend door de brandweer op basis van de evacuatiecapaciteit).

Bij activiteiten in De Wiek /De Kilt mag het aantal maximum toegelaten personen niet worden overschreden. Een overschrijding van het maximum toegelaten aantal personen kan aanleiding geven tot het opschorten van de activiteiten door de verantwoordelijke van het college van burgemeester en schepenen ongeacht de toepassing van hetgeen voorzien is in rubriek 11 van dit reglement.

1. Promotiematerieel

In De Wiek /De Kilt (gelieve deze benaming ook zo te vermelden op promotiemateriaal) zijn zones ingericht voor affiches en folders die door alle gebruikers van De Wiek /De Kilt dienen gerespecteerd te worden. Afspraken hieromtrent worden gemaakt met de verantwoordelijke van de bibliotheek.

1. Geschillen en onenigheden

Alle geschillen en onenigheden over de toepassing van het huishoudelijk reglement maken het voorwerp uit van een schriftelijke rapportering aan de bibliotheek en desgevallend aan het college van burgemeester en schepenen dat oordeelt. Bij onderwerpen m.b.t. de veiligheid kunnen de preventieadviseur, de brandweercommandant en andere deskundigen om advies gevraagd worden.