Huishoudelijk reglement BCSD
Huishoudelijk reglement BCSD
Inhoud........1
Besloten vergadering........2
Informatie voor comitéleden en derden........4
Wijze van vergaderen........6
Wijze van stemmen........7
Kader dringende steun........9
Uniek jaarverslag........10
Bijeenroeping BCSD
Artikel 1:
§1. Het bijzonder comité voor de sociale dienst vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen, en dit in ieder geval tweemaal per maand.
§2. De voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst beslist tot bijeenroeping van het bijzonder comité voor de sociale dienst en stelt de agenda van de vergadering vast en verricht het voorafgaand onderzoek van de zaken die worden voorgelegd.
§3. De oproeping wordt verstuurd via e-mail. De dossiers die betrekking hebben op de agenda worden ter beschikking gesteld op de wijze voorzien in artikel 7, §1 van dit reglement.
Artikel 2:
§1. De oproeping wordt tenminste 8 dagen vóór de dag van de vergadering via e-mail verstuurd aan de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst. In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken.
§2. De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag & het tijdstip. De agenda van de vergadering wordt via e- mail tenminste 5 dagen voor de dag van de vergadering bezorgd aan de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst.
Artikel 3:
§1. Leden van het bijzonder comité kunnen uiterlijk 3 dagen vóór de vergadering punten aan de agenda van het bijzonder comité voor de sociale dienst toevoegen. Hiertoe bezorgen ze hun toegelicht voorstel van beslissing aan de algemeen directeur of de persoon daartoe aangewezen die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst.
§2. De algemeen directeur of de persoon die daartoe werd aangewezen, deelt de aanvullende agendapunten, zoals vastgesteld door de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst, onmiddellijk mee aan de leden van het bijzonder comité samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen.
Besloten vergadering
Artikel 4:
§1. De vergaderingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst zijn niet openbaar.
§2. Gedurende de hele vergadering kunnen aanwezig zijn:
- De voorzitter en de leden van het bijzonder comité, of bij een tijdelijke afwezigheid hun plaatsvervanger;
- De vertrouwenspersoon van de voorzitter of een lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst, als die daar recht op heeft omdat de persoon wegens een beperking zijn mandaat niet zelfstandig kan vervullen;
- De algemeen directeur en de persoon die de algemeen directeur aanduidt om hem administratief bij te staan voor de opmaak van de notulen;
- Of in de plaats van de algemeen directeur: de persoon die door hem aangeduid werd om in zijn plaats de vergaderingen van het bijzonder comité bij te wonen, de notulen op te stellen en te ondertekenen;
- De verantwoordelijke van de sociale dienst.
Gedurende de bespreking (niet stemming) van een bepaald punt kunnen aanwezig zijn:
- De maatschappelijk werker die met het dossier belast is, en die er wegens bijzondere en uitzonderlijke redenen van vertrouwelijke aard om heeft verzocht, wordt gehoord vooraleer het bijzonder comité een beslissing neemt over de hulpaanvraag in kwestie;
- De cliënt die gehoord wenst te worden, eventueel bijgestaan door een vertrouwenspersoon die de cliënt zelf kiest;
- Een externe deskundige die gehoord wordt op uitnodiging van de voorzitter;
OCMW-raadsleden en de voorzitter en andere leden van het vast bureau die geen lid of voorzitter zijn van het bijzonder comité voor de sociale dienst, kunnen niet aanwezig zijn op de vergaderingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst.
Artikel 5:
De voorzitter en leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de vergaderingen van het bijzonder comité bijwonen, zijn tot geheimhouding en discretie verplicht. Ook zijn de voorzitter en leden van het bijzonder comité gebonden door het beroepsgeheim.
Comitéleden en hun voorzitter gaan bijzonder voorzichtig om met alle persoonlijke informatie die ze verkrijgen vanuit hun functie. Dat geldt voor alle informatie, ongeacht de wijze waarop ze verkregen is. Een comitélid of voorzitter zwijgt niet enkel over vertrouwelijke zaken, maar zorgt ook dat informatie die hij/zij op papier of elektronisch bezit, niet in handen van derden (familie, andere partijleden, etc.) terecht kan komen.
Een schending kan leiden tot sancties op basis van de deontologische code, eisen tot schadevergoedingen, maar in uiterste gevallen ook tot strafrechtelijk vervolging.
Informatie voor de comitéleden en voor derden
Artikel 6:
§1. De agenda en de besluiten van het bijzonder comité voor de sociale dienst worden niet bekendgemaakt aan derden. Niet via de webtoepassing van de gemeente of het OCMW en niet via andere kanalen.
§2. Individuele beslissingen worden meegedeeld aan de hulpaanvrager op de wijze voorzien in de specifieke regelgeving waarop de beslissing betrekking heeft. Is er in de specifieke regelgeving geen dergelijke bepaling voorzien, dan gelden de bepalingen uit de wet tot invoering van het "handvest" van de sociaal verzekerde van 11 april 1995.
Artikel 7:
§1. Voor de op de agenda ingeschreven zaken worden de sociale verslagen vanaf de verzending van de oproeping ter beschikking gehouden van de voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst. De comitéleden kunnen er vóór de vergadering kennis van nemen of tijdens de kantooruren 5 dagen op voorhand bij het diensthoofd maatschappelijke dienstverlening.
§2. Aan de voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst moet, op hun verzoek, door de algemeen directeur of de door hem aangewezen personeelsleden technische toelichting worden verstrekt over de stukken in de dossiers voor de vergadering van het bijzonder comité voor de sociale dienst.
Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure.
De voorzitter en leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst richten hun verzoek mondeling of per e-mail aan de algemeen directeur of de door hem daartoe aangewezen persoon.
Op een schriftelijk vraag wordt schriftelijk geantwoord tenzij het comitélid of de voorzitter een mondelinge toelichting wenst. De mondelinge toelichting gebeurt tijdens de kantooruren, tenzij anders wordt overeengekomen.
Artikel 8:
§1. De voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst hebben het recht van inzage in dossiers, stukken en akten, ongeacht de drager die het bestuur van het OCMW betreffen.
§2. De briefwisseling gericht aan de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst en die bestemd is voor het bijzonder comité voor de sociale dienst, wordt meegedeeld aan de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst.
§3. Alle andere documenten en dossiers dan die in art. 7, §1 en art. 8, § 2 en § 3, die betrekking hebben op het bestuur van het OCMW, kunnen door de voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst ter plaatse geraadpleegd worden.
Het vast bureau zal de dagen en uren bepalen waarop de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst deze andere documenten kunnen raadplegen.
Om het vast bureau in de mogelijkheid te stellen te onderzoeken of de gevraagde stukken of akten betrekking hebben op het bestuur van het OCMW, delen de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst aan het vast bureau schriftelijk mee welke documenten zij wensen te raadplegen.
Aan de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst wordt uiterlijk binnen 8 werkdagen na de ontvangst van de aanvraag meegedeeld waar en wanneer de stukken kunnen worden ingezien;
Het comitélid, dat de in deze § bedoelde stukken niet is komen raadplegen tijdens de week volgend op het tijdstip waarop hem is meegedeeld dat ze ter inzage liggen, wordt geacht af te zien van inzage.
§4. De voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst kunnen, behalve voor de dossiers die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer van cliënten van het OCMW of hun onderhoudsplichtigen, een afschrift verkrijgen van die dossiers, stukken en akten.
De voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst doen hun aanvraag tot het verstrekken van een afschrift per e-mail.
§5. De voorzitter en leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst hebben het recht de instellingen van het OCMW en diensten die het OCMW opricht en beheert te bezoeken.
Om het vast bureau in de mogelijkheid te stellen het bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst minstens 8 werkdagen vooraf schriftelijk mee welke instelling zij willen bezoeken en op welke dag en welk uur.
Tijdens het bezoek van een inrichting van het OCMW mogen de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst zich niet mengen in de werking. De comitéleden zijn op bezoek en gedragen zich als een bezoeker.
Quorum
Artikel 9:
Vooraleer aan de vergadering van het bijzonder comité voor de sociale dienst deel te nemen, tekenen de voorzitter en de leden de aanwezigheidslijst. De namen van de personen die deze lijst tekenden, worden in de notulen vermeld.
Artikel 10:
§1. Het bijzonder comité voor de sociale dienst kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zitting hebbende leden (inclusief de voorzitter) aanwezig is.
Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan.
Het bijzonder comité voor de sociale dienst kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden (inclusief de voorzitter) aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden (inclusief de voorzitter), op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen.
In de oproep wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat. In de tweede oproeping worden de bepalingen van artikel 26 van het decreet over het lokaal bestuur overgenomen.
Wijze van vergaderen
Artikel 11:
§1. De voorzitter zit de vergaderingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst voor, en opent en sluit de vergaderingen.
Op de voor de vergadering vastgestelde dag en het vastgestelde uur en zodra voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de voorzitter de vergadering voor geopend.
§ 2. Het laten deelnemen van derde personen aan de vergadering is slechts toegelaten in de gevallen voorzien in art. 4, §2 van dit reglement.
Artikel 12:
§1. De voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst geeft kennis van de tot het comité gerichte verzoeken en doet alle mededelingen die het comité aanbelangen.
Het bijzonder comité voor de sociale dienst vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde, tenzij het comité er anders over beslist.
§2. Een punt dat niet op de agenda van het bijzonder comité voor de sociale dienst voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen.
Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden (inclusief de voorzitter). De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld.
Artikel 13:
§1. Nadat het agendapunt werd toegelicht, vraagt de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst welk lid aan het woord wenst te komen over het voorstel.
De voorzitter verleent het woord naar de volgorde van de aanvragen en, ingeval van gelijktijdige aanvraag, naar de leeftijd van de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst, waarbij de jongste leden eerst het woord krijgen.
§2. Indien het bijzonder comité voor de sociale dienst deskundigen wenst te horen, bepaalt de voorzitter van het BCSD wanneer ze aan het woord komen.
De voorzitter kan aan het diensthoofd maatschappelijke dienstverlening en aan de algemeen directeur vragen om toelichtingen te geven.
Artikel 14:
Het woord kan door de voorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten.
Artikel 15:
De amendementen worden vóór de hoofdvraag en de subamendementen vóór de amendementen ter stemming gelegd.
Artikel 16:
Niemand mag onderbroken worden wanneer hij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde.
Als een lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem het woord door de voorzitter ontnomen worden. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren.
Dit geldt eveneens voor hen, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter.
Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren.
Artikel 17:
De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de vergadering.
Van de handelingen die hij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen.
Elk comitélid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde teruggeroepen. Elk lid dat tot de orde werd teruggeroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt.
Artikel 18:
Geen enkel comitélid mag meer dan tweemaal het woord nemen over hetzelfde onderwerp, tenzij de voorzitter er anders over beslist.
Artikel 19:
Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij, bij voortzetting van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten.
Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering. De leden van het comité moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten.
Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen.
Artikel 20:
Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien hij oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de voorzitter de bespreking.
Wijze van stemmen
Artikel 21:
§1. Voor elke stemming in het bijzonder comité voor de sociale dienst omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken.
§2. De beslissingen worden genomen bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen.
Een volstrekte meerderheid is gelijk aan meer dan de helft van de stemmen, onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen niet meegerekend. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen.
Artikel 22:
§1. De voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst stemmen niet geheim.
§2. De voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst stemmen bij mondelinge stemming.
Artikel 23:
§1. De mondelinge stemming geschiedt door iedereen van het bijzonder comité ‘ja’, ‘neen’ of ‘onthouding’ te laten uitspreken. De leden stemmen kloksgewijs, te beginnen bij de persoon links van de voorzitter.
§2. De voorzitter stemt als laatste.
Wanneer er na de stem van de voorzitter evenveel stemmen voor als tegen het voorstel zijn, dan is er staking van stemmen en is het voorstel verworpen. De stem van de voorzitter is niet doorslaggevend als er door zijn stem staking van stemmen is.
Notulen
Artikel 24:
De notulen van het bijzonder comité voor de sociale dienst vermelden, in chronologische volgorde, de beslissingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst. Er wordt geen zittingsverslag opgesteld, en ook geen video- of audio-opname.
Artikel 25:
§1. De notulen van de vergadering van het bijzonder comité voor de sociale dienst worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld overeenkomstig de bepalingen van artikel 277 en 278 van het decreet over het lokaal bestuur.
§2. De notulen van de vorige vergadering zijn, behalve in spoedeisende gevallen, ten minste [3 dagen (geschrapt en vervangen BCSD 07/06/2023(1))] voor de vergadering ter beschikking bij het diensthoofd maatschappelijke dienstverlening.
§3. De voorzitter en elk lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst hebben het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door het bijzonder comité voor de sociale dienst worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast.
Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst en de algemeen directeur of door de persoon daartoe aangewezen door de algemeen directeur ondertekend. In het geval het bijzonder comité voor de sociale dienst bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan het bijzonder comité voor de sociale dienst beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering.
§4. Zo dikwijls het bijzonder comité voor de sociale dienst het wenst, worden de notulen na de zitting opgemaakt en voorgelegd op een volgende vergadering.
Artikel 26:
§1. De reglementen, beslissingen, en briefwisseling van het bijzonder comité voor de sociale dienst worden ondertekend door de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst en medeondertekend door de algemeen directeur of de persoon daartoe aangewezen door de algemeen directeur zoals bepaald in artikel 279 tot 283 van het decreet over het lokaal bestuur.
De beslissingen en akten van de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst worden door hem ondertekend en medeondertekend door de algemeen directeur of de persoon daartoe aangewezen door de algemeen directeur.
§2. De stukken, die niet vermeld worden in art. 27, §1 van dit reglement worden ondertekend op wijze door de OCMW-raad bepaald in het huishoudelijk reglement voor de OCMW-raad.
Kader dringende steun
Artikel 27:
§1. De voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst kan in dringende gevallen, en binnen de grenzen die bepaald zijn in dit artikel, beslissen over de toe te kennen hulpverlening aan personen en gezinnen. Deze hulpverlening kan zowel materieel als financieel van aard zijn.
§ 2. De financiële steunverlening wordt voorzien o.v.v. Belfius prépaidkaarten t.b.v. € 20, € 50 of € 70).
De materiële steunverlening wordt voorzien o.v.v. een voedselpakket voor zover er FEAD voedselpakketten ter beschikking zijn, indien geen FEAD middelen beschikbaar, wordt doorverwezen naar de samenwerkende organisaties (Colsol, Bethelkerk & Lichtbaken).
§3. Alvorens de dringende hulp toe te kennen, doet de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst alle mogelijke inspanningen om een maatschappelijk werker van het OCMW te bereiken teneinde een sociaal onderzoek te laten plaatsvinden.
§4. De beslissing van de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst tot dringende hulpverlening dient op de eerstvolgende vergadering van het bijzonder comité voor de sociale dienst te worden voorgelegd o.b.v. een sociaal verslag met het oog op de bekrachtiging ervan. Ingeval van niet-bekrachtiging blijft de hulpverlening die tevoren werd toegekend, verworven voor de persoon aan wie ze werd toegekend.
§5. Dezelfde werkwijze wordt gehanteerd als de voorzitter de vereiste dringende hulpverlening toekent aan een dakloze persoon die een beroep doet op de maatschappelijke dienstverlening van het OCMW van de gemeente waar hij zich bevindt.
Uniek jaarverslag
Artikel 28:
§1. De voorzitter van het vast bureau delegeert het ondertekenen van de verschillende formulieren in het uniek jaarverslag naar de voorzitter van het bijzonder comité sociale dienst.