Gemeentelijk archiefreglement
Goede dienstverlening is gebaseerd op regels en duidelijke afspraken. Het archiefreglement regelt in de eerste plaats de relatie tussen de administratie en de gemeentelijke archiefdienst. Dit reglement legt dan ook de verantwoordelijkheden vast die beide partijen inzake archiefzorg en –beheer dragen.
Artikel 1:
In dit reglement wordt verstaan onder:
1° Archiefbeheer: het organiseren en uitvoeren van de archiefvorming, het ontsluiten, het toegankelijk maken, het selecteren, het vernietigen of bewaren en het beschikbaar stellen van archiefdocumenten;
2° Archiefdocumenten: alle documenten die ongeacht hun datum, vorm, ontwikkelingsstadium of drager naar hun aard zijn om te berusten onder de dienst die ze heeft ontvangen, verworven of opgemaakt uit hoofde van zijn activiteiten of taken of ter handhaving van zijn rechten;
3° Archiefzorg: de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer;
4° Selectielijst: wordt opgemaakt door de archivaris in overleg met de diensten. Ze geeft een systematisch overzicht van de definitieve bestemming (vernietigen, bewaren) van alle documenten, dossiers, reeksen en bestanden die een dienst creëert of ontvangt bij het uitvoeren van haar taken.
5° Overdracht: is het overbrengen van documenten en dossiers, waarvan de bewaartermijn op de eigen dienst is verstreken, aan de archiefdienst. De procedure voor overdacht staat beschreven in dit archiefreglement;
6° Schonen: is het verwijderen van dubbels, blanco stukken, enveloppen die geen bewijswaarde hebben, documentatie en schadelijke elementen. Deze operatie is een verplichte opdracht bij het afsluiten van elk dossier;
7° Bewaartermijn: is de periode die voorzien is voor het bewaren van archiefstukken. Er zijn korte bewaartermijnen bijvoorbeeld 1 jaar, maar ook langere bijvoorbeeld periodes van 30 jaar en sommige stukken moeten permanent bewaard worden;
8° Vernietigen: is een procedure waarbij archiefstukken definitief verdwijnen en de informatie die ze bevatten nooit meer toegankelijk zal zijn.
9° Dienst: bestuurlijke eenheid (volgens organogram dienst of sector) van de gemeentelijke organisatie in principe behorende tot een afdeling. Een dienst wordt geleid door een dienstverantwoordelijke.
Artikel 2:
De archiefdienst ondersteunt alle gemeentelijke diensten bij het beheer van hun archief en documentatie. Aan het hoofd staat de archivaris. De kerntaken van deze dienst zijn:
1° het in goede en geordende staat beheren en ontsluiten van archieven en andere historische informatie;
2° het informeren en sensibiliseren van de gemeentelijke administratie op gebied van documentbeheer;
3° het actief voorzien in de behoefte van burger en bestuur aan betrouwbare historische informatie over de gemeente en regio op basis van de archieven en collecties die het beheert, en dit in interactie met het publiek;
4° het organiseren van activiteiten en het overdragen van kennis;
5° het verwerven van archivalia door aankoop, schenking of bewaargeving om de eigen collectie aan te vullen.
Artikel 3:
De archivaris of zijn vertegenwoordiger adviseert en oriënteert de gemeentelijke administratie bij hun zoektocht naar geschikte documenten en dossiers. Zij doen evenwel geen inhoudelijke opzoekingen. Uitzondering op deze regel vormen de notulenboeken van het college van burgemeester en schepenen en de gemeenteraad.
Artikel 4:
De archivaris of zijn vertegenwoordiger bezoekt geregeld alle gemeentelijke diensten na afspraak met de leidende ambtenaar. Daarbij heeft hij toegang tot de gebouwen en alle lokalen waar archief wordt bewaard.
Artikel 5:
Bij niet naleving van de goede, geordende en toegankelijke bewaring en/of de niet naleving van de Archiefwet of het Archiefdecreet maakt de archivaris een beknopt verslag op met de bevindingen. In overleg met de [algemeen directeur (geschrapt en vervangen GR dd. 13/06/2019(8))] kan de archivaris dwingende maatregelen opleggen i.v.m. de archiefdocumenten. Zo kan bijvoorbeeld de onmiddellijke overdracht van archiefstukken naar het archief worden opgelegd. Het Rijksarchief kan als toezichthoudende overheid op de hoogte gesteld worden.
Artikel 6:
Per dienst wordt een archiefverantwoordelijke aangesteld, die het centrale aanspreekpunt vormt voor de archiefdienst.
Artikel 7:
De archivaris bepaalt in samenspraak met de betrokken diensten welke archiefstukken voor tijdelijke en welke stukken voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Als dwingende leidraad gebruikt de archivaris selectielijsten opgesteld door het Rijksarchief of de selectiecommissies van de Vlaamse Overheid. In het geval dat een selectielijst niet volstaat en bijvoorbeeld een belangrijke lacune heeft, kan de archivaris het initiatief nemen om zelf een specifieke selectielijst op te maken en deze voor te leggen aan de bevoegde instantie.
Artikel 8:
Voor elke vernietiging van archief is de uitdrukkelijke toelating vereist van de archivaris en de betrokken leidende ambtenaar. De beslissing om archief te vernietigen wordt dus nooit door de dienst zelf genomen! Bij afwezigheid van een leidend ambtenaar vraagt de archivaris het advies van de [algemeen directeur (geschrapt en vervangen GR dd. 13/06/2019(8))]. De archivaris vraagt de vereiste machtigingen en toelatingen voor vernietiging aan de toezichthoudende overheden. De beschrijvingen en de inventarissen van de vernietigde archiefstukken moeten permanent worden bewaard.
Artikel 9:
Archiefdocumenten bevatten meestal vertrouwelijke en privacygevoelige gegevens, die niet in handen van derden mogen terechtkomen. Te vernietigen archief wordt dus nooit met de gewone gemeentelijke papieromhaling meegegeven. Documenten en dossiers die volgens de selectielijsten in aanmerking komen om te worden vernietigd, kunnen bij de archiefdienst worden gedeponeerd en worden verschillende keren per jaar door een gespecialiseerde firma opgehaald en vernietigd.
Artikel 10:
Alle gemeentelijke diensten kunnen documenten en dossiers, waarvan de bewaartermijn op de dienst is verstreken, aan de archiefdienst overdragen.
Artikel 11:
Elke dienst kan slechts eenmaal per jaar archief overdragen. In overleg met de archivaris kunnen documenten en dossiers eventueel voortijdig naar de bewaarplaats worden overgebracht.
Artikel 12:
Voor elke overdracht is de uitdrukkelijke toelating vereist van de archivaris. Om een overdracht vlot te laten verlopen, is het aangewezen om minstens 14 dagen voor de effectieve overdracht een afspraak te maken met de archiefdienst. Hierdoor kan de overdracht worden ingepland in het werkschema én kunnen de nodige voorbereidingen worden getroffen (voorzien van eventuele ondersteuning, klaarmaken van de bewaarruimte…).
Artikel 13:
Enkel archieven in goede, geordende en toegankelijke staat kunnen worden overgedragen. Dit houdt in dat de archieven geschoond, genummerd en behoorlijk verpakt zijn. De stukken die worden overgedragen worden steeds vergezeld van een overdrachtslijst en van alle andere toegangen (of afschriften ervan) die betrekking hebben op het archief.
Artikel 14:
De overdrachten gebeuren volgens de richtlijnen van de archiefdienst:
1° Het over te dragen archief wordt vooraf door de betrokken dienst geschoond en geselecteerd.
2° Deze beschrijft de overgedragen stukken en dossiers in de daartoe bestemde overdrachtslijst. Elk archiefbestanddeel binnen een archiefdoos krijgt hierbij een code.
3° Ze verpakt het archief in archiefdozen en let er op dat de dozen correct gevouwen zijn en gevuld worden. De inhoud van ringmappen wordt gebundeld door middel van een hechtsysteem of opgeborgen in een map.
4° Op elke archiefdoos wordt de archiefcode van de dienst en een doorlopend volgnummer genoteerd.
5° De dienst spreekt met de archivaris af wanneer het archief kan worden overgedragen.
6° Na controle van de dozen en de overdrachtslijst worden de archiefdozen in de bewaarplaats opgeborgen en de overdrachtslijst in het archiefbeheersprogramma geïmporteerd.
Artikel 15:
De archiefdepots zijn enkel toegankelijk voor de archivaris en zijn vertegenwoordiger.
Artikel 16:
Een dienst kan zijn eigen archiefstukken in de leeszaal raadplegen of intern ontlenen.
Artikel 17:
Alle ontleningen worden in het archiefbeheersprogramma geregistreerd. De uitleentermijn is maximum 1 maand en kan indien nodig verlengd worden, maar enkel na uitdrukkelijke toestemming van de archivaris.
Artikel 18:
De benodigde stukken en dossiers worden door de aanvrager opgezocht in het archiefbeheersprogramma. Voor elke aanvraag wordt een individuele “bruikleenfiche” aangemaakt.
Artikel 19:
De ontleende stukken en dossiers kunnen bij de archiefdienst worden opgehaald en mogen niet doorgegeven worden aan andere diensten. De aanvrager draagt de volledige verantwoordelijkheid over het ontleende materiaal.
Artikel 20:
De ontleende stukken moeten steeds met de nodige zorg behandeld worden en moeten in dezelfde staat en verpakking aan de archiefdienst worden teruggegeven. De stukken mogen niet worden gewijzigd: o.a. men mag geen extra notities aanbrengen, de volgorde moet worden behouden, en men mag geen eigen herstel- of restauratiewerken uitvoeren.
Artikel 21:
Als de archivaris vaststelt dat uitgeleende stukken niet volgens afspraak worden behandeld kan hij de bruikleen onmiddellijk stopzetten.
Artikel 22:
Voor alle gevallen die in dit reglement niet zijn voorzien, wordt de beslissing genomen door het college van burgemeester en schepenen na advies van de archivaris.
Artikel 23:
Dit reglement treedt in werking op 1 juni 2012.