Gemeentelijk archiefleeszaalreglement
Gemeentelijk archiefleeszaalreglement
Het leeszaalreglement is van toepassing op alle externe bezoekers.
Artikel 1:
Het gemeentearchief van Middelkerke heeft zijn zetel in de Spermaliestraat 1, 8430 Middelkerke.
Artikel 2:
De leeszaal is vrij en kosteloos toegankelijk voor iedereen tijdens de openingsuren die door het college van burgemeester en schepenen worden vastgesteld. Na afspraak met de archivaris kan de leeszaal ook op andere momenten worden bezocht.
Artikel 3:
Bij de eerste aanmelding legitimeert de bezoeker zich bij zijn bezoek door het invullen van het inschrijvingsformulier. Bij elk bezoek dient het leeszaalregister getekend te worden. In het register worden naam, adres en onderwerp van de opzoekingen genoteerd, evenals de geraadpleegde documenten. Deze gegevens worden door een handtekening bevestigd.
Artikel 4:
In de leeszaal mag er niet gerookt, gegeten of gedronken worden.
Artikel 5:
Aan de hand van de inventarissen op papier en/of via het archiefbeheersprogramma selecteert de bezoeker de voor zijn/haar passende documenten. De te raadplegen stukken worden aangevraagd via het daartoe bestemde bruikleenformulier.
Artikel 6:
De archivaris of zijn vertegenwoordiger adviseert en oriënteert de bezoekers bij hun zoektocht naar geschikte documenten. Zij doen evenwel geen inhoudelijke opzoekingen.
Artikel 7:
Na sluitingstijd worden de archiefstukken terug in de depots opgeborgen. Documenten kunnen gedurende maximum 1 maand in lezing gehouden worden. Zij worden dan in de daartoe voorbehouden kast geplaatst en bewaard.
Artikel 8:
De onderzoeker die publiceert of een studie samenstelt op basis van documenten uit het archief, vermeldt steeds de vindplaats van zijn bronnen. Van deze publicaties en studies zal steeds een exemplaar geschonken worden aan de dienst archief.
Artikel 9:
De meeste archiefdocumenten kunnen 30 jaar na ontvangst of opmaak ingekeken worden, zonder de procedure van het Openbaarheidsdecreet te volgen. De enige reden waarom toegang geweigerd kan worden , is om volgende vier zaken te beschermen:
1° door derden op vrijwillige basis verstrekte vertrouwelijke informatie
2° de persoonlijke levenssfeer
3° het vertrouwelijke karakter van internationale betrekkingen
4° het vertrouwelijke karakter van bepaalde commerciële en industriële informatie
Artikel 10:
In het kader van de openbaarheid van bestuur moet voor de documenten jonger dan 30 jaar steeds de schriftelijke toestemming tot inzage gevraagd worden bij de gemeentesecretaris, die het archiefbeheer organiseert.
Artikel 11:
Leden van de provincieraad hebben het recht om documenten in te zien die het bestuur van de provincie of taken van de deputatie betreffen. Hetzelfde geldt voor de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
Artikel 12:
§1 Wie kan aantonen dat hij of zij toegang wil voor wetenschappelijke doeleinden en een wetenschappelijke methode zal gebruiken om de informatie in de archiefdocumenten te verwerken, kan toegang krijgen tot documenten die niet (of nog niet) toegankelijk zijn. De beslissing over de aanvraag wordt op volgende criteria gebaseerd:
1° het wetenschappelijke karakter van de onderzoeksmethode;
2° de wetenschappelijke meerwaarde van de doeleinden;
3° de mogelijkheid om het ongepubliceerde onderzoeksresultaat in te kijken;
4° de mate van verspreiding van het onderzoeksresultaat;
5° de wijze waarop gevoelige gegevens verwerkt worden;
6° de wijze waarop persoonsgegevens geanonimiseerd worden;
7° de mate waarin afbreuk gedaan wordt aan de beperkingen die bij wet of decreet gesteld worden aan de openbaarheid van bestuur.
§2 De beslissing wordt genomen door het college van burgemeester en schepenen na gemotiveerd advies van de archivaris.
Artikel 13:
De gemeentesecretaris kan ingevolge de regelgeving op de openbaarheid van bestuur aanvragen tot inzage gemotiveerd weigeren. De aanvrager kan beroep instellen tegen een beslissing van de gemeentesecretaris bij de Vlaamse Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur.
Artikel 14:
Alle opgevraagde archiefdocumenten worden in het archiefbeheersprogramma geregistreerd.
Artikel 15:
De aan de gebruiker ter beschikking gestelde stukken moeten met zorg behandeld worden. Bij losbladige stukken wordt de oorspronkelijke orde niet verstoord. De documenten worden noch op de grond gelegd, noch gekreukt of geplooid. Het is eveneens verboden enige aanduiding of schrapping in de documenten aan te brengen, schrijfpapier op de documenten te leggen en notities te maken, documenten te calqueren of meer algemeen scherpe voorwerpen, lijm, tape of corrector te gebruiken.
Artikel 16:
Bij iedere reproductie die onmiddellijke of latere zichtbare schade kan veroorzaken, is de archivaris bevoegd die vorm van reproductie te verbieden. Fotokopiëren wordt uitzonderlijk – en dit door de archivaris – toegestaan, maar nooit voor ingebonden stukken of andere banden noch voor stukken op een kwetsbare of beschadigde drager.
Artikel 17:
De archiefdocumenten mogen gefotografeerd, gefilmd of gescand worden na toestemming van de archivaris, mits de materiële toestand van de stukken dit toelaat.
Artikel 18:
De gebruiker verbindt zich ertoe om de auteurswet na te leven en de auteursrechten van anderen te eerbiedigen. Onder geen enkel beding kan de archiefdienst noch het college van burgemeester en schepenen, aansprakelijk gesteld worden voor inbreuken op het auteursrecht, zelfs wanneer er toestemming werd verleend tot reproductie van archivalia.
Artikel 19:
Aan particulieren worden in principe geen archiefstukken in bruikleen gegeven. Uitzondering hierop wordt door de archivaris enkel toegestaan om de gebruiker-belanghebbende in staat te stellen om bij een externe firma een reproductie van een bouwplan te bekomen. In dergelijke gevallen is het akkoord van de archivaris noodzakelijk en wordt de termijn van ontlening beperkt tot 1 week. De archivaris kan in dergelijke gevallen een borgsom eisen ter waarde van € 125.
Artikel 20:
Alle aanvragen tot bruikleen voor tentoonstellingen, ingericht door verenigingen, openbare instellingen, e.d. moeten aan het college van burgemeester van schepenen worden voorgelegd, dat beslist na voorafgaandelijk advies van de archivaris. De uitgeleende stukken zullen worden verzekerd van nagel tot nagel en worden tentoongesteld in goede materiële omstandigheden zoals beschreven in de voorwaarden tot bruikleen.
Artikel 21:
De archivaris kan bij inbreuken op het reglement de bezoeker onmiddellijk de toegang tot de leeszaal ontzeggen. Hij maakt hiervan een verslag op voor het college van burgemeester en schepenen, dat de duur van de schorsing bepaalt en eventueel op advies van de archivaris kan besluiten tot het nemen van juridische stappen.
Artikel 22:
Behoudens andersluidende wettelijke of decretale bepalingen beslist het college van burgemeester en schepenen over alle onvoorziene gevallen en betwistingen i.v.m. de toepassing van dit reglement.
Artikel 23:
Dit reglement treedt in werking op 1 juni 2012.