Gecoro - huishoudelijk reglement
Artikel 1: De GECORO stelt een huishoudelijk reglement op met betrekking tot haar werking.
Artikel 2: Dit reglement en de wijzigingen ervan wordt met éénparigheid van stemmen aangenomen in de GECORO en ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad. Na de goedkeuring door de gemeenteraad treedt het huishoudelijk reglement in werking.
Artikel 3: Het huishoudelijk reglement regelt minstens volgende punten:
Daarnaast kunnen in het huishoudelijk reglement onder andere ook volgende punten vastgelegd worden:
Artikel 4: De leden van de GECORO worden benoemd voor 6 jaar. Hun benoeming is hernieuwbaar. Na de installatie van een nieuwe gemeenteraad wordt overgegaan tot de benoeming van een nieuwe commissie. De nieuwe commissie treedt eerst aan nadat de gemeenteraad de leden heeft benoemd en nadat de toezichttermijn, vermeld in deel 2, titel 7, hoofdstuk 2 van het decreet over lokaal bestuur van 1 januari 2019, is verstreken. De oude commissie blijft zolang aan.
Artikel 5: Leden die niet aanwezig kunnen zijn op de vergadering, kunnen hun plaatsvervanger sturen. De plaatsvervangers hebben in dit geval stemrecht.
Indien een effectief lid niet aanwezig kan zijn op een samenkomst van de GECORO, dient deze zich te verontschuldigen bij de secretaris of de voorzitter. Verontschuldigingen kunnen elektronisch, schriftelijk of telefonisch gebeuren, en dienen de samenkomst van de GECORO vooraf te gaan.
Tegelijkertijd wordt het verontschuldigde effectieve lid geacht de nodige afspraken te maken met het plaatsvervangend lid, zodat deze de samenkomst van de GECORO kan bijwonen.
Indien het plaatsvervangend lid eveneens verhinderd is om de samenkomst van de GECORO bij te wonen, kan deze zich verontschuldigen op dezelfde wijze als het effectieve lid.
Het lid dat voortijdig zijn mandaat stopzet, wordt vervangen door zijn plaatsvervanger tot een nieuw lid is benoemd.
Elk lid van de commissie dat zonder verantwoording driemaal achtereenvolgens afwezig is, is ambtshalve ontslagnemend en wordt vervangen door zijn plaatsvervanger tot een nieuw lid is benoemd. De voorzitter brengt de betrokkene daarvan schriftelijk op de hoogte.
Artikel 6: De commissie vergadert na bijeenroeping door de voorzitter of, als de voorzitter verhinderd is, de ondervoorzitter. Ze vergadert minstens tweemaal per jaar.
De voorzitter moet de commissie bijeenroepen binnen vijftien dagen die volgen op een verzoek van de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen. Hij moet dit ook doen bij een verzoek dat uitgaat van minstens één derde van de leden van de commissie. De voorzitter dient de commissie ook bijeen te roepen binnen vijftien dagen die volgen op een verzoek om advies over een vergunningsaanvraag, dat wordt voorgelegd door de gemeentelijke omgevingsambtenaar.
Artikel 7: De leden van de commissie en de externe genodigden worden ten minste vijftien dagen voor de vergadering uitgenodigd, behoudens indien de bijeenroeping gebeurt op een verzoek door de gemeentelijke omgevingsambtenaar om advies over een vergunningsaanvraag. In dit laatste geval worden de leden van de commissie en de externe genodigden ten minste 10 dagen voor de vergadering uitgenodigd.
Artikel 8: Elk lid van de commissie kan ten laatste vijf werkdagen voor de vergadering agendapunten doorgeven aan het secretariaat van de commissie. Het commissielid maakt terzelfder tijd een toelichtingsnota over nopens het desbetreffende agendapunt.
Tijdens de zitting wordt met meerderheid van stemmen beslist het punt al dan niet toe te voegen aan de agenda.
Artikel 9: De voorzitter stelt de agenda vast en stuurt deze samen met de uitnodiging aan de leden van de commissie.
De secretaris staat in voor het verzenden van de uitnodigingen voor samenkomst van de GECORO. Uitnodigingen gebeuren schriftelijk.
De uitnodigingen worden verstuurd aan de effectieve leden van de GECORO en aan de effectieve niet-stemgerechtigde genodigden. Een kopie van de uitnodiging wordt toegestuurd aan de plaatsvervangende leden en genodigden. Indien een effectief lid van de GECORO niet op de vergadering aanwezig kan zijn, dient deze zelf contact op te nemen met zijn plaatsvervangend lid, en de nodige afspraken te maken.
De uitnodiging bevat minimaal volgende informatie: datum, tijdstip en plaats van de vergadering, agenda van de vergadering, eventuele verwachte voorbereidingen door de leden.
Artikel 10: Alle documenten die relevant zijn liggen ter inzage op de technische dienst van het gemeentebestuur van Middelkerke, Spermaliestraat 1 te 8430 Middelkerke tijdens de kantooruren (alle werkdagen van 09.00 uur tot 12.00 uur en van 13.00 uur tot 16.00 uur, behalve de vrijdagnamiddag).
Indien de voorbereiding van bepaalde agendapunten, voorafgaand aan de samenkomst van de GECORO wenselijk is, zullen de noodzakelijke documenten via digitale weg worden toegestuurd aan de effectieve en plaatsvervangende leden van de Gecoro, en dit minimaal vijftien dagen voor de samenkomst van de GECORO. De secretaris staat in voor de tijdige verzending van de documenten.
Functie |
Bedrag |
Voorzitter |
gelijk aan de zitpenning van een gemeenteraadslid |
Deskundige |
€ 125 |
Vertegenwoordiger maatschappelijke geleding |
€ 75 |
Artikel 12: De commissie kan voor de behandeling van een onderwerp al de nodige instanties en personen of betrokkenen uitnodigen voor een toelichting en een eventuele bespreking van het onderwerp. Die personen mogen evenwel de beraadslaging over het advies van de commissie en de stemming erover niet bijwonen, tenzij die delen van de vergadering openbaar worden gehouden. Zij kunnen in ieder geval niet deelnemen aan die beraadslaging over het advies en de stemming erover.
Volgende externe genodigden kunnen o.a. worden uitgenodigd naar de vergadering van de commissie:
Artikel 13: De commissie nodigt voor elke vergadering een vertegenwoordiger uit van elke politieke fractie in de gemeenteraad. Deze personen kunnen de toelichtingen bijwonen en deelnemen aan een eventuele bespreking van het onderwerp, maar mogen de beraadslaging over het advies van de commissie en de stemming erover niet bijwonen, tenzij die delen van de vergadering openbaar worden gehouden. Zij kunnen in ieder geval niet deelnemen aan die beraadslaging over het advies en de stemming erover.
Artikel 14: De commissie kan beslissen dat een vergadering geheel of gedeeltelijk openbaar wordt gehouden. Deze beslissing dient te worden genomen bij geheime stemming en met twee derde van de stemmen van alle aanwezige leden.
Artikel 15: Als een vergadering openbaar is, moet de commissie rekening houden met de wettelijke regels inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Bij het bespreken van dossiers waarbij individuele personen betrokken zijn, zal de vergadering besloten zijn.
Artikel 16: In het geval dat een vergadering geheel of gedeeltelijk openbaar wordt gehouden, mogen evenwel de niet-leden, andere dan de personen die zijn uitgenodigd en de vertegenwoordigers van de politieke fracties, niet deelnemen aan de besprekingen, en evenmin aan de beraadslaging over het advies en de stemming erover. Zij kunnen de vergadering alleen bijwonen. Een politieke mandataris kan dus ook op deze manier de vergadering bijwonen.
Artikel 17: De voorzitter leidt de werkzaamheden van de commissie. De voorzitter wordt bij afwezigheid of verhindering vervangen door de ondervoorzitter van de commissie. Indien zowel de voorzitter als de ondervoorzitter afwezig of verhinderd zijn wordt de vergadering voorgezeten door het oudste aanwezige lid.
Artikel 18: De commissie kan slechts geldig beslissen wanneer ten minste de helft van haar leden aanwezig is.
Is die voorwaarde niet vervuld, dan kan de commissie op haar eerstvolgende vergadering, ongeacht het aantal aanwezige leden, geldig beslissen over de onderwerpen die waren geagendeerd voor de vergadering waarop onvoldoende leden aanwezig waren, op voorwaarde dat de nieuwe vergadering niet binnen vierentwintig uur na de eerste plaatsvindt. Voor nieuwe agendapunten is opnieuw de aanwezigheid van de meerderheid van de leden vereist.
Artikel 19: De commissie beslist bij meerderheid van stemmen van de aanwezige leden. De plaatsvervangers hebben eveneens stemrecht bij afwezigheid van het effectief lid. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend. De externe genodigden, de vertegenwoordigers van de politieke fracties en de secretaris van de commissie hebben geen stemrecht.
Artikel 20: Om te vermijden dat de commissie dient samen te komen om uitsluitend ‘technische’ beslissingen (bv vraag tot verlenging van de adviestermijn) te nemen wordt de voorzitter gedelegeerd om, in samenspraak met de secretaris, deze beslissingen namens de commissie te nemen. De commissie wordt tijdens de eerstvolgende vergadering op de hoogte gebracht van deze beslissing.
Artikel 21: Het lid dat een persoonlijk belang heeft of waarbij zijn/haar bloed- of aanverwanten tot en met de tweede graad een persoonlijk belang heeft bij een besproken onderwerp, mag noch de bespreking ervan, noch de beraadslaging over het advies van de commissie en de stemming erover bijwonen. Zij zullen derhalve bij de behandeling van dit punt de vergadering verlaten. Dit feit wordt mee opgenomen in het verslag.
Artikel 22: De secretaris van de commissie stelt het verslag van de vergadering op. Dit verslag, goedgekeurd door de voorzitter, wordt binnen de 14 dagen overgemaakt aan de leden van de GECORO en aan het schepencollege. Op de eerstvolgende vergadering van de commissie wordt het verslag ter goedkeuring aan de leden voorgelegd.
Artikel 23: De adviesverlening van de GECORO volgt op de algemene uiteenzetting van het agendapunt, en de besprekingsronde. Het advies kan tot stand komen op diverse manieren:
De secretaris zal in het verslag minimaal de volgende elementen opnemen:
De adviezen van de GECORO zullen steeds schriftelijk worden bezorgd aan het College van Burgemeester en Schepenen en in de adviezen wordt melding gemaakt van :
Artikel 25: De leden van de GECORO zijn gehouden door de plicht tot discretie. Het spreekt voor zichzelf dat wie aanvaardt deel uit te maken van een adviesorgaan, de consequenties hiervan aanvaardt. D.w.z. dat men zich discreet opstelt, dat men oog heeft voor de regels van de bescherming van de privacy, dat hetgeen men via het orgaan waarvan men deel uitmaakt, verneemt, vertrouwelijk is en zonder meer geen gespreksonderwerp voor andere gelegenheden dan in het adviesorgaan. Het houdt ook in dat men aanvaardt dat men slechts een advies verstrekt. Dat houdt in dat men tevens aanvaardt dat anderen beslissen, mede op basis van het advies, maar daarom niet altijd noodzakelijk volledig overeenkomstig het advies.
Artikel 26: De voorzitter zal namens de commissie jaarlijks een raming van de nodige werkingsmiddelen + bijhorende toelichting voor het lopende jaar ter goedkeuring overmaken aan het College van Burgemeester en schepenen met het verzoek de nodige kredieten te willen voorzien in de op te maken begroting zodat zij haar taak naar behoren kan uitoefenen. De nodige werkingsmiddelen worden jaarlijks opgenomen in de begroting die aan de gemeenteraad ter goedkeuring wordt voorgelegd.
Artikel 27: De voorzitter van de GECORO brengt over het beheer van de werkingsmiddelen jaarlijks verslag uit aan de gemeenteraad en de leden van de GECORO. Het verslag heeft betrekking op het afgelopen kalenderjaar en het wordt uitgebracht vóór 1 april van het daarop volgend jaar. Het schepencollege kan de voorzitter ook om een tussentijds verslag verzoeken. Het verslag wordt in dit geval uitgebracht binnen de maand na het verzoek.