Gebruiksreglement sportinfrastructuur De Branding

Algemene bepalingen

Artikel 1 - Definities

Zaal / accommodatie: ruimte(n) in de infrastructuur van het gemeentebestuur waarop dit gebruiksreglement van toepassing is, zijnde de sportaccommodatie in Centrum De Branding.

Beheerder: de beheerder van deze infrastructuur, zijnde het Autonoom Gemeentebedrijf.

Gebruiker / aanvrager: de meerderjarige natuurlijke persoon die handelt in eigen naam, in naam van een vereniging of in naam van een andere gebruikerscategorie en die het aanvraagformulier indient zoals bedoeld in dit reglement. De aanvrager is in principe verantwoordelijk voor de betrokken activiteit.

Artikel 2 – Toepassingsgebied

Dit reglement is bindend voor de gebruiker die zich via het reservatieformulier akkoord verklaart en is van toepassing op de infrastructuur vermeld in artikel 1.

Artikel 3 - Gebruikerscategorieën

De infrastructuur kan gehuurd worden door volgende gebruikerscategorieën:

• Categorie 1:
• de gemeentediensten en het Welzijnshuis van Middelkerke;
• de onder- en nevengeschikte besturen van de gemeente Middelkerke;
• projectverenigingen waarvan Middelkerke deel uitmaakt;
• scholen op het grondgebied van Middelkerke;
• politieke fracties vertegenwoordigd in de gemeenteraad van Middelkerke;
• erkende Middelkerkse verenigingen;
• diensten uit hulpverleningszone 1 en Politiezone Middelkerke.
• Categorie 2:
• niet-erkende Middelkerkse verenigingen en verenigingen van buiten Middelkerke;
• overheidsdiensten of overheden, andere dan deze bedoeld in categorie 1;
• particulieren, al dan niet inwoners van Middelkerke.

• Categorie 3:  gebruikers, al dan niet uit categorie 1 of 2, die een commerciële activiteit organiseren

Er worden geen dieren toegelaten, met uitzondering van geleidehonden voor mindervaliden.

Sluitingsdagen

Artikel 4 – Sluitingsdagen

Sporthal De Branding is gesloten:

-  op 25 december en 1 januari

-  op 31 en 24 december vanaf 12.00u

Op alle andere wettelijke en gemeentelijke feestdagen wordt enkel niet-periodiek gebruik toegestaan.

Reservatie / optie / annulatie

Artikel 5 – RESERVEREN

Bij behandeling van reservatie-aanvragen wordt in principe volgende rangorde in acht genomen:

1. wedstrijden, evenementen, sportkampen of –lessen, tijdens schoolvakanties georganiseerd met de steun van of door de gemeente Middelkerke hebben voorrang op andere gebruikers;
2. periodiek gebruik heeft voorrang op occasioneel gebruik;
3. sportclubs hebben voorrang op particulieren;
4. sportclubs met jeugdwerking hebben bij toekenning van periodiek gebruik voorrang tijdens de eerste avonduren, zijnde tot 20h00
5. competitie heeft voorrang op recreatie;
6. wanneer meerdere gebruikers van gelijke rang dezelfde locatie op hetzelfde tijdstip willen reserveren, wordt voorrang verleend aan de gebruiker die de betrokken locatie op dat tijdstip tijdens de vorige vergelijkbare periode gereserveerd heeft.
7. in alle andere gevallen wordt voorrang gegeven aan de aanvraag die het eerst werd ingediend.

Gebruikers categorie 1:

1. Periodiek gebruik

Aanvragen voor periodiek gebruik door erkende Middelkerkse sportverenigingen worden in april/mei verzameld en in juli door de beheerder toegekend, dit voor het komende sportseizoen, zijnde van 15/08 tot 31/05 (exclusief kleine schoolvakanties).

1. Occasioneel gebruik

Alle andere aanvragen dan hierboven vermeld, worden beschouwd als occasioneel gebruik.

Hiervoor geldt:

• Reservaties buiten de schoolvakanties kan men aanvragen tot 7 kalenderdagen vooraf.
• Aanvragen door erkende Middelkerkse sportverenigingen voor reservaties tijdens de schoolvakanties worden ongeveer anderhalve maand voor de betrokken vakantie door de sportdienst verzameld en door de beheerder toegekend.
  Aanvragen die na de opgegeven deadline worden ingediend, worden niet meer behandeld.

Gebruikers categorie 2 en 3:

Reservaties kunnen tot 7 kalenderdagen vooraf worden aangevraagd.

Algemeen geldt:

• Reserveren kan enkel aan de hand van het reservatieformulier en een reservatie is pas geldig na schriftelijke bevestiging vanuit de sportdienst.
  De gebruiker kan zijn gebruiksrecht niet overdragen aan derden en het toegekend gebruik is verbonden aan de activiteit waarvoor het gebruik werd toegekend.
• Onrechtmatig gebruik van de accommodatie (zonder reservatie of voor een andere activiteit dan aangevraagd) zal gefactureerd worden volgens het tarief voor gebruikerscategorie 3, met een minimum van 2 uur. Bijkomend wordt een administratieve kost aangerekend van € 25.
  Voor erkende Middelkerkse verenigingen vervalt de derdebetalersregeling.
• Wanneer de gebruiker 15 minuten na aanvang van de reservatie niet ter plaatse is, vervalt de reservatie. Maximum 20 en minstens 5 minuten voor aanvang van de reservatie, krijgt de gebruiker toegang tot de toegekende kleedkamer. Diezelfde kleedkamer blijft ter beschikking van de gebruiker tot maximum 20 minuten na de reservatie.
• Voor niet-sportieve activiteiten wordt de accommodatie ter beschikking gesteld voor opbouw gedurende maximum 4 uur. Voor afbouw wordt de accommodatie opnieuw maximum 4 uur ter beschikking gesteld.
  Uitzonderingen hierop maken het onderwerp uit van een beslissing van de beheerder.
• De betaling verloopt via factuur. Deze wordt in principe opgemaakt tijdens de maand volgend op het gebruik van de sportaccommodatie.
• De aanvrager kan geen schadevergoeding eisen als de gereserveerde zaal niet beschikbaar is door bv. verkiezingen of toepassing rampenplan.

Artikel 6 – OPTIE

Een optie blijft geldig tot een tweede aanvraag wordt ingediend, waarna de eerste aanvrager 3 werkdagen de tijd krijgt om de optie te bevestigen.

Artikel 7 – ANNULEREN

Gebruikers categorie 1

• Een reservatie van periodiek gebruik kosteloos annuleren kan enkel schriftelijk/via e-mail en dit:

• tot 12u00 op de dag van de reservatie, als de reservatie op een weekdag valt
• tot 12u00 op de vrijdag voorafgaand aan de reservatie, als de reservatie op zaterdag of zondag valt
• tot 12u00 op de werkdag voorafgaand aan de reservatie, als de reservatie op een feestdag valt.

• Een niet-gebruik of een annulatie van een reservatie die niet aan bovenvermelde voorwaarde(n) voldoet, maakt steeds het voorwerp uit van een factuur waarbij de reservatie wordt aangerekend, vermeerderd met een administratieve kost van € 25. Voor erkende Middelkerkse verenigingen vervalt de derdebetalersregeling.
• Per annulatie of niet-gebruik van een volledig toegekend periodiek gebruik, wordt een administratieve kost van € 25 aangerekend. Voor erkende Middelkerkse verenigingen vervalt de derdebetalersregeling.
• Toegekend periodiek gebruik dat 2 keer niet gebruikt wordt zonder correcte annulatie, wordt volledig geschrapt. Er wordt een administratieve kost aangerekend van € 25.
• Een occasionele reservatie kosteloos annuleren kan enkel via e-mail/schriftelijk en dit tot 7 kalenderdagen vooraf. Bij niet (tijdig) annuleren wordt de reservatie aangerekend, vermeerderd met een administratieve kost van € 25. Voor erkende Middelkerkse verenigingen vervalt de derdebetalersregeling.

Gebruikers categorie 2 en 3

Een occasionele reservatie kosteloos annuleren kan enkel via e-mail/schriftelijk tot 7 kalenderdagen vooraf.
Bij niet (tijdig) annuleren wordt de reservatie aangerekend, vermeerderd met een administratieve kost van € 25. Voor erkende Middelkerkse verenigingen vervalt de derdebetalersregeling.

Tarieven

Artikel 8 – Tarieven

Het beschikbare materiaal dat voor de beoefende sport of spel nodig is, is in de huurprijs inbegrepen.
Een overzicht van het materiaal wordt in de technische fiche opgenomen.
Elk defect of gevaarlijke afwijking aan het materiaal dient onverwijld aan de verantwoordelijke van dienst te worden meegedeeld. Na gebruik bergen de gebruikers het gebruikte materiaal ordelijk in de daartoe voorziene bergruimte op en dit binnen de toegekende gebruiksduur.

* wordt minstens 7 kalenderdagen vóór opbouw van de zaal betaald - cash of via overschrijving

Aandachtspunten en bijzondere voorwaarden

Artikel 9 – aandachtspunten

De gebruiker staat in eerste instantie zelf in voor het klaarzetten en wegnemen van het materiaal, zoals bv. netten en doelen.

De gebruiker volgt de richtlijnen die in de sporthallen kenbaar gemaakt worden. Deze richtlijnen worden als bijlage bij dit reglement gevoegd om er integraal deel van uit te maken.
De zaalwachter van dienst kan ten allen tijde toezicht uitoefenen in alle lokalen van de accommodatie.

Artikel 10 – Bijzondere voorwaarden naargelang de activiteit

Naargelang de aard van de activiteit kunnen er verschillende regelingen, afspraken… gelden. Deze worden altijd opgemaakt in overleg.
De dienstverantwoordelijke of diens vervanger wordt gemachtigd om binnen de perken van dit reglement die voorwaarden vast te leggen. De gemaakte afspraken worden bij elke nieuwe aanvraag herzien.

Veiligheid

Artikel 11 – Veiligheid

• Uitgangen en nooduitgangen worden in alle omstandigheden vrijgehouden.
• De maximumcapaciteit vermeld op de technische fiche wordt niet overschreden.
• Waardevolle voorwerpen kunnen worden opgeborgen in de beschikbare lockers.
• Het is verboden mobiele kooktoestellen of opwarmingsapparaten, gevoed met brandstoffen, open vuren en/of kaarsen in de accommodatie te gebruiken.
• Alle signalisatie en brandpreventiemiddelen moeten vrij gehouden worden.
• Indien de aanvrager een wijziging wil omtrent de veiligheidsbepalingen, dan wordt altijd het advies gevraagd van de brandweer. Dit advies is bindend. De aanvrager dient dit minstens 3 weken voor de activiteit aan te vragen en draagt de kosten voor de opmaak van het brandweeradvies.

Verzekering

Artikel 12 – Burgerlijke aansprakelijkheid

Het afsluiten van een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid in geval van optredens, fuiven, feestelijkheden, tentoonstellingen of beurzen is vereist.
De aanvrager dient zelf te zorgen voor een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid.
Het gemeentebestuur kan ter zake een kopie opvragen van de betrokken verzekeringspolissen.

Artikel 13 – Verzekering lichamelijke letsels

Een sportverzekering lichamelijke letsels is niet inbegrepen in de huur.
Er wordt aangeraden om een verzekering lichamelijke letsels af te sluiten.
Activiteiten, georganiseerd door de gemeentelijke sportdienst zijn wel verzekerd.

Artikel 14 – Brandverzekering

De zalen en lokalen zijn verzekerd tegen brand en aanverwante gevaren, en dit met de clausule van afstand van verhaal ten voordele van de gebruiker. De gebruiker dient dus geen brandpolis af te sluiten voor het gebruiken van de zalen en lokalen.

De brandverzekering van het AGB dekt echter niet de eigen of gehuurde inboedel van de gebruiker. Het afsluiten van een brandverzekering voor de eigen of gehuurde inhoud wordt aanbevolen.

De Raad van Bestuur van het AGB kan steeds voorafgaand advies inwinnen bij de brandweer en dit bij niet-gebruikelijke sportactiviteiten.

Auteursrechten en billijke vergoeding

Artikel 15 – Algemeen

De gebruiker verplicht er zich toe de vigerende wetgeving na te leven. De gebruiker is verantwoordelijk voor het naleven van de fiscale verplichtingen op het gebied van inhouding van bedrijfsvoorheffing op vergoedingen betaald aan binnenlandse en buitenlandse artiesten en het indienen van de ingeschreven loonlijsten 325.30 en/of 325.50.

Artikel 16 – Auteursrechten

Auteursrechten (vb. Sabam) worden betaald door de gebruiker van de infrastructuur. Deze formulieren zijn terug te vinden op www.sabam.be.

Het AGB sluit een jaarabonnement af voor activiteiten met muziek – zonder drank – in de sporthal. De gebruiker moet deze auteursrechten niet betalen.

Artikel 17 – De Billijke vergoeding

Deze vergoeding voor de uitvoerende artiesten is van toepassing op alle gespeelde muziek tijdens een fuif, een pauze, een activiteit met achtergrondmuziek en wordt ingedeeld in verschillende categorieën.

Fiscale verplichtingen

Artikel 18 – Fiscale verplichtingen

Alle belastingen, retributies, taksen, rechten en fiscale verplichtingen die voortvloeien uit de organisatie van de activiteit, zijn ten laste van de aanvrager.
In geen geval kan de beheerder aansprakelijk worden gesteld voor het niet nakomen van deze verplichtingen.

Leverings- en schenkrechten

Artikel 19 – Leveringsrecht

Het leveringsrecht aan de gebruiker in de sporthal behoort toe aan de concessionaris van de respectievelijke cafetaria’s van de sporthallen.

Artikel 20 – Schenkrecht

In de cafetaria van de sporthal heeft enkel de respectievelijke concessionarissen het schenkrecht.
De aanvrager kan onder bepaalde voorwaarden het schenkrecht afkopen. De beheerder beslist om dit al dan niet toe te kennen.

Publiciteit en promotiemateriaal

Enkel tijdens officiële wedstrijden mag publiciteit gemaakt worden.

Slotbepaling

Inbreuken op dit gebruiksreglement kunnen leiden tot uitsluiting, zonder enige ingebrekestelling en zonder dat de gebruiker aanspraak kan maken op een schadevergoeding.
Inbreuken en betwisting over schade maken eveneens het onderwerp uit van een verslag aan de Raad van Bestuur van het AGB.
Uitzonderingen op dit regelement kunnen enkel worden toegestaan door de beheerder.

Opheffingsbepaling

Vanaf de inwerkingtreding van dit reglement worden volgende reglementen en artikels opgeheven:

Gebruiksreglement sport- en gemeenschapscentrum De Branding, zoals vastgesteld door de Raad van Bestuur 20/03/2017.