Gebruiksreglement sportinfrastructuur

Gemeente ›› Sport ››
Parent Previous Next

Gebruiksreglement sportinfrastructuur

Algemene bepalingen

Artikel 1 - Definities

Zaa /accommodatie: ruimte(n) in de infrastructuur van het gemeentebestuur waarop dit gebruiksreglement van toepassing is, zijnde sporthal De Barloke en sporthal De Bamburg.

Beheerder: de beheerder van deze infrastructuur, zijnde het college van burgemeester en schepenen.

Gebruiker/aanvrager: de meerderjarige natuurlijke persoon die handelt in eigen naam, in naam van een vereniging of in naam van een andere gebruikerscategorie die het aanvraagformulier indient zoals bedoeld in dit reglement. De aanvrager is in principe verantwoordelijk voor de betrokken activiteit.

Artikel 2 – Toepassingsgebied

Dit reglement is bindend voor de gebruiker die zich via het reservatieformulier akkoord verklaart en is van toepassing op de infrastructuur vermeld in artikel 1.

Artikel 3 - Gebruikerscategorieën

De infrastructuur kan gehuurd worden door volgende gebruikerscategorieën:

Categorie 1:

- de gemeentediensten en het Welzijnshuis van Middelkerke;

- de onder- en nevengeschikte besturen van de gemeente Middelkerke;

- projectverenigingen waarvan Middelkerke deel uitmaakt;

- scholen op het grondgebied van Middelkerke;

- politieke fracties vertegenwoordigd in de gemeenteraad van Middelkerke;

- erkende Middelkerkse verenigingen;

- diensten uit hulpverleningszone 1 en Politiezone Middelkerke.

Categorie 2:

- niet-erkende Middelkerkse verenigingen en verenigingen van buiten Middelkerke;

- overheidsdiensten of overheden, andere dan deze bedoeld in categorie 1;

- particulieren, al dan niet inwoners van Middelkerke.

Categorie 3:  

- gebruikers, al dan niet uit categorie 1 of 2, die een commerciële activiteit organiseren.


Er worden geen dieren toegelaten, met uitzondering van geleidehonden voor mindervaliden.

Sluitingsdagen

Artikel 4 – Sluitingsdagen

De sporthallen zijn gesloten:

-  op 25 december en 1 januari

-  op 31 en 24 december vanaf 12.00u

Op alle andere wettelijke en gemeentelijke feestdagen wordt enkel niet-periodiek gebruik toegestaan.

Reservatie / optie / annulatie

Artikel 5 – RESERVEREN

Bij behandeling van reservatie-aanvragen wordt in principe volgende rangorde in acht genomen:

  1. wedstrijden, evenementen, sportkampen of –lessen, tijdens schoolvakanties georganiseerd met steun van of door de gemeente Middelkerke hebben voorrang op andere gebruikers;
  2. periodiek gebruik heeft voorrang op occasioneel gebruik;
  3. sportclubs hebben voorrang op particulieren;
  4. sportclubs met jeugdwerking hebben bij toekenning van periodiek gebruik voorrang tijdens de eerste avonduren, zijnde tot 20h00;
  5. competitie heeft voorrang op recreatie;
  6. wanneer meerdere gebruikers van gelijke rang dezelfde locatie op hetzelfde tijdstip willen reserveren, wordt voorrang verleend aan de gebruiker die de betrokken locatie op dat tijdstip tijdens de vorige vergelijkbare periode gereserveerd heeft.
  7. in alle andere gevallen wordt voorrang gegeven aan de aanvraag die het eerst werd ingediend.

Gebruikers categorie 1:

  1. Periodiek gebruik

Aanvragen voor periodiek gebruik door erkende Middelkerkse sportverenigingen worden in april/mei verzameld en in juli door de beheerder toegekend, dit voor het komende sportseizoen, zijnde van 15/08 tot 31/05 (exclusief kleine schoolvakanties).

  1. Occasioneel gebruik

Alle andere aanvragen dan hierboven vermeld, worden beschouwd als occasioneel gebruik.

Hiervoor geldt:

- Reservaties buiten de schoolvakanties kan men aanvragen tot 7 kalenderdagen vooraf.

- Aanvragen door erkende Middelkerkse sportverenigingen voor reservaties tijdens de schoolvakanties worden ongeveer anderhalve maand voor de betrokken vakantie door de sportdienst verzameld en door de beheerder toegekend.
Aanvragen die na de opgegeven deadline worden ingediend, worden niet meer behandeld.

Gebruikers categorie 2 en 3:

Reservaties kunnen tot 7 kalenderdagen vooraf worden aangevraagd.


Algemeen geldt:

Artikel 6 – OPTIE

Een optie blijft geldig tot een tweede aanvraag wordt ingediend, waarna de eerste aanvrager 3 werkdagen de tijd krijgt om de optie te bevestigen.

Artikel 7 – ANNULEREN

Gebruikers categorie 1

Gebruikers categorie 2 en 3

Een occasionele reservatie kosteloos annuleren kan enkel via e-mail/schriftelijk tot 7 kalenderdagen vooraf.
Bij niet (tijdig) annuleren wordt de reservatie aangerekend, vermeerderd met een administratieve kost van € 25. Voor erkende Middelkerkse verenigingen vervalt de derdebetalersregeling.

Tarieven

Artikel 8 – Tarieven

Het beschikbare materiaal dat voor de beoefende sport nodig is, is in de huurprijs inbegrepen.
Een overzicht van het materiaal wordt in de technische fiche opgenomen.
Elk defect of gevaarlijke afwijking aan het materiaal dient onverwijld aan de verantwoordelijke van dienst te worden meegedeeld. Na gebruik bergen de gebruikers het gebruikte materiaal ordelijk in de daartoe voorziene bergruimte op en dit binnen de toegekende gebruiksduur.

ACCOMMODATIE

cat 1

cat 2

cat 3

per

volledige sporthal  (grootte zaalvoetbal-, handbal-, basket-, tennisveld)

12

16

25

uur

badmintonveld

4

6


 uur

volleybalveld

6

8



judolokaal De Barloke  (zwevende matten – 2 tatami)

10

14

20

uur

klimmuur (mits begeleider met attest VBF)

15

20


uur

tafeltennistafel

3

5


stuk en uur

douchen zonder gebruik van de sportaccommodatie (max. 30 minuten)

2

persoon

kleedkamer zonder douches zonder gebruik van de sportaccommodatie

3

3

5

uur

kleedkamer met douches zonder gebruik van de sportaccommodatie

8

10

12

uur

organisatie niet-sportieve activiteit of activiteit waarbij accommodatie deels of volledig voor niet-sportieve doeleinden gebruikt wordt

250 borg*

schoonmaken van de infrastructuur

20

30

40

per begonnen uur per persoon

schoonmaken van de infrastructuur : dieptereiniging

volgens offerte externe firma

 

EXTRA


per

wedstrijdklok

50

borg

uitlening van max. 7 dagen

volksspelen (5)

5

borg

spel

sleutel

25

borg

stuk

safety packet (fluohesje, seingeversband, signaalbordje)

5

borg

pakket

* wordt minstens 7 kalenderdagen vóór opbouw van de zaal betaald - cash of via overschrijving

Aandachtspunten en bijzondere voorwaarden

Artikel 9 – aandachtspunten

De gebruiker staat in eerste instantie zelf in voor het klaarzetten en wegnemen van het materiaal, zoals bv. netten en doelen.

De gebruiker volgt de richtlijnen die in de sporthallen kenbaar gemaakt worden. Deze richtlijnen worden als bijlage bij dit reglement gevoegd om er integraal deel van uit te maken.
De zaalwachter van dienst kan ten allen tijde toezicht uitoefenen in alle lokalen van de accommodatie.

Artikel 10 – Bijzondere voorwaarden naargelang de activiteit

Naargelang de aard van de activiteit kunnen er verschillende regelingen, afspraken… gelden. Deze worden altijd opgemaakt in overleg.
De dienstverantwoordelijke of diens vervanger wordt gemachtigd om binnen de perken van dit reglement die voorwaarden vast te leggen. De gemaakte afspraken worden bij elke nieuwe aanvraag herzien.

Veiligheid

Artikel 11 – Veiligheid

- Uitgangen en nooduitgangen worden in alle omstandigheden vrijgehouden.

- De maximumcapaciteit vermeld op de technische fiche wordt niet overschreden.

- Waardevolle voorwerpen kunnen worden opgeborgen in de beschikbare lockers.

- Het is verboden mobiele kooktoestellen of opwarmingsapparaten, gevoed met brandstoffen, open vuren en/of kaarsen in de accommodatie te gebruiken.

- Alle signalisatie en brandpreventiemiddelen moeten vrij gehouden worden.

- Indien de aanvrager een wijziging wil omtrent de veiligheidsbepalingen, dan wordt altijd het advies gevraagd van de brandweer. Dit advies is bindend. De aanvrager dient dit minstens 3 weken voor de activiteit aan te vragen en draagt de kosten voor de opmaak van het brandweeradvies.

Verzekering

Artikel 12 – Burgerlijke aansprakelijkheid

Het afsluiten van een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid in geval van optredens, fuiven, feestelijkheden, tentoonstellingen of beurzen is vereist.
De aanvrager dient zelf te zorgen voor een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid.
Het gemeentebestuur kan ter zake een kopie opvragen van de betrokken verzekeringspolissen.

Artikel 13 – Verzekering lichamelijke letsels

Een sportverzekering lichamelijke letsels is niet inbegrepen in de huur.
Er wordt aangeraden om een verzekering lichamelijke letsels af te sluiten.
Activiteiten, georganiseerd door de gemeentelijke sportdienst zijn wel verzekerd.

Artikel 14 – Brandverzekering

De zalen en lokalen zijn verzekerd tegen brand en aanverwante gevaren, en dit met de clausule van afstand van verhaal ten voordele van de gebruiker. De gebruiker dient dus geen brandpolis af te sluiten voor het gebruiken van de zalen en lokalen.

De brandverzekering van het gemeentebestuur dekt echter niet de eigen of gehuurde inboedel van de gebruiker. Het afsluiten van een brandverzekering voor de eigen of gehuurde inhoud wordt aanbevolen.

Het college van burgemeester en schepenen kan steeds voorafgaand advies inwinnen bij de brandweer en dit bij niet-gebruikelijke sportactiviteiten.

Auteursrechten en billijke vergoeding

Artikel 15 – Algemeen

De gebruiker verplicht er zich toe de vigerende wetgeving na te leven. De gebruiker is verantwoordelijk voor het naleven van de fiscale verplichtingen op het gebied van inhouding van bedrijfsvoorheffing op vergoedingen betaald aan binnenlandse en buitenlandse artiesten en het indienen van de ingeschreven loonlijsten 325.30 en/of 325.50.

Artikel 16 – Auteursrechten

Auteursrechten (vb. Sabam) worden betaald door de gebruiker van de infrastructuur. Deze formulieren zijn terug te vinden op www.sabam.be.

Het gemeentebestuur sluit een jaarabonnement af voor activiteiten met muziek – zonder drank – in de sporthallen. De gebruiker moet deze auteursrechten niet betalen.

Artikel 17 – De Billijke vergoeding

Deze vergoeding voor de uitvoerende artiesten is van toepassing op alle gespeelde muziek tijdens een fuif, een pauze, een activiteit met achtergrondmuziek en wordt ingedeeld in verschillende categorieën.

Fiscale verplichtingen

Artikel 18 – Fiscale verplichtingen

Alle belastingen, retributies, taksen, rechten en fiscale verplichtingen die voortvloeien uit de organisatie van de activiteit, zijn ten laste van de aanvrager.
In geen geval kan de beheerder aansprakelijk worden gesteld voor het niet nakomen van deze verplichtingen.

Leverings- en schenkrechten

Artikel 19 – Leveringsrecht

Het leveringsrecht aan de gebruiker in de sporthallen behoort toe aan de concessionaris van de respectievelijke cafetaria’s van de sporthallen.

Artikel 20 – Schenkrecht

In de cafetaria van de sporthallen hebben enkel de respectievelijke concessionarissen het schenkrecht.
De aanvrager kan onder bepaalde voorwaarden het schenkrecht afkopen. De beheerder beslist om dit al dan niet toe te kennen.

Publiciteit en promotiemateriaal

Enkel tijdens officiële wedstrijden mag publiciteit gemaakt worden.

Betaling

In verband met de betaling van facturen is volgende procedure van toepassing:

Betalingstermijn:

De betalingstermijn bedraagt 30 dagen.

Invorderingsprocedure:

Bij niet-betaling van de factuur binnen de gestelde termijn wordt er binnen de 15 dagen een herinneringsbrief verstuurd. De betaling dient te gebeuren binnen de 15 dagen. De uiterste betalingsdatum wordt vermeld op de brief.

Indien na het verstrijken van betalingstermijn van de 1ste betalingsherinnering geen betaling ontvangen werd, wordt er binnen de 15 dagen een tweede en tevens laatste betalingsherinnering verstuurd die geldt als ingebrekestelling om het bedrag binnen de 15 dagen te vereffenen. Deze betalingsherinnering wordt aangetekend verstuurd en de initiële factuur wordt vermeerderd met een administratieve meerkost van 7,50 euro. Zowel in de 1ste als de 2de herinnering wordt vermeld dat in geval van financiële moeilijkheden er een afbetalingsplan kan worden opgemaakt.

Het afbetalingsplan wordt opgemaakt met de dienstverantwoordelijke eventueel in samenwerking met de sociale dienst van het OCMW. De afspraken worden schriftelijk vastgelegd en ter goedkeuring voorgelegd aan de financieel directeur, na wiens goedkeuring de afspraken voor alle partijen bindend worden.

Indien na het verstrijken van de betalingstermijn vermeld in het aangetekend schrijven geen betaling volgt of er geen afbetalingsplan werd afgesproken of het afbetalingsplan niet wordt gerespecteerd wordt de schuld ingevorderd bij de wet of decreet voorziene procedures en wordt het dossier overgemaakt aan het college van burgemeester en schepenen, die de mogelijkheid heeft om de dienstverlening stop te zetten.

Klachten m.b.t. factuur:

Indien je meent een fout ontdekt te hebben op de factuur, neem je contact op met de contactpersoon van de betreffende dienst. Dit moet gebeuren voor afloop van de betalingstermijn van de betrokken factuur. Indien er geen oplossing gevonden wordt met de betreffende dienst kan je schriftelijk en gemotiveerd je klacht/protest indienen bij het college van burgemeester en schepenen, dat hierover zal beslissen. Deze klacht/dit protest moet ingediend worden binnen de 30 dagen na verzending van de factuur. Bij gebrek aan klacht of protest wordt de factuur als onbetwist en opeisbaar beschouwd.

Betwistingen:

In geval van betwistingen zijn de rechtbanken van het arrondissement van Brugge bevoegd. De kosten van de gedwongen invordering vallen ten laste van de in gebreke blijvende schuldenaar.

Privacy

De persoonsgegevens verwerkt in het kader van het gebruiksreglement sportinfrastructuur worden met zorgvuldigheid en respect voor de privacy behandeld en beveiligd. We volgen hiervoor de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook wel General Data Protection Regulation of GDPR) en de Belgische privacywet.

Concreet betekent dit onder meer dat:

•   de persoonsgegevens enkel worden ingezameld en verwerkt voor de doelen zoals beschreven in het reglement en om de gevraagde informatie te verstrekken;

•   de persoonsgegevens niet worden bekend gemaakt aan derden, tenzij de organisator toestemming heeft van de deelnemer of de wet het verplicht;

•   de deelnemer steeds het recht heeft om te weten welke persoonsgegevens over hem worden verwerkt, om ze te laten verbeteren of wissen;

•   passende veiligheidsmaatregelen worden opgenomen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen misbruik of verlies.

Een meer uitgebreid overzicht van ons beleid op het vlak van verwerking van persoonsgegevens vind je op www.middelkerke.be.  

Slotbepaling

Inbreuken op dit gebruiksreglement kunnen leiden tot uitsluiting, zonder enige ingebrekestelling en zonder dat de gebruiker aanspraak kan maken op een schadevergoeding.

Inbreuken en betwisting over schade maken eveneens het onderwerp uit van een verslag aan het college van burgemeester en schepenen. Uitzonderingen op dit regelement kunnen enkel worden toegestaan door de beheerder.


Bijlage 1: Te volgen richtlijnen bij het gebruik van de gemeentelijke sporthallen