Gebruiksreglement Silt
Gebruiksreglement Silt (evenementenzaal Casino)
Evenementenzaal Silt: zaal in het gebouw gelegen Zeedijk 117 te 8430 Middelkerke.
Beheerder: beheerder van de evenementenzaal Silt, zijnde het college van burgemeester en schepenen of de persoon daartoe gedelegeerd.
Aanvrager: een meerderjarige natuurlijke persoon die handelt in eigen naam of in naam van een rechtspersoon die een aanvraag tot gebruik van de evenementenzaal Silt indient.
Artikel 2 - Toepassingsgebied
Dit reglement bepaalt de voorwaarden voor het gebruik van de evenementenzaal Silt door derden.
Er zijn vier beschikbare gebruiksmogelijkheden van de evenementenzaal Silt:
Voor de tarieven en retributies voor het gebruik van de ter beschikking gestelde ruimte, het materiaal en andere kosten verbonden aan het huren van de evenementenzaal Silt wordt verwezen naar het toepasselijke retributiereglement Silt (evenementenzaal Casino).
§1. Het definitief vastleggen van de duur van het gebruik gebeurt in overleg met de beheerder.
§2. Het einduur van een avondactiviteit gebeurt in overleg met de beheerder.
§3. Bij het vastleggen van een reservatie wordt steeds een einduur bepaald.
Uiterlijk bij het verstrijken van het einduur hebben alle aanwezigen, inclusief de aanvrager, de organisatoren, cateringdiensten, leveranciers, etc. de evenementenzaal Silt verlaten.
Bij een overschrijding van het einduur zal per begonnen uur een bijkomende kost aangerekend worden, zoals bepaald overeenkomstig het retributiereglement.
§4. De beheerder kan sluitingsdagen voorzien en bepaalde periodes blokkeren (voor bv. onderhoudswerken).
De aanvrager moet meerderjarig zijn. Indien hij handelt namens een rechtspersoon dan dient hij een mandaat voor dergelijke handelingen te hebben.
Silt wordt gereserveerd via het formulier dat beschikbaar is via de website www.middelkerke.be/Silt of ter plaatste bij de dienst MICE.
De aanvrager kan ten vroegste 24 maanden op voorhand reserveren.
De aanvrager kan ten laatste 30 kalenderdagen vóór de datum van de activiteit een zaal reserveren. Latere aanvragen worden beoordeeld naar haalbaarheid.
De aanvrager ontvangt ten laatste 15 kalenderdagen na het correct indienen van zijn aanvraag een digitale bevestiging van de reservatie met betalingsuitnodiging. Door betaling van het gevraagde voorschot wordt de reservatie definitief.
§1. De aanvrager dient tijdig te verwittigen wanneer hij de gereserveerde infrastructuur geheel of ten dele niet zal gebruiken.
De annulering gebeurt via mail naar Mice@middelkerke.be met vermelding van het volgnummer van de reservatie, de activiteit en datum (data) waarvoor gereserveerd werd.
Er worden annuleringskosten aangerekend overeenkomstig het retributiereglement Silt (evenementenzaal casino).
§2. Zonder voorafgaande toestemming van de beheerder kan een reservatie niet overgedragen worden aan een andere aanvrager.
§3. Een gebeurlijke annulering door de beheerder ingevolge overmacht en/of onvoorziene omstandigheden wordt zo vlug als mogelijk gemeld aan de aanvrager. (Een niet limitatieve opsomming bij wijze van voorbeeld: staking van het personeel, technische storing, brand- of waterschade, maatregelen in kader van een pandemie, toepassing afschakelingsplan nutsvoorziening.) Een dergelijke annulering kan geen aanleiding geven tot schadevergoeding door de aanvrager.
Naargelang de aard van de activiteit kunnen er verschillende regelingen, afspraken, … gelden. Deze worden altijd opgemaakt in overleg. De beheerder is gemachtigd om binnen de perken van dit reglement die voorwaarden vast te leggen.
Het toegekend gebruik is verbonden aan het doel/activiteit waarvoor het gebruik wordt toegestaan.
De aanvrager is verantwoordelijk voor de betrokken activiteit en voor de naleving van de toepasselijke regelgeving.
De aanvrager is verantwoordelijk tegenover derden voor ongevallen, voor verlies, diefstal van of schade aan privégoederen.
Silt is verzekerd tegen brand en aanverwante gevaren. In de polis is een afstand van verhaal voorzien en het geval van opzet uitgesloten, voor zover de aanvrager niet alsnog zijn aansprakelijkheid heeft laten waarborgen.
De verzekering dekt echter niet de eigen of gehuurde inboedel van de aanvrager en het is aanbevolen deze extra te voorzien.
De verzekeraar van de aanvrager ziet af van alle verhaal, dat zij bij schadegeval zou kunnen uitoefenen tegen de gebruikers van de evenementenzaal Silt en de gemeente Middelkerke, haar aangestelden en haar verzekeraar.
De aanvrager dient zelf te zorgen voor een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid.
De beheerder kan een kopie van de desbetreffende verzekeringspolissen ter inzage vragen.
De aanvrager staat zelf in voor het aanvragen en betalen van de eventuele auteursrechten en de billijke vergoeding verbonden aan de betrokken activiteit.
Alle belastingen, retributies, taksen, rechten en fiscale verplichtingen die voortvloeien uit de organisatie van de activiteit, zijn ten laste van de aanvrager.
In geen geval kan het gemeentebestuur Middelkerke aansprakelijk worden gesteld voor het niet nakomen van deze verplichtingen.
De aanvrager zorgt ervoor dat hij in orde is met de regelgeving met betrekking tot de geluidsnormen en milieuwetgeving.
Als gevolg van deze wetgeving en de indeling van Silt is het belangrijk om weten dat zonder specifieke maatregelen en vooraf aan te vragen vergunningen, het toegelaten geluidsniveau in de zaal niet hoger mag zijn dan 100 dB(A) LAeq.15min.
Het is verboden de infrastructuur (zoals: ramen, deuren, panelen, muren, …) of aanwezige materialen te benagelen, te beplakken of te beschilderen.
Als de aanvrager de infrastructuur van decoratie wenst te voorzien, dient hij vooraf de goedkeuring te hebben van de beheerder.
Het gebruikte materiaal dient brandvertragend te zijn conform de voorschriften van de brandweer.
De aanvrager is verplicht catering (inclusief drank) af te nemen via de beheerder. Evenementen gerelateerd aan drank of eten (vb. wijnbeurs) kunnen een afwijking bekomen.
De facturering van deze dienst gebeurt conform het retributiereglement Silt.
De aanvrager moet als een goede huisvader voor de infrastructuur zorgen, zowel voor, tijdens als na de activiteit.
Na afloop van de activiteit wordt de infrastructuur in schoonmaakklare staat achtergelaten. Wanneer blijkt dat de aanvrager de zaal niet schoonmaakklaar heeft achtergelaten, worden de schoonmaakkosten aan de aanvrager doorgerekend aan werkelijke kostprijs.
De aanvrager doet voor, tijdens en na de activiteit aan afvalpreventie en houdt hiervoor minstens met volgende richtlijnen rekening:
Achtergelaten stukken en afval worden op kosten van de aanvrager verwijderd.
De aanvrager dient minstens volgens preventieve maatregelen te nemen:
Wanneer wordt vastgesteld dat er schade is aan de infrastructuur of het materiaal dan wordt een tegensprekelijk verslag gemaakt door de beheerder.
Artikel 24 – Schadevergoeding
Herstel van beschadiging wordt aangerekend aan de aanvrager aan de werkelijke kostprijs.
Elke inbreuk of overtreding op het reglement, het onvolledig of onjuist verstrekken van gegevens, het herhaaldelijk of moedwillig aanbrengen van beschadigingen aan de infrastructuur en het materiaal, het niet naleven van de voorschriften inzake geluidsemissie of het negeren van richtlijnen gegeven door daartoe bevoegde personen, het niet nakomen van gemaakte afspraken kan leiden tot een schorsing van het recht op gebruik van de evenementenzaal Silt, hetzij voor een bepaalde periode, hetzij definitief.
Behoudens bij hoogdringendheid kan geen sanctie worden opgelegd dan nadat aan de aanvrager de mogelijkheid werd geboden om gehoord te worden in zijn verweermiddelen.
De sancties waarvan sprake in dit artikel worden opgelegd door de beheerder bij gemotiveerd besluit.
De beheerder kan gemotiveerde uitzonderingen toestaan op dit reglement.
Hij beslist over alle gebruik dat niet uitdrukkelijk in dit reglement wordt geregeld.
Alle betwistingen inzake de toepassing van dit reglement worden autonoom beslecht door de beheerder tenzij andere overheden bevoegd zijn.
De persoonsgegevens verwerkt in het kader van dit reglement worden met zorgvuldigheid en respect voor de privacy behandeld en beveiligd. Het gemeentebestuur van Middelkerke volgt hiervoor de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook wel General Data Protection Regulation of GDPR) en de Belgische privacywet.
Concreet betekent dit onder meer dat:
de persoonsgegevens enkel worden verzameld en verwerkt voor de doelen zoals beschreven in het reglement en om de gevraagde informatie te verstrekken;
de persoonsgegevens niet worden bekend gemaakt aan derden, tenzij het gemeentebestuur toestemming heeft van de retributieplichtige, derden gemachtigd zijn of de wet het verplicht;
de retributieplichtige heeft steeds het recht om te weten welke persoonsgegevens het gemeentebestuur over hem verwerkt, om ze te laten verbeteren of wissen;
passende veiligheidsmaatregelen worden genomen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen misbruik of verlies.
Een meer uitgebreid overzicht van het beleid op het vlak van verwerking van persoonsgegevens is te raadplegen via www.middelkerke.be.