Gebruiksreglement van De Wiek Leffinge en De Kilt Westende

1. Definities

Beheerder: is de beheerder van de gemeentelijke infrastructuur De Wiek en De Kilt, zijnde het college van burgemeester en schepenen.

Zaal: ruimte(n) in De Wiek Leffinge en De Kilt Westende, waarop dit gebruiksreglement van toepassing is.

Gebruiker: een meerderjarige natuurlijke persoon (= individu) die handelt in eigen naam, in naam van een vereniging of in naam van een andere gebruikerscategorie die de aanvraag indient zoals bedoeld in dit reglement.
De gebruiker is in principe verantwoordelijk voor de betrokken activiteit.

2. Toepassingsgebied

Het gebruiksreglement is van toepassing op volgende gemeentelijke gebouwen:

3. Doelgroep en doelstelling

De Wiek/De Kilt kan gratis geboekt worden door alle meerderjarige inwoners van Middelkerke en verenigingen met een werking in Middelkerke die activiteiten in deze locaties organiseren met als doel:
- de sociale cohesie te versterken in Leffinge en Westende zonder winstgevend doel voor ogen;
- activiteiten organiseren die een sociaal/artistiek karakter hebben;
- activiteiten organiseren die toegankelijk zijn voor het brede publiek en/of leden van de eigen vereniging.

De Wiek/De Kilt kan niet gebruikt worden door:
- particulieren en verenigingen van buiten Middelkerke;
- commerciële organisaties;
- beheersagentschappen en verenigingen van mede-eigenaars.

4. Een zaal/het gebouw boeken

4.1 De werkwijze van boeken

De Wiek/De Kilt kan geboekt worden door een e-mail te sturen naar bibliotheek@middelkerke.be.

De Wiek/De Kilt kan maximum 5 opeenvolgende dagen (weekend inbegrepen) geboekt worden voor eenzelfde activiteit van een individu/vereniging.

De Wiek/De Kilt kan aangevraagd worden voor occasioneel gebruik van een vereniging/individu en voor een jaarwerking van een vereniging/individu met wekelijks/maandelijks karakter.

De activiteit kan op elk moment georganiseerd worden zolang de activiteit niet in het gedrang komt met de werking van: de Markt Leffinge, het Trefpunt De Wiek Leffinge en het Trefpunt De Kilt Westende.

Openingsuren:

• De Markt Leffinge:

Elke 1ste en 3de zondag van de maand van 8u tot 12u.

• Trefpunt De Wiek Leffinge:

Elke voormiddag, van maandag tot en met zaterdag van 10u tot 12u.

[... (geschrapt GR 08/03/2023(9))]

• Trefpunt De Kilt Westende:
  Elke voormiddag, van maandag tot en met vrijdag van 10u tot 12u en van 16u tot 18u.
  Elke zaterdagvoormiddag van 10u tot 12u.

De jaarwerking van een vereniging/individu met wekelijks/maandelijks karakter moet, indien geen andere oplossingen mogelijk zijn, wijken voor een occasioneel gebruik van De Wiek/De Kilt.

Afwijkingen hierop worden na advies van de bibliothecaris voor besluitvorming voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.

4.2 Toegangsmogelijkheden

De gebruiker krijgt toegang tot De Wiek/De Kilt door de sleutel/badge op te halen bij de bibliotheek, na afspraak.

Het terugbrengen van de sleutel/badge gebeurt in overleg met de bibliotheek.

Er wordt een waarborg van € 25,00 voor een sleutel/badge van De Wiek/De Kilt gevraagd.

Bij verlies van de sleutel(s) wordt de gebruiker een bedrag van € 25,00 per sleutel/badge aangerekend.

Het personeel van de bibliotheek heeft in dienstopdracht altijd toegang tot De Wiek/De Kilt.

4.3 Aard van de activiteiten

De gebruikers kunnen De Wiek/De Kilt boeken voor het organiseren van een activiteit met een sociaal/artistiek karakter die toegankelijk is voor iedereen of voor de leden van de eigen vereniging.
Privé activiteiten en fuiven zijn NIET toegelaten.

4.4. Sluitingsuur

Het sluitingsuur is ten laatste 24u.

Na 22u is lawaai buiten niet toegestaan tenzij toestemming werd verleend door het college van burgemeester en schepenen (vb. voor een buurtfeest).  De buurtbewoners moeten steeds van deze afwijking op de hoogte gebracht worden door de gebruiker.

4.5 Het boeken van een zaal voor een eetfestijn

Het gebruik van een eigen vuurbron in De Wiek/De Kilt is verboden.

Bij bereidingen van maaltijden met bijkomende vuurbron in de nabijheid van een gebouw, moeten altijd twee brandblusapparaten worden voorzien EN moet er toestemming verkregen worden van:

• de bibliotheek voor De Wiek;
• de bibliotheek EN de gemeenteschool De Duinpieper voor De Kilt.

5. Annuleringsmodaliteiten

De gebruiker dient de bibliotheek tijdig te verwittigen (minstens 5 dagen op voorhand) wanneer hij een gereserveerd lokaal niet zal gebruiken.

De annuleringskost bedraagt €25 wanneer de gebruiker niet tijdig verwittigt.

De gebruiker kan ook overmacht inroepen. Hij/zij bezorgt de bibliotheek een schriftelijke motivatie, uiterlijk twee weken na de gereserveerde datum.

De gebruiker kan geen schadevergoeding eisen als door onvoorziene omstandigheden (bvb. toepassing rampenplan) of door verkiezingen de gereserveerde zaal niet beschikbaar is.

In de mate van het mogelijke wordt gebruiker vooraf verwittigd wat de beschikbaarheid betreft.

6. Taksen, verzekeringen en andere verantwoordelijkheden

6.1 Algemeen

De gebruiker verplicht er zich toe te voldoen aan alle voorschriften inzake gemeentelijke en provinciale taksen op vertoningen en vermakelijkheden, inzake politie en brandbeveiligingsreglementeringen en inzake alle andere reglementeringen die betrekking hebben op de geplande activiteiten.

6.2 Auteursrechten

Unisono is het uniek platform dat Sabam, PlayRight en SIMIM samen oprichtten. Daarmee regelt u vanaf 1 januari 2020 via één licentie het gebruik van muziek, theaterwerken, audiovisuele werken,… snel en eenvoudig op één centrale plaats en met één betaling. Deze kosten worden betaald door de gebruiker van De Wiek/De Kilt. De formulieren zijn te vinden op de website van Unisoni (www.unisono.be).

6.4 Brandverzekering

Het gebouw De Wiek/De Kilt is verzekerd met afstand van verhaal ten voordele van de gebruiker voor het inrichten van activiteiten voor wat de brandverzekering betreft.

Dit betekent dat de brandverzekeraar van het gemeentebestuur, bij eventuele schade ontstaan tijdens het gebruik van De Wiek/De Kilt door een individu/vereniging, de schade zondermeer ten laste neemt en de uitgekeerde vergoeding niet terugvordert van de gebruiker.

De verzekering van de gemeente dekt echter niet de eigen of gehuurde inboedel van de gebruiker.  In geval van optredens,  feestelijkheden, tentoonstellingen of beurzen,… is een eigen verzekering zeker aanbevolen!

6.5 Burgerlijke aansprakelijkheid

De gemeentelijke polis dekt geen burgerlijke aansprakelijkheid noch voortvloeiend uit eigen of gehuurd materieel door de gebruiker noch lichamelijke ongevallen van het personeel of de vrijwilligers van de gebruiker.

Het nemen van een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid is in geval van optredens, feestelijkheden, tentoonstellingen of beurzen, aanbevolen.

Het gemeentebestuur kan ter zake een kopie opvragen van de desbetreffende verzekeringspolissen.

7. Schadevaststelling of inbreuken op het gebruikers- of huishoudelijk reglement

Bij schade na gebruik van De Wiek/De Kilt aan de infrastructuur, materieel, technische uitrusting of bij inbreuken op dit gebruiksreglement is volgende werkwijze van toepassing:

• De bibliotheek neemt contact op met de gebruiker en licht hem in over de vastgestelde schade en/of inbreuk.
• De gebruiker wordt bij betwisting uitgenodigd om ter plaatse de schade te komen bekijken. De vaststellingen worden ofwel door de gebruiker voor akkoord getekend waarop een schadeverslag en een factuur zullen volgen ofwel voor niet akkoord ondertekend met de vermelding van de reden.
• Een blijvende onenigheid over een schadevaststelling en/of inbreuk, maakt het voorwerp uit van een verslag aan en een beslissing door het college van burgemeester en schepenen.

Het college van burgemeester en schepenen kan alle passende maatregelen nemen, gaande van het factureren van de herstellingskosten, tot het uitsluiten van de gebruiker voor een bepaalde periode.

8. Materiaal ontlenen

8.1 Materiaal van De Wiek/De Kilt

Elke ruimte in De Wiek/De Kilt is in min of meerdere mate uitgerust met materiaal dat kan ontleend worden tijdens de gebruiksperiode. Een inventaris van het aanwezige materiaal wordt verkregen bij het boeken van De Wiek/De Kilt.

Het ontlenen wordt geregeld door het huishoudelijk reglement van De Wiek/De Kilt.

8.2.Materiaal van de gemeente

Bepaald materiaal dat niet voorzien is in De Wiek/De Kilt kan bijkomend worden uitgeleend via de technische afdeling van de gemeente.

Formulieren met de opsomming van het soort materiaal dat ontleend kan worden en de procedure voor het ontlenen kan men verkrijgen via de gemeentelijke website.

Neem steeds eerst contact op met de bibliotheek om te informeren welk materiaal beschikbaar is in De Wiek/De Kilt.

9. Orde en netheid

Alle regels i.v.m. orde, veiligheid, netheid en brandpreventie maken deel uit van het huishoudelijk reglement per gebouw.

Wie zelf niet opkuist of het gebruikte materiaal niet opbergt, betaalt € 25,00/u.

10. Het schenken van dranken

Het leveringsrecht en het schenkrecht maken het onderwerp uit van de huishoudelijk reglement van De Wiek/De Kilt.

Informeer ook steeds bij de bibliotheek.

11. Publiciteit

Affiches en folders in De Wiek/De Kilt moeten betrekking hebben op het sociaal/artistieke leven in de regio. Ze worden aanvaard in De Wiek/De Kilt na akkoord van de bibliotheek. Het bevestigen van de affiches mag enkel op de voorziene plaatsen met bevestigingsmateriaal dat geen beschadigingen veroorzaakt. In alle communicatie, persberichten, affiches en andere drukwerken vermeldt de gebruiker uitsluitend de geldende officiële naam van het betreffende het gebouw nl. De Wiek/De Kilt.

12. Uitzonderingen

Enkel het college van burgemeester en schepenen kan uitzonderingen op dit reglement toestaan en beslist over alle gebruik dat niet uitdrukkelijk in dit reglement voorkomt.

13. Verantwoordelijke dienst

Gemeentelijke bibliotheek Middelkerke, Populierenlaan 16, 8430 Middelkerke –  bibliotheek@middelkerke.be -  Tel. 059 31 99 10

14. Vragen?

Contacteer ons: bibliotheek@middelkerke.be.