Deontologische code lokale mandatarissen
Artikel 1
Deontologische code voor lokale mandatarissen: het geheel van beginselen, gedragsregels, richtlijnen en principes, die de lokale mandatarissen in acht moeten nemen bij de uitoefening van hun mandaat en bij de dienstverlenende activiteiten ten behoeve van de bevolking.
Burger en bevolking: personen, groepen, verenigingen, bedrijven en andere organisaties die particuliere belangen nastreven of behartigen.
Met ‘gemeentebestuur’, ‘gemeente’ of ‘gemeentelijk’, wordt waar van toepassing, tevens het ‘OCMW-bestuur’, ‘OCMW’ of ‘OCMW-‘ bedoeld.
Met college van burgemeester en schepenen wordt, wat het OCMW betreft, het vast bureau bedoeld.
Artikel 2
Onverminderd de verbodsbepalingen teneinde belangenvermenging tegen te gaan zoals vervat in het decreet over het lokaal bestuur, onverminderd het decreet van 7 mei 2004 houdende regeling en controle van de verkiezingsuitgaven voor de verkiezing van het Vlaams parlement, de provincieraden, de gemeenteraden en de districtsraden en onverminderd de wet van 2 mei 1995 zoals thans geactualiseerd betreffende de verplichting om een lijst van mandaten, ambten en beroepen, alsmede een vermogensaangifte in te dienen, onverminderd de relevante bepalingen zoals vervat in de wetgeving overheidsopdrachten en het bestuursdecreet verbinden alle lokale mandatarissen zich ertoe om de bepalingen van onderhavige deontologische code voor lokale mandatarissen, hierna deontologische code, strikt na te leven.
Artikel 3
De deontologische code is van toepassing op volgende lokale mandatarissen:
Het is ook van toepassing op groepen van lokale mandatarissen die aan collectieve dienstverlening doen, op de medewerkers van de lokale mandatarissen, ongeacht hun statuut of hoedanigheid (medewerkers, kabinet- en fractiemedewerkers), op leden die op voorstel van de politieke fracties in de gemeente- of OCMW-raad worden aangeduid om te zetelen in organen van extern verzelfstandigde agentschappen, adviesraden of overlegstructuren of andere organismen waarin de gemeente is vertegenwoordigd.
Lokale mandatarissen die krachtens een beslissing van de gemeente- of OCMW-raad andere mandaten bekleden, zijn er in die hoedanigheid eveneens toe gehouden de bepalingen van de deontologische code strikt na te leven.
Artikel 4
Lokale mandatarissen zullen voor de omschrijving van hun dienstverlenende activiteiten geen termen gebruiken die verwarring kunnen scheppen met officiële, door de overheden ingestelde instanties belast met het verstrekken van informatie of met de behandeling van klachten.
Het gebruik van de termen “ombudsman”, “ombudsvrouw”, “klachtendienst”, “klachtenmanagement” en andere afleidingen of vergelijkbare samenstellingen met “ombud” of “klacht” is verboden.
Artikel 5
Lokale mandatarissen verbinden er zich toe om bij hun optreden in en buiten het gemeentebestuur evenals in hun contacten met individuen, groepen, instellingen en bedrijven steeds het algemeen belang te laten prevaleren op het particulier belang en zij vermijden elke vorm van of schijn van belangenvermenging.
Artikel 6
Elke vorm van rechtstreekse dienstverlening, informatiebemiddeling of doorverwijzing gebeurt zonder enige materiële of geldelijke tegenprestatie van welke aard of omvang ook.
Artikel 7
Lokale mandatarissen behandelen elke ambtenaar en elke burger op gelijke wijze en staan op dezelfde gewetensvolle manier ten dienste van alle burgers die op hun dienstverlening een beroep wensen te doen, zonder onderscheid naar geslacht, taal, seksuele geaardheid, ras, leeftijd, afstamming, sociale status, nationaliteit, filosofische en/of religieuze overtuiging, ideologische of politieke voorkeur of persoonlijke gevoelens jegens hen.
Artikel 8
Lokale mandatarissen onthouden zich in hun contacten met elkaar, met burgers of met ambtenaren van ongewenst seksueel gedrag.
Artikel 9
Het behoort tot de wezenlijke taken van de lokale mandataris informatie te ontvangen en te verstrekken, in het bijzonder over de diensten die instaan voor informatieverstrekking en over de manier waarop de burger zelf informatie kan opvragen in het kader van openbaarheid van bestuur.
Artikel 10
De lokale mandatarissen stellen informatie ter beschikking van de burger met betrekking tot de werking van de diensten die instaan voor de behandeling van klachten over het optreden of stilzitten van de overheid.
Artikel 11
Bepaalde informatie mag door lokale mandatarissen niet worden verstrekt. Het betreft o.m.:
- de informatie waarop degene die erom verzoekt geen recht kan laten gelden
- de informatie die overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen inzake de openbaarheid van bestuur niet mag worden meegedeeld (o.a. informatie die de privacy van anderen in het gedrang kan brengen).
Artikel 12
In het kader van hun algemene luisterbereidheid kunnen lokale mandatarissen de rol vervullen van vertrouwenspersoon. Zij nemen daarbij de nodige discretie in acht.
Artikel 13
De lokale mandatarissen verwijzen de vraagsteller, waar mogelijk, naar de bevoegde administratieve, gerechtelijke of particuliere diensten. Waar het gaat om de behandeling van klachten en/of conflicten, worden de belanghebbenden in eerste instantie doorverwezen naar de bevoegde klachtendienst.
Artikel 14
§ 1 De lokale mandatarissen kunnen de burgers ondersteunen en begeleiden in hun relatie met de administratie of met de betrokken instanties. Zij kunnen de burgers helpen om, via de daartoe geëigende kanalen en procedures, een aanvraag te richten tot de overheid, informatie te verkrijgen nopens de stand van zaken in een dossier, daarover nadere uitleg en toelichting te vragen en vragen te stellen over de administratieve behandeling van dossiers.
§ 2 Zij hebben het recht vragen te stellen naar concrete toelichting bij de bestaande regelgeving of een genomen beslissing, naar de stand van zaken van een dossier en naar de verantwoording voor het niet beantwoorden van vragen door de burger gesteld.
§ 3 Bij de administratieve begeleiding en ondersteuning van de burgers respecteren de lokale mandatarissen de onafhankelijkheid van de diensten en de ambtenaren, de objectiviteit van de procedures en de termijnen die als redelijk moeten worden beschouwd voor de afhandeling van soortgelijke dossiers.
§ 4 Indien de lokale mandataris optreedt als administratief begeleider of ondersteuner van de burger wordt de eventuele briefwisseling op naam van de burger gevoerd. Er wordt op geen enkele wijze melding gemaakt van de ondersteunende rol van de lokale mandataris.
Artikel 15
§ 1 Lokale mandatarissen onthouden zich van bespoedigingstussenkomsten in individuele dossiers bij het bestuur, gerecht of politie.
§ 2 Bespoedigingstussenkomsten, waarbij lokale mandatarissen een administratieve of gerechtelijke procedure proberen te versnellen in dossiers die zonder hun tussenkomst weliswaar een langere verwerkings- of behandelingsperiode, maar toch een regelmatige afloop of resultaat zouden krijgen, zijn niet toegestaan.
§ 3 Begunstigingstussenkomsten, waarbij de lokale mandataris zijn voorspraak aanwendt teneinde de afloop of het resultaat van een zaak of een dossier te beïnvloeden in de door de belanghebbende burger gewenste zin, zijn verboden.
Artikel 16
Worden niet beschouwd als bespoedigingstussenkomsten en zijn derhalve toegestaan:
- vragen naar de redenen en oorzaken van de langdurige of laattijdige behandeling van een dossier
- het vestigen van de aandacht op of het meedelen, aan de behandelende ambtenaar of dienst, van bijzondere gegevens en relevante informatie die een versnelde behandeling van het dossier, gelet op de hoogdringendheid ervan, objectief rechtvaardigen
- vragen om toelichting bij de toepasselijke regelgeving
- vragen met betrekking tot de aan een genomen beslissing ten grondslag liggende elementen en motieven.
Artikel 17
Tussenkomsten bij selectievoerende instanties, die tot doel hebben het verhogen van de kansen op benoeming, aanstelling en bevordering in de administratie en de gerechtelijke sector, zijn verboden.
Lokale mandatarissen die om steun gevraagd worden door of voor kandidaten die een functie, aanstelling of bevordering ambiëren, delen betrokkene mee dat de aanstelling, benoeming of bevordering gebeurt op basis van de geldende normen en juiste procedures. Zij verwijzen de belanghebbende door naar de bevoegde dienst of instantie.
Artikel 18
Lokale mandatarissen mogen occasioneel en op eigen initiatief personen aanbevelen bij werkgevers in de particuliere sector en de overheidssector. Zij mogen geen enkele tegenprestatie, van welke aard ook, beloven of leveren aan de betrokken werkgevers.
Artikel 19
Worden niet beschouwd als begunstigingstussenkomsten en zijn derhalve toegestaan:
- het inwinnen en verstrekken van openbare informatie en inlichtingen omtrent de modaliteiten, voorwaarden en organisatie van selectieprocedures, examens, geschiktheids- en bekwaamheidstests en de procedures inzake benoemingen, aanstellingen en bevorderingen
het uitoefenen van toezicht op het correcte verloop en de objectiviteit van de in het vorig lid bedoelde procedures, examens en tests, zonder zich in het verloop ervan te mengen of er in te interveniëren met het oog op de beïnvloeding van het resultaat en/of de beoordeling
het informeren van de belangstellenden met betrekking tot werkaanbiedingen en vacatures in de particuliere en in de overheidssector. Zij mogen deze informatie vrij doorgeven aan elke geïnteresseerde.
Elke lokale mandataris heeft het recht om toe te zien op het objectieve verloop van alle procedures bij het gemeentebestuur en op de afwezigheid van beïnvloeding.
Artikel 20
Het is iedere lokale mandataris verboden om een ambtenaar ertoe aan te zetten zijn advies te herschrijven om welke reden dan ook.
Artikel 21
Elke bevoordeling of poging tot bevoordeling, waarbij de burger door toedoen, bemiddeling of voorspraak van een lokale mandataris iets probeert te bereiken wat onrechtmatig of wettelijk niet toelaatbaar is, is verboden.
Artikel 22
Tussenkomsten van lokale mandatarissen met de bedoeling de toewijzing en/of de uitvoering van contractuele verbintenissen met de overheid te beïnvloeden, zijn verboden.
Artikel 23
Alle vormen van schijndienstbetoon, waarbij lokale mandatarissen bewust maar onterecht de indruk wekken dat een goede afloop van een individueel dossier aan hun tussenkomst te danken zou zijn, (eventueel zonder dat de betrokken burger om een tussenkomst heeft gevraagd) zijn niet toegestaan.
De lokale mandataris zal de officiële kennisgeving van de beslissing die m.b.t. het individueel dossier werd genomen overlaten aan de bevoegde dienst en/of diensten van het gemeentebestuur.
Artikel 24
Alle vormen van ongevraagd dienstbetoon, waarbij lokale mandatarissen wel degelijk daadwerkelijk optreden teneinde een gunstige afloop van een dossier te bewerkstelligen, maar zonder dat de burger daarom gevraagd heeft, zijn niet toegestaan.
Artikel 25
Het gemeentebestuur zal op geregelde tijdstippen een overzicht van alle lokale mandatarissen bekendmaken bij de bevolking.
Dit overzicht bevat namen, gegevens van de politieke fractie waartoe de lokale mandataris behoort, officiële contactadressen en foto’s.
Bij de leden van het college van het college van burgemeester en schepenen zullen ook hun bevoegdheden en spreekuren worden vermeld.
Artikel 26
Lokale mandatarissen, in opdracht van het gemeentebestuur, kunnen individueel of als lid van een delegatie officiële werkbezoeken afleggen. Wie deze kosten ook draagt, het werkbezoek dient steeds eerst aan het college van burgemeester en schepenen ter goedkeuring te worden voorgelegd.
De deelnemende lokale mandataris brengt verslag uit van dergelijk bezoek aan het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 27
Ingeval van werkbezoeken, is het meereizen van de echtgeno(o)t(e) of partner van een lokale mandataris of derde niet ten laste van de gemeente, behoudens uitdrukkelijk andersluidende en voorafgaandelijke beslissing van het college van burgemeester en schepenen.
Over het meereizen van derden oordeelt het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 28
Lokale mandatarissen verantwoorden alle kosten voor rekening van het gemeentebestuur dewelke verband houden met de uitoefening van hun mandaat.
Enkel specifiek gemaakte kosten komen voor terugbetaling in aanmerking.
Deze kosten moeten verband houden met de uitoefening van het mandaat als lokaal mandataris. De algemeen directeur beoordeelt dit.
Artikel 29
Lokale mandatarissen onthouden zich van het verstrekken van vertrouwelijke informatie aan derden zolang het gemeentebestuur die informatie nog niet langs de geëigende officiële kanalen openbaar heeft gemaakt.
Artikel 30
Het gebruik van gemeentelijke eigendommen of voorzieningen voor private doeleinden is verboden in hoofde van lokale mandatarissen, met uitzondering van lokalen die publiekelijk worden aangeboden. Lokale mandatarissen gebruiken middelen, materialen en faciliteiten die de gemeente hen ter beschikking stelt alleen voor de uitoefening van hun mandaat. Lokale mandatarissen verantwoorden ook alle gemaakte kosten voor rekening van het gemeentebestuur.
In afwijking van het eerste lid kan het college van burgemeester en schepenen beslissen dat lokale mandatarissen voor hun dienstreizen gebruik kunnen maken van een dienstwagen al of niet met begeleider op voorwaarde dat dit verenigbaar is met het gemeentelijk belang.
Artikel 31
Geschenken en giften die een lokaal mandataris uit hoofde van zijn/haar functie ontvangt worden gemeld en geregistreerd en zijn eigendom van de gemeente. Het college van burgemeester en schepenen beslist over de gemeentelijke bestemming van het geschenk of de gift.
In afwijking van het eerste lid kunnen geschenken en giften met een geringe materiële, geldelijke of symbolische waarde behouden worden en moeten noch gemeld, noch geregistreerd worden.
Indien geschenken of giften met een aanzienlijke materiële of geldelijke waarde ontvangen worden op het privé - adres wordt dit door de lokale mandataris onmiddellijk gemeld aan het college van burgemeester en schepenen. Het college van burgemeester en schepenen beslist over de bestemming van het geschenk of de gift.
Artikel 32
Lokale mandatarissen die namens de gemeente optreden kunnen aan derden geschenken geven op voorwaarde dat elke schijn van partijdigheid of belangenvermenging wordt vermeden.
Artikel 33
Iedere lokale mandataris is verplicht om een opgave te doen van zijn/haar financiële belangen in ondernemingen en organisaties waarmee de gemeente zakelijke betrekkingen onderhoudt.
In het kader van publiek – private samenwerkingsverbanden voorkomt iedere lokale mandataris bevoordeling.
In hoofde van iedere lokale mandataris is het verboden om van een aannemer, leverancier of dienstverlener enig voordeel in natura of voordeel van geldelijke aard te ontvangen in elke stand van de procedure die gevolgd wordt in het kader van de overheidsopdrachten die zijn/haar neutrale positie t.o.v. de aannemer, leverancier of dienstverlener in het gedrang brengt.
Artikel 34
Lokale mandatarissen engageren zich om elke mogelijke vorm van en/of elk vermoeden van fraude of corruptie waarvan zij kennis hebben en/of krijgen onmiddellijk mee te delen aan de bevoegde instanties.
Hoofdstuk 18: De deontologische commissie voor de gemeenteraad
Artikel 35
Er wordt in de schoot van de gemeenteraad een deontologische commissie voor de gemeenteraad opgericht. De deontologische commissie voor de gemeenteraad is bevoegd voor:
Artikel 36
De deontologische commissie voor de gemeenteraad wordt samengesteld als volgt:
Artikel 37
De voorzitter van de deontologische commissie voor de gemeenteraad wordt aangeduid door de gemeenteraad.
Artikel 38
§ 1. Elke fractie wijst de mandaten toe die haar toekomen door middel van een voordracht, gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad.
Als de voorzitter van de gemeenteraad voordrachten ontvangt voor meer kandidaten dan er mandaten te begeven zijn voor een fractie, dan worden de mandaten toegewezen volgens de volgorde van voorkomen op de akte van voordracht.
§ 2. Tot de eerstvolgende volledige vernieuwing van de gemeenteraad wordt een fractie geacht eenzelfde aantal leden in de commissie te behouden. Indien één of meerdere leden verklaren niet meer te behoren tot de fractie kan dit lid niet meer zetelen, noch als lid van deze fractie, noch als lid van een andere fractie. Niettemin behouden deze fracties het oorspronkelijke aantal leden in de commissie.
§ 3. Om ontvankelijk te zijn moet de akte van voordracht voor elk van de kandidaat commissieleden ten minste ondertekend zijn door een meerderheid van de leden van de fractie waarvan het kandidaat-commissielid deel van uitmaakt. Indien de fractie van het kandidaat commissielid slechts uit twee verkozenen bestaat, volstaat de handtekening van een van hen. Niemand kan meer dan een akte ondertekenen per beschikbaar mandaat voor de fractie.
§ 4. Een lid die voor een vergadering van de commissie verontschuldigd is kan zich voor die vergadering in de commissie laten vervangen door een ander raadslid. Die via brief of mail aangewezen vervanger treedt - wat de commissie betreft - in alle rechten en plichten van het lid die het tijdelijk vervangt.
§ 5. De taak van secretaris van de commissie wordt waargenomen door een of meer ambtenaren van de gemeente, op voorstel van de algemeen directeur, aangewezen door het college van burgemeester en schepenen.
§ 6. Tenzij anders geregeld in dit reglement, zijn inzake de bijeenroeping, de werking, de verbodsbepalingen en de besluitvorming m.b.t. de commissies mutatis mutandis dezelfde regels van toepassing als deze m.b.t. de gemeenteraad.
Hoofdstuk 19: De deontologische commissie voor de raad voor maatschappelijk welzijn
Artikel 39
Er wordt in de schoot van de raad voor maatschappelijk welzijn een deontologische commissie voor de raad voor maatschappelijk welzijn opgericht. De deontologische commissie voor de raad voor maatschappelijk welzijn is bevoegd voor:
Artikel 40
De deontologische commissie voor de raad voor maatschappelijk welzijn wordt samengesteld als volgt:
Artikel 41
De voorzitter van de deontologische commissie voor de raad voor maatschappelijk welzijn wordt aangeduid door de raad voor maatschappelijk welzijn.
Artikel 42
§ 1. Elke fractie wijst de mandaten toe die haar toekomen door middel van een voordracht, gericht aan de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn.
Als de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn voordrachten ontvangt voor meer kandidaten dan er mandaten te begeven zijn voor een fractie, dan worden de mandaten toegewezen volgens de volgorde van voorkomen op de akte van voordracht.
§ 2. Tot de eerstvolgende volledige vernieuwing van de gemeenteraad wordt een fractie geacht eenzelfde aantal leden in de commissie te behouden. Indien één of meerdere leden verklaren niet meer te behoren tot de fractie kan dit lid niet meer zetelen, noch als lid van deze fractie, noch als lid van een andere fractie. Niettemin behouden deze fracties het oorspronkelijke aantal leden in de commissie.
§ 3. Om ontvankelijk te zijn moet de akte van voordracht voor elk van de kandidaat commissieleden ten minste ondertekend zijn door een meerderheid van de leden van de fractie waarvan het kandidaat-commissielid deel van uitmaakt. Indien de fractie van het kandidaat commissielid slechts uit twee verkozenen bestaat, volstaat de handtekening van één van hen. Niemand kan meer dan één akte ondertekenen per beschikbaar mandaat voor de fractie.
§ 4. Een lid die voor een vergadering van de commissie verontschuldigd is kan zich voor die vergadering in de commissie laten vervangen door een ander raadslid. Die via brief of mail aangewezen vervanger treedt - wat de commissie betreft - in alle rechten en plichten van het lid die het tijdelijk vervangt.
§ 5. De taak van secretaris van de commissie wordt waargenomen door een of meer ambtenaren van de gemeente, op voorstel van de algemeen directeur, aangewezen door het vast bureau.
§ 6. Tenzij anders geregeld in dit reglement, zijn inzake de bijeenroeping, de werking, de verbodsbepalingen en de besluitvorming m.b.t. de commissies mutatis mutandis dezelfde regels van toepassing als deze m.b.t. de raad voor maatschappelijk welzijn.
Hoofdstuk 20: Bepalingen gemeenschappelijk voor de deontologische commissies
Artikel 43
§1. De deontologische commissie waakt over de naleving van de deontologische code voor lokale mandatarissen.
§2. De commissie kan advies uitbrengen over bepalingen van de deontologische code.
§3. Klachten (inclusief meldingen) in verband met de naleving van de deontologische code worden via de algemeen directeur bezorgd aan de voorzitter van de deontologische commissie binnen de 30 dagen na ontvangst.
§4. Indien ontvankelijk wordt de klacht voorgelegd aan de deontologische commissie die de gegrondheid van de klacht onderzoekt. Zij kan de klager en de mandataris horen.
§5. Als de deontologische commissie een onderzoek naar een inbreuk op de deontologische code heeft afgerond, brengt ze de betrokken raad op de hoogte van dat onderzoek en van haar advies of besluit.
§6. Indien de commissie een klacht (al of niet gedeeltelijk) gegrond verklaart wordt het dossier met het advies van de commissie overgemaakt aan de bevoegde raad. Het is de betrokken raad die een einduitspraak doet over de klacht (incl. meldingen).
§7. Anonieme klachten (incl. meldingen) zijn onontvankelijk.
§8.Klachten (incl. meldingen) ivm lokale mandatarissen die op tijdstip van indienen van de klacht (of melding) geen lokale mandataris meer zijn, zijn onontvankelijk.
§9. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.
§10. De commissie kan rechtsgeldig vergaderen indien de meerderheid van de leden aanwezig is. Indien na een eerste samenroeping het quorum niet is bereikt, kan de commissie na een tweede samenroeping rechtsgeldig vergaderen en beslissen over die punten die voor de tweede maal op de agenda opgenomen worden, ongeacht het aantal aanwezige leden.
§11. Onder dezelfde voorwaarden als voor de gemeenteraad is de stemming geheim.
§12. Vooraleer aan de vergadering deel te nemen, tekenen de leden van elke commissie een aanwezigheidslijst, die aan de algemeen directeur wordt bezorgd.
§13. De algemeen directeur kan de vergaderingen van de commissies bijwonen als waarnemer.
§14. Er wordt een verslag opgesteld van het verloop van de vergaderingen en de beraadslagingen van de commissie. Dit verslag wordt na goedkeuring ervan via het notuleringsprogramma ter beschikking gesteld aan de raadsleden.