Huishoudelijk reglement Centrum De Branding

Centrum De Branding
Populierenlaan 35
8400 Middelkerke

T 059 31 95 53
F 059 30 54 69
cultuurdienst@middelkerke.be

Wachtdienstnummer Technisch personeel: 0474 888 038

Concessionaris Frans Serruys: 0475 28 46 55

Klantvriendelijkheid en flexibiliteit kenmerken het gemeentelijk personeel bij de samenwerking met de gebruiker van de culturele infrastructuur. Redelijkheid en tijdig verstrekken van informatie wordt verwacht van de gebruiker.

Onderstaande afspraken en veiligheidsbepalingen zijn bindend voor de gebruiker die zich via het “aanvraagformulier culturele infrastructuur” akkoord verklaart.

Veiligheid

Brandpreventie

• uitschakelen van alle elektrische apparaten na gebruik of na activiteit;
• nooduitgangen, ingangen en vluchtwegen steeds vrijgehouden van alle obstakels in het gebouw en op aansluitende parkeerruimten buiten het gebouw;
• grote zorg besteden aan elektriciteit in combinatie met water en warmtebronnen;
• alle signalisatie en brandpreventiemiddelen vrijhouden;
• het gebruik van technisch en ander materieel vreemd aan het gebouw vooraf melden aan de technisch verantwoordelijke die brandcertificaten kan opvragen;
• tegenover een verhoging van het brandrisico door het soort en de hoeveelheid materieel (pyrotechniek) worden voldoende preventieve maatregelen gesteld;
• de maximum capaciteit (zie technische fiche per zaal) per zaal wordt nooit overschreden;
• asbakken controleren en ledigen in brandbestendige afvalbakken.

Diefstalpreventie

• de procedure voor beveiliging van het gebouw kan, op initiatief van het personeel, doorgegeven worden en dient opgevolgd te worden;
• dienstuitgangen en nooduitgangen sluiten tijdens activiteiten om diefstal te voorkomen.

Lawaai overlast

• het geluidsniveau binnen is bij wet gelimiteerd tot 90 dB en door geluidsbegrenzers afgeregeld. Een geluidsmeter achter het podium is een controle instrument;
• deuren en vensters dicht houden;
• omgevingslawaai op parkeerruimten (brommers, stemmen) vermijden door preventief optreden.

Gebruik van materieel

Zie ook het gebruiksreglement over het uitlenen van gemeentelijk materieel via de technische dienst.
De technische fiche omvat alle gegevens over het ter beschikking zijnde materieel.

Techniek

• het gebruik en/of bedienen van de hoogtewerker en het vakwerk boven het podium is enkel toegestaan aan bevoegd personeel;
• de bediening van nutsvoorzieningen is uitgesloten voor alle gebruikers.
• in de kelderzaal is het gebruik van de aanwezige klank- en lichtinstallatieverplicht.
• het gebruik van klank-en lichtinstallaties, technisch en ander materieel van Centrum De Branding of door de gebruiker meegebracht is steeds het onderwerp van overleg (schriftelijk, mondeling, elektronisch, telefonisch enz..) met de technisch verantwoordelijke MINSTENS 3 WEKEN voor de aanvang van de activiteit en omvat ondermeer:
1. het soort materieel, aantallen, bevestiging, ophanging, plaatsing, aansluiting enz.
2. overmaken van technische fiches, lichtplannen en podiumopstellingen
3. uitleg over de bediening.

Meubilair

• het gebruik van meubilair en andere bureauaccessoires van een zaal of door de gebruiker meegebracht is steeds het onderwerp van overleg (schriftelijk, mondeling, elektronisch, telefonisch enz..) met de technisch verantwoordelijke of zaalwachter MINSTENS 3 WEKEN voor de aanvang van de activiteit en omvat:

• het soort materieel, aantallen, bevestiging, ophanging, plaatsing, aansluiting enz.;
• uitleg over de bediening;

• het opstellen en opbergen van materieel is de taak van de gebruiker;

Toegang tot de zaal

• De toegang zal steeds verleend worden aan technisch personeel van de dienst en de beheerder van het gebouw.
• De gebruiker voorziet 5 vrijkaarten voor cultureel personeel.

Het gebruik van de foyer

De foyer kan gebruikt worden voor allerlei culturele activiteiten zoals tentoonstellingen, akoestische optredens, toespraken enz. maar is tevens een ontmoetingsruimte met uitbating van een bar door de concessionaris. De gebruiker aanvaardt het publieke karakter van deze ruimte in al zijn aspecten tijdens de organisatie van zijn activiteit en houdt rekening met het feit dat de foyer enkel gedeeltelijk kan opgesplitst en derhalve nooit afgesloten kan worden.

Roken

Alle wettelijke bepalingen in verband met roken zijn van toepassing in Centrum De Branding en de signalisatie dient derhalve gerespecteerd te worden.

Leveringen

• Laden en lossen voor de polyvalente zaal gebeurt via de lift met ingang aan de Populierenlaan 35 of voor de kelderzaal eventueel via de schuine helling gelegen langs de dienstweg.
• Het tijdstip moet afgesproken worden met het technisch personeel.

Schadepreventie

De gebruiker neemt preventieve maatregelen:

• Schade vermijden door materieel op te tillen, te verrijden of het aanbrengen van bescherming.
• Tafels beschermen bij intensief gebruik en/of vuilmakende activiteiten.
• Affiches worden op de daartoe bestemde plaatsen bevestigd met ter beschikking gesteld bevestigingsmaterieel.
• Roken, drinken en eten zijn niet toegelaten in de zaal met uitgereden tribune en aan de klank- en lichtstuurtafels. De gebruiker ziet toe op de naleving van dit verbod. (zie ook pt. Roken).

Netheid

Na afloop van iedere activiteit dient de infrastructuur in correcte staat te worden achtergelaten. De opkuis omvat ondermeer:

• stapelen van tafels en stoelen en ontleend materieel op aangegeven plaats en wijze;
• opvegen van alle gebruikte lokalen, gangen, podium en toiletruimtes;
• dweilen bij sterk bevuilde ruimtes en steeds keukenruimtes;
• vochtig afnemen van bevuild meubilair met kraantjeswater;
• afkuisen van gebruikt materieel schrijfborden etc…;
• alle vaatwerk;
• reinigen van elektrische apparaten en tapkranen, koffiezet, oven etc...;
• recycleren en verzamelen van alle vuil in daartoe voorziene recipiënten/vuilniszakken op de aangegeven plaatsen;
• verwijderen van eigen aangevoerd materieel tegen einde huurtijd;
• verwijderen van eigen affiches;
• opvegen en opkuis van zwerfvuil indien buitenactiviteiten aanpalend aan culturele infrastructuur plaatsvinden;

Het gebruik van ter beschikking gestelde poetsproducten is verplicht samen met het wegbergen van gereinigd poetsmaterieel op de voorziene plaats.

Het gebruiksreglement voorziet een procedure bij niet naleven van afspraken tot en met de mogelijkheid van het factureren van bijkomende dienstverlening.

Drank: leveringsrecht en schenkrecht

Het leveringsrecht behoort toe aan de concessionaris. Dit betekent dat alle drank bij hem moet besteld worden. De gebruiker neemt minstens 3 weken voor de aanvang van de activiteit contact op met de concessionaris. Op het leveringsrecht staat een maximum van 150% van de inkoopprijs.

De gebruiker heeft als eerste het schenkrecht bij gebruik van de bar in de polyvalente zaal (enkel mogelijk bij een ingereden tribune) en het bareiland in de kelderzaal. Dit betekent dat de gebruiker er de aangekochte drank van de concessionaris zelf mag verkopen.
Dit schenkrecht kan door de gebruiker ook afgestaan worden aan de concessionaris met mogelijkheden tot onderhandelen.

In de foyer heeft enkel de concessionaris een schenkrecht.

Vestiaire en Toiletten

De vestiaire en toiletten worden samen uitgebaat. De uitbating van de vestiaire en de toiletruimten wordt verplicht en komt de gebruiker toe. Per kledingstuk mag maximum € 0,50 worden gevraagd. (U kiest daarin vrij om max. 0.30 € te vragen bij gebruik van het toilet).Indien de gebruiker de vestiaire en de toiletruimten niet wenst uit te baten gaat dit recht naar de concessionaris.

Bij verlies van een sleutel van één van de lockers wordt tegen kostprijs van een nieuw slot de locker geopend na betaling.

Verkoop van tickets

De verschillende zalen in Centrum De Branding hebben elk een maximum aantal toegelaten personen berekend door de brandweer op basis van de evacuatiecapaciteit:

• Polyvalente zaal met tribune: 282 (Opmerking: voor voorstellingen met techniek in de zaal moet er nog 15 zitjes afgetrokken worden van deze 282 plaatsen)
• Polyvalente zaal zonder tribune met staand publiek: 400
• Kelderzaal: 200
• Foyer: 200

De verkoop van tickets mag deze aantallen niet overschrijden. Een overschrijding van het maximum toegelaten aantal personen kan aanleiding geven tot het opschorten van de activiteiten door het verantwoordelijk personeel van dienst.

Promotiematerieel

In Centrum De Branding (gelieve deze benaming ook zo te vermelden op promotiemateriaal) zijn zones ingericht voor affiches en folders die door alle gebruikers van de culturele infrastructuur dienen gerespecteerd te worden. Afspraken hieromtrent worden gemaakt met het personeel van de cultuurdienst dat deze zones onafhankelijk beheert.

Geschillen en onenigheden

Alle geschillen en onenigheden over het huishoudelijk reglement maken het onderwerp uit van een schriftelijke rapportering aan het diensthoofd en desgevallend aan het college van burgemeester en schepenen dat oordeelt. Bij onderwerpen m.b.t. de veiligheid kunnen de preventieadviseur, de brandweercommandant en andere deskundigen om advies gevraagd worden.