STATUTEN CULTUURRAAD MIDDELKERKE

Hoofdstuk 1: Doelstelling en zetel

Artikel 1:

De cultuurraad van Middelkerke is een  gemeentelijk adviesorgaan ter bevordering van een kwalitatief en integraal cultuurbeleid.
De doelstellingen zijn de volgende:

• het gemeentebestuur adviseren, informeren en stimuleren inzake alle cultuurmateries;
• met verschillende partners (verenigingen, diensten, adviesraden…) overleggen en samenwerken bij de opmaak, de uitvoering en de evaluatie van het gemeentelijk cultuurbeleid;
• culturele initiatieven van verenigingen en/of privépersonen stimuleren en logistiek ondersteunen;
• culturele activiteiten en studiedagen organiseren aanvullend op de actieve programmering van de bibliotheek en de cultuurdienst,
• onderzoek verrichten en informatie verzamelen over het culturele leven en de culturele behoeften in Middelkerke.

Artikel 2:

De zetel van de Middelkerkse cultuurraad is gevestigd in de cultuurdienst in centrum De Branding (Populierenlaan 35, 8430 Middelkerke).

Hoofdstuk 2: Voorwaarden tot lidmaatschap

Artikel 3:

Erkende socio-culturele verenigingen van Middelkerke worden automatisch lid van de cultuurraad. Privépersonen kunnen ook lid zijn van de cultuurraad. Een gemotiveerde aanvraag tot lidmaatschap wordt dan ingediend bij de cultuurraad.

Artikel 4:

Alle stemgerechtigde (kandidaat-)leden van de cultuurraad (van zowel de algemene vergadering als van de raad van bestuur) moeten aan de volgende voorwaarden voldoen:

• minimum achttien jaar oud zijn;
• geen politiek mandaat vervullen;
• actief zijn in een erkende socio-culturele vereniging van Middelkerke of gedomicilieerd zijn in Middelkerke.

Hoofdstuk 3: Samenstelling

Artikel 5:

De cultuurraad bestaat uit een Algemene Vergadering en een Raad van Bestuur.

5.1 De Algemene Vergadering (AV) is samengesteld uit:

• Stemgerechtigde leden (die slechts één organisatie of zichzelf als privépersoon kunnen vertegenwoordigen):

• één afgevaardigde per erkende socio-culturele vereniging;
• privépersonen die lid zijn van de cultuurraad.

• Waarnemende leden en dus niet stemgerechtigd:

• directeur afdeling Vrije Tijd van het gemeentebestuur van Middelkerke;
• het hoofd van de cultuurdienst van het gemeentebestuur van Middelkerke;
• de bibliothecaris van het gemeentebestuur Middelkerke;
• de ambtenaar van het gemeentebestuur Middelkerke die belast is met het secretariaat en de logistieke ondersteuning van de cultuurraad;
• het lid of leden van het college van burgemeester en schepenen van wie cultuur, in de brede zin van het woord, tot het takenpakket behoren.

5.2 De Raad van Bestuur (RvB)

• is samengesteld uit maximaal twaalf stemgerechtigde leden,
• nodigt de waarnemende leden vermeld in artikel 5.1 uit.

Hoofdstuk 4 : Werking Algemene Vergadering

Artikel 6: Bevoegdheden

6.1 De AV kiest uit de stemgerechtigde leden maximum twaalf bestuursleden. De verkiezingsprocedure verloopt als volgt:

• de kandidaturen (schriftelijk en gemotiveerd) worden minimum drie weken voor de verkiezing aan de aangeduide ambtenaar (zie 5.1) bezorgd;
• de kandidaturen worden minimum veertien dagen voor de verkiezing aan de AV bezorgd;
• de kandidaten krijgen de kans om zich bij aanvang van de verkiezing voor te stellen aan de AV;
• de verkiezing gebeurt bij geheime stemming onder gesloten omslag onder de stemgerechtigde leden van de AV. Verontschuldigde leden kunnen tot één uur voor de aanvang van de verkiezing hun stem onder gesloten omslag bezorgen aan de aangeduide ambtenaar (zie 5.1);
• alle omslagen worden geopend op de vergadering door de aangeduide ambtenaar (zie 5.1).

6.2 De AV keurt jaarlijks de begroting goed en neemt kennis van de eindbalans.

Artikel 7: Bijeenroepen

De AV komt minimum éénmaal per jaar bijeen op vraag van de RvB. Ook op schriftelijke vraag van drie stemgerechtigde leden van de AV gericht aan de voorzitter wordt de AV binnen de maand na ontvangst van de vraag bijeengeroepen. Aan de AV kan een open vergadering vooraf gaan, waarop ook externen kunnen worden uitgenodigd.

Hoofdstuk 5: Werking Raad van Bestuur

Artikel 8: Bevoegdheden

8.1  De RvB kiest uit de bestuursleden een voorzitter, een ondervoorzitter, een verslaggever en een penningmeester. Deze personen mogen geen lid zijn van dezelfde socio-culturele vereniging. De verkiezingsprocedure is de volgende:

• de kandidaturen (schriftelijk en gemotiveerd) worden zeven weekdagen voor de verkiezing aan de aangeduide ambtenaar (zie 5.1) bezorgd;
• de kandidaturen per functie worden minstens vijf weekdagen voor de verkiezing aan de RvB bezorgd;
• de verkiezing gebeurt bij geheime stemming onder gesloten omslag;
• alle omslagen worden geopend op de vergadering door de aangeduide ambtenaar (zie 5.1);
• de volgorde van de verkiezing verloopt als volgt:

1) functie van voorzitter

2) functie van ondervoorzitter

3) functie van verslaggever

4) functie van penningmeester

8.2  De RvB brengt gemotiveerde schriftelijke adviezen uit, vraagt informatie op en verricht onderzoek inzake alle cultuurmateries binnen de gemeente Middelkerke, al dan niet op vraag van het gemeentebestuur.

8.3  De RvB kan overleggen en samenwerken met verschillende partners bij de opmaak, de uitvoering en de evaluatie van het gemeentelijk cultuurbeleid.

Artikel 9: Bijeenroepen

De RvB komt minimum 5 keer per kalenderjaar bijeen. In geval van hoogdringendheid kan de RvB bijeengeroepen worden door de gemeentelijke overheid of op een schriftelijk gemoti­veerde vraag van één van de bestuursleden gericht aan de voorzitter.

Artikel 10: Wijze van uitnodigen

De modaliteiten in verband met uitnodigingen worden vastgelegd in een huishoudelijk reglement.

Hoofdstuk 6 : Wijze van stemmen

Artikel 11:

Alle beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen, onthoudingen of blanco stemmen niet meegerekend. Er kan tot stemmen worden overgegaan als minimum de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig is.

Indien dit niet het geval is, kan tijdens de volgende vergadering gestemd worden over die agendapunten die voor de tweede maal op de agenda staan, ongeacht het aantal aanwezige leden.

De aangeduide ambtenaar telt het aantal stemmen. Hij kan zich hiervoor laten bijstaan door één of meerdere bestuursleden.

Beslissingen over personen gebeuren bij schriftelijke geheime stemming, waarbij bij gelijk aantal stemmen de jongste kandidaat in leeftijd is verkozen.

Hoofdstuk 7 : Duur en einde mandaat

Artikel 12:

De duur van het mandaat van de bestuursleden loopt parallel met de gemeentelijke legislatuur. Binnen de zes maanden na de samenstelling en installatie van de nieuwe gemeenteraad moet ook de cultuurraad samengesteld en geïnstalleerd zijn. Het uittredend dagelijks bestuur organiseert de verkiezingen i.s.m. de aangeduide ambtenaar (zie 5.1) en blijft bestaan tot installatie van de nieuwe cultuurraad. Uittredende bestuursleden zijn bij kandidaatstelling opnieuw verkiesbaar, indien ze aan de voorwaarden voldoen.

Artikel 13

Na de verkiezing van de bestuursleden en tot en met de verkiezing van een voorzitter wordt de taak van voorzitter waargenomen door de uittredende voorzitter, indien deze herverkozen is tot bestuurslid. Indien hij niet herverkozen is wordt de taak van voorzitter waargenomen door het oudste lid in leeftijd van de verkozen bestuursleden.

Artikel 14:

Het mandaat van de stemgerechtigde bestuursleden kan beëindigd worden

• door persoonlijk schriftelijk ontslag;
• wegens 3 opeenvolgende ongerechtvaardigde afwezigheden op de vergaderingen van de raad van bestuur;
• door het intrekken van hun opdracht door de vereniging die ze vertegenwoordigen. De bevestiging van het ontslag gebeurt schriftelijk door de betrokken vereniging gericht aan de voorzitter;
• door niet meer te voldoen aan de voorwaarden, vermeld in artikel 4.

Hoofdstuk 8: Notulering

Artikel 15:

Een verslag van de vergadering van de Raad van Bestuur en van de Algemene Vergadering wordt opgemaakt door de verslaggever van de cultuurraad en goedgekeurd in de daaropvolgende vergadering.

Artikel 16:

In een formeel advies kan op vraag van betrokken stemgerechtigd lid of leden zijn of hun minderheidsstandpunt worden opgenomen. Desgevallend wordt het advies staande de vergadering opgemaakt.

Hoofdstuk 9: Bezwaren en wijzigingen

Artikel 17:

Het huishoudelijk reglement van de cultuurraad en de wijzigingen eraan worden ter kennisname voorgelegd aan de gemeenteraad.

Artikel 18:
Bezwaren en klachten ivm de toepassing van dit reglement worden in eerste instantie voor behandeling en regeling voorgelegd aan de raad van bestuur van de cultuurraad.

Verenigingen en burgers kunnen tegen die beslissingen of het eventueel uitblijven van een beslissing beroep indienen bij het college van burgemeester en schepenen. Het beroep moet schriftelijk en gemotiveerd ingediend worden bij de ambtenaar bedoeld in 5.1. binnen de dertig kalenderdagen na kennisname van de beslissing van de raad van bestuur of binnen de dertig dagen na de schriftelijke herinnering aan de raad van bestuur bij het uitblijven van een beslissing van de raad van bestuur.

Artikel 19:

Over wijzigingen aan de statuten van de cultuurraad wordt vooraf advies gevraagd aan de cultuurraad. Behalve om gemotiveerde redenen wordt dit advies minstens zestig kalenderdagen voor de (geplande) datum van goedkeuring door de gemeenteraad gevraagd.