Cultuurraad - huishoudelijk reglement
HUISHOUDELIJK REGLEMENT Cultuurraad MIDDELKERKE
Hoofdstuk I : Doelstelling en zetel
Artikel 1:
De cultuurraad van Middelkerke, opgericht in overeenstemming met het decreet lokaal cultuurbeleid, het
cultuurpact en het cultuurplan van 13 juli 2001, wordt erkend als gemeentelijk adviesorgaan ter bevordering
van een kwalitatief en integraal gemeentelijk cultuurbeleid en heeft tot doel:
met verschillende partners (verenigingen, diensten, adviesraden…) te overleggen en samen te
werken bij de opmaak, de uitvoering en de evaluatie van het gemeentelijk cultuurbeleid en
cultuurbeleidsplan,
ondersteunen,
culturele activiteiten en studiedagen te organiseren aanvullend op de actieve programmering van de
bibliotheek, cultuurdienst en dienst erfgoed-museum-archief,
behoeften in Middelkerke.
Artikel 2:
De zetel van de Middelkerkse cultuurraad is gevestigd in de cultuurdienst in centrum De Branding
(Populierenlaan 35, 8430 Middelkerke).
Hoofdstuk II : Voorwaarden tot lidmaatschap
Artikel 3:
Erkende socio-culturele verenigingen van Middelkerke worden automatisch lid van de cultuurraad. Niet-
erkende socio-culturele verenigingen van Middelkerke of privépersonen moeten een aanvraag tot
lidmaatschap indienen op het daartoe bestemde formulier.
Artikel 4:
Alle stemgerechtigde (kandidaat-)leden van de cultuurraad moeten (ten laatste op de dag van de verkiezing)
aan de volgende voorwaarden voldoen:
- minimum achttien jaar oud zijn,
- geen politiek mandaat vervullen,
- actief zijn in een socio-culturele vereniging van Middelkerke of gedomicilieerd zijn in Middelkerke.
Hoofdstuk III : Samenstelling
Artikel 5:
De cultuurraad is samengesteld uit een Algemene Vergadering, een Raad van Bestuur en een Dagelijks
Bestuur.
Artikel 6:
De Algemene Vergadering (AV) is samengesteld uit vertegenwoordigers van de actoren cultuur, bibliotheek
en erfgoed die het Nederlandstalig culturele leven bevorderen en waarbij pluralisme gewaarborgd wordt.
6.1. Stemgerechtigde leden (die slechts één organisatie - private of publieke culturele organisatie die met
vrijwilligers en/of professionelen werkt - of privépersoon kunnen vertegenwoordigen):
- één afgevaardigde per erkende socio-culturele vereniging,
- één afgevaardigde per niet-erkende socio-culturele vereniging die lid is van de cultuurraad,
- privépersonen die als deskundigen lid zijn van de cultuurraad.
6.2. Waarnemende niet-stemgerechtigde leden:
- de cultuurbeleidscoördinator,
- het diensthoofd cultuur, bibliotheek en erfgoed-museum-archief,
- de ambtenaar uit de sector cultuur die wordt belast met het secretariaat en de logistieke
ondersteuning van de cultuurraad (verder de aangeduide ambtenaar genoemd),
- schepen van cultuur.
Artikel 7:
De Raad van Bestuur (RvB)
7.1. bestaat uit max. vijftien bestuursleden (max. drie gecoöpteerde leden zoals bedoeld in art. 14.1. + de
overige stemgerechtigde leden) gekozen door de AV uit de stemgerechtigde leden. Er wordt voor gezorgd
dat alle actoren vertegenwoordigd zijn. De verkiezingsprocedure verloopt als volgt:
- de kandidaturen (schriftelijk en geargumenteerd) worden min. drie weken voor de verkiezing aan de
aangeduide ambtenaar bezorgd,
- de kandidaturen worden min. veertien dagen voor de verkiezing aan de leden van de AV bezorgd,
- de kandidaten krijgen de kans om zich bij aanvang van de verkiezing voor te stellen aan de AV,
- de verkiezing gebeurt bij geheime stemming onder gesloten omslag onder de stemgerechtigde leden
van de AV. Verontschuldigde leden kunnen tot één uur voor de aanvang van de verkiezing hun stem
onder gesloten omslag bezorgen aan de aangeduide ambtenaar,
- alle omslagen worden geopend op de vergadering door de aangeduide ambtenaar en de
ontslagnemende voorzitter (bij een gelijk aantal stemmen wordt in eerste instantie een tweede
stemming georganiseerd, bij een blijvend gelijk aantal stemmen beslist de ontslagnemende
voorzitter).
7.2. nodigt de waarnemende niet-stemgerechtigde leden altijd uit,
7.3. nodigt de diensthoofden cultuur, bibliotheek en erfgoed-museum-archief uit op vraag van één van hen of
indien gewenst.
7.4. kiest nieuwe bestuursleden (gecoöpteerden) als de RvB terugvalt op minder dan negen leden. Deze
nieuwe bestuursleden voltooien het mandaat van hun voorgangers.
Artikel 8:
Het Dagelijks Bestuur (DB) wordt gekozen door de RvB.
8.1. Het DB bestaat uit een voorzitter, een verslaggever en een penningmeester:
- de voorzitter stelt in overleg met de aangeduide ambtenaar de dagorde samen. Hij/zij leidt de
vergaderingen en is contactpersoon tussen de cultuurraad en de gemeentelijke overheid. Hij/zij volgt
de briefwisseling op en ondertekent officiële documenten. De voorzitter vertegenwoordigt de
cultuurraad in officiële vergaderingen of plechtigheden en kan zich laten vervangen door een ander
bestuurslid,
- de verslaggever notuleert de verslagen van de AV en/of RvB en bezorgt deze aan de aangeduide
ambtenaar ter nazicht en verdeling. Als de verslaggever afwezig is, wordt hij/zij vervangen door een
ander bestuurslid, de penningmeester beheert de financiën (vb. opstellen eindbalans, ontwerpen begroting, opmaken
financieel verslag…) De penningmeester vraagt de voorzitter om hem/haar te vervangen als hij/zij
zijn/haar taak niet kan uitvoeren.
8.2. De verkiezingsprocedure verloopt als volgt:
- de kandidaturen (schriftelijk en geargumenteerd) worden min. drie weken voor de verkiezing aan de
aangeduide ambtenaar bezorgd,
- de kandidaturen worden min. veertien dagen voor de verkiezing aan de RvB bezorgd,
- de verkiezing gebeurt bij geheime stemming onder gesloten omslag. Verontschuldigde leden kunnen
tot één uur voor de aanvang van de verkiezing hun stem onder gesloten omslag bezorgen aan de
aangeduide ambtenaar,
- alle omslagen worden geopend op de vergadering door de aangeduide ambtenaar en de
ontslagnemende voorzitter (bij een gelijk aantal stemmen wordt in eerste instantie een tweede
stemming georganiseerd, bij een blijvend gelijk aantal stemmen beslist de ontslagnemende
voorzitter),
- niet-verkozen kandidaten kunnen zich onmiddellijk kandidaat stellen voor een andere functie binnen
het DB.
Hoofdstuk IV : Werking AV
Artikel 9: Bevoegdheden
9.1. De AV heeft volheid van bevoegdheden.
9.2. De AV kan via stemming beslissingen nemen over onderwerpen door de RvB aangebracht en het
huishoudelijk reglement wijzigen op vraag van de RvB en in overleg met de cultuurbeleidscoördinator, als
het huishoudelijk reglement niet meer overeenstemt met de werking van de cultuurraad.
9.3. De AV neemt jaarlijks éénmaal kennis van de eindbalans en begroting.
Artikel 10: Bijeenroepen
De AV komt minimum eenmaal per jaar bijeen op vraag van de RvB of de gemeentelijke overheid. Ook op
geargumenteerde schriftelijke vraag (+ dagorde) van minimum drie stemgerechtigde leden van de AV gericht
aan de voorzitter wordt de AV binnen de maand na ontvangst van de vraag bijeengeroepen. Aan de AV kan
een open vergadering vooraf gaan, waarop ook externen kunnen worden uitgenodigd.
Artikel 11: Uitnodigingen
De uitnodiging met dagorde voor de AV (en de eventuele voorafgaande open vergadering) wordt veertien
dagen voor de vergadering schriftelijk en via openbare kanalen gericht aan alle leden. Alle leden kunnen tot
ten laatste twee werkdagen voor de vergadering agendapunten en/of vragen, schriftelijk en geargumenteerd
geformuleerd aan de voorzitter, toevoegen aan de dagorde.
De uitnodiging met dagorde voor de open vergadering voorafgaand aan de AV wordt veertien dagen voor de
vergadering schriftelijk en via gepaste media bekend gemaakt.
Artikel 12: Vergaderingen
De AV start met de goedkeuring van het vorige verslag. Daarna worden de agendapunten in de
vooropgestelde volgorde besproken, tenzij de voorzitter de volgorde bij aanvang van de AV wijzigt. De
beslissingen van de gemeenteraad m.b.t. cultuur en de beslissingen/adviezen van de RvB worden toegelicht
tijdens de AV.
Artikel 13: Verslagen
Het verslag van de AV wordt ondertekend door de voorzitter en de aangeduide ambtenaar. Het verslag
wordt met de uitnodiging voor de volgende vergadering bezorgd.
Hoofdstuk V : Werking RvB
Artikel 14: Bevoegdheden
14.1.De RvB kan te allen tijde gecoöpteerde leden (deskundigen) aanduiden. Kandidaten richten een
gemotiveerde schriftelijke aanvraag aan de voorzitter. De aanvraag wordt tijdens de eerstvolgende
bestuursvergadering voorgelegd aan de RvB, waarna tot geheime stemming wordt overgegaan.
14.2. De RvB kan geargumenteerde schriftelijke adviezen uitbrengen (ondertekend door de voorzitter en de
aangeduide ambtenaar), informatie opvragen en onderzoek verrichten inzake alle cultuurmateries binnen de
gemeente Middelkerke.
14.3. De RvB kan overleggen en samenwerken met verschillende partners bij de opmaak, de uitvoering en
de evaluatie van het gemeentelijk cultuurbeleid en cultuurbeleidsplan.
14.4. De RvB kan culturele initiatieven van verenigingen en/of privépersonen stimuleren en logistiek
ondersteunen.
14.5. De RvB kan culturele activiteiten en studiedagen organiseren aanvullend op de actieve programmering
van de bibliotheek, cultuurdienst en dienst erfgoed-museum-archief.
14.6. De RvB kan in onderling overleg werkgroepen oprichten in functie van het bedenken, uitvoeren en
opvolgen van een project. De werkgroep:
- bestaat uit max. zeven bestuursleden,
- wordt voorgezeten door een bestuurslid, aangeduid door de werkgroep,
- functioneert zelfstandig, open en doorzichtig,
- brengt verslag uit bij de RvB en kan externen uitnodigen, na goedkeuring door de voorzitter van de
RvB.
14.7. Leden van de RvB ondertekenen een engagementsverklaring met de volgende inhoud:
- werken constructief mee tijdens de vergadering,
- zijn regelmatig aanwezig op de vergaderingen (3 opeenvolgende niet-verontschuldigde
afwezigheden kunnen leiden tot ontslag) en culturele activiteiten,
- verontschuldigen zich schriftelijk (of via mail) bij de voorzitter of aan de aangeduide ambtenaar
indien ze niet aanwezig kunnen zijn op de vergaderingen,
- kunnen geen persoonlijk standpunt innemen in naam van de RvB.
Artikel 15: Bijeenroepen
De RvB komt op geregelde basis bijeen. In geval van hoogdringendheid kan de RvB bijeengeroepen worden
door de gemeentelijke overheid of op geargumenteerde schriftelijke vraag (+ dagorde) van minimum één van
de bestuursleden gericht aan de voorzitter.
Artikel 16: Uitnodigingen
Er wordt naar gestreefd om de uitnodiging schriftelijk (of via mail) met dagorde voor de RvB veertien dagen
voor de vergadering schriftelijk aan de bestuursleden te richten. Bestuursleden kunnen tot net voor de
aanvang van de vergadering agendapunten toevoegen aan de dagorde. Indien nodig, kunnen ook externen
uitgenodigd worden voor de vergadering.
Artikel 17: Vergaderingen
De vergadering start met de goedkeuring van het vorige verslag Daarna worden de agendapunten in de
vooropgestelde volgorde besproken, tenzij de voorzitter de volgorde bij aanvang van de vergadering wijzigt.
Artikel 18: Verslagen
Het verslag van de RvB wordt ondertekend door de voorzitter en de aangeduide ambtenaar en wordt met de
uitnodiging voor de volgende vergadering bezorgd. De verslagen liggen steeds ter inzage in de
cultuurdienst.
Hoofdstuk VI : Wijze van stemmen
Artikel 19:
19.1. Alle beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen. Er kan tot stemmen worden
overgegaan als min. de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig is. Indien dit niet het geval is, kan na
een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslaagd en beslist
worden over onderwerpen die voor een tweede maal op de agenda worden geplaatst. De voorzitter of het
jongste bestuurslid telt het aantal stemmen. Hij/zij kan zich hiervoor laten bijstaan door één of meerdere
bestuursleden.
19.2. Beslissingen over personen gebeuren bij schriftelijke geheime stemming.
Hoofdstuk VII : Duur en einde mandaat
Artikel 20:
20.1 De duur van het mandaat van de bestuursleden loopt parallel met de gemeentelijke legislatuur. Binnen
de zes maanden na de samenstelling en installatie van de nieuwe gemeenteraad moet ook de cultuurraad
samengesteld en geïnstalleerd zijn. Het dienstdoend dagelijks bestuur organiseert de verkiezingen i.s.m. de
aangeduide ambtenaar en blijft bestaan tot installatie van de nieuwe cultuurraad. Uittredende bestuursleden
zijn bij kandidaatstelling opnieuw verkiesbaar.
20.2. Het mandaat van de bestuursleden kan beëindigd worden:
- door persoonlijk schriftelijk ontslag aan de aangeduide ambtenaar en/of de voorzitter,
- wegens het niet navolgen van het engagement,
- door het intrekken van hun opdracht door de vereniging die ze vertegenwoordigen. De bevestiging
van het ontslag gebeurt schriftelijk door de betrokken vereniging gericht aan de aangeduide
ambtenaar en/of de voorzitter.
20.3. De ontslagprocedure verloopt als volgt:
- het ontslag wordt goedgekeurd door de AV,
- de voorzitter (of zijn/haar vervanger) stelt de persoon op de hoogte van de beslissing.
Hoofdstuk VIII : Dekking van risico’s
Artikel 21:
De cultuurraad ressorteert onder het gemeentebestuur. Ter dekking van de risico’s zal het gemeentebestuur
de nodige verzekeringspolissen afsluiten voor de bestuursleden van de cultuurraad: burgerlijke
aansprakelijkheid – rechtsbijstand en lichamelijke ongevallen.