Organiek reglement beheersorgaan culturele infrastructuur, musea en bibliotheek

Hoodfstuk 1: Opdracht

Artikel 1

§ 1. Er is in de gemeente een beheersorgaan culturele infrastructuur, musea en bibliotheek, verder kortweg beheersorgaan genoemd.

§ 2. Het beheersorgaan heeft als opdracht de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen en de raad van bestuur van het Autonoom Gemeentebedrijf Middelkerke bij te staan bij het beheer van de culturele infrastructuur, centrum De Branding, de musea en de bibliotheek.

Hoofdstuk 2: De infrastructuur

Artikel 2

§ 1. De culturele infrastructuur omvat volgende gebouwen:

§ 2. De culturele infrastructuur omvat tevens, in beheer van het AGB Middelkerke, centrum De Branding, gelegen Populierenlaan 35, 8430 Middelkerke, exclusief turnzaal, sportzaal, sportkleedkamers en douches.

§ 3. De musea, in beheer van het AGB Middelkerke, omvatten volgende gebouwen:

• museum Villa Les Zéphyrs, gelegen Henri Jasparlaan 173, 8434 Westende;
• museum Kusthistories, gelegen Joseph Casselaan 1, 8430 Middelkerke.

§ 4. De bibliotheek omvat volgende gebouwen:

• hoofdbibliotheek Middelkerke, gelegen Populierenlaan 16, 8430 Middelkerke;
• uitleenpost Westende, gelegen Westendelaan 311, 8434 Westende;
• uitleenpost Leffinge, gelegen Ieperleedstraat 60, 8432 Leffinge.

Hoofdstuk 3: Doel infrastructuur

Artikel 3

§ 1. De culturele infrastructuur wordt beheerd met het oog op cultuurparticipatie, gemeenschapsvorming en cultuurspreiding ten behoeve van de bevolking en met bijzondere aandacht voor de culturele diversiteit. Deze taken worden geconcretiseerd o.a. in de strategische meerjarenplanning van de gemeente.

§ 2. De bibliotheek is een basisvoorziening waar elke burger terecht kan met zijn vragen over kennis, cultuur, informatie en ontspanning, en die actief bemiddelt bij het beantwoorden van deze vragen. De bibliotheek is actief inzake cultuurspreiding en cultuurparticipatie en werkt in een geest van objectiviteit en vrij van levensbeschouwelijke, politieke en commerciële invloeden. Deze taken worden o.a. geconcretiseerd in de strategische meerjarenplanning van de gemeente.

§ 3. De musea voor de geschiedenis van het kusttoerisme (Kusthistories en Les Zéphyrs) hebben als opdracht het verzamelen, het conserveren, het bestuderen en het ontsluiten van het erfgoed dat gelinkt is aan de evolutie van het Vlaamse kusttoerisme. De musea willen de inwoner en bezoeker wijzen op de enorme impact van het toerisme. Ze willen hen eveneens bewust maken van de waarde van dat specifieke erfgoed. Deze taken worden o.a. geconcretiseerd in de strategische meerjarenplanning van de gemeente.

Hoofdstuk 4: Opdrachten

Artikel 4

§ 1. Het beheersorgaan heeft adviesrecht over alle aspecten van het beheer van de infrastructuur, vernoemd in artikel 2 van dit reglement (zoals bij verbouwingswerken, inrichting en uitrusting, het financiële beleid, het opstellen van het huishoudelijk reglement, de concessiecontracten en de huurovereenkomsten, …).

§ 2. Het beheersorgaan heeft ook adviesrecht over de gemeentelijke strategische meerjarenplanning i.v.m. de infrastructuur vernoemd in artikel 2 van dit reglement.

§ 3. Om zijn taken daadwerkelijk te kunnen uitoefenen heeft het beheersorgaan recht op informatie over alle beleidsbeslissingen van de betrokken overheid betreffende de infrastructuur vernoemd in artikel 2 van dit reglement.

Hoofdstuk 5: Samenstelling

Artikel 5

§ 1. Het beheersorgaan wordt samengesteld uit:

1. stemgerechtigde leden;

1.1. afgevaardigden van het gemeentebestuur

• het aantal leden bedraagt 7 (zeven);
• de mandaten worden door de gemeenteraad evenredig verdeeld volgens het stelsel D’Hondt;
• de evenredigheid vereist in ieder geval dat de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de fracties waarvan leden deel uitmaken van het college van burgemeester en schepenen steeds hoger is dan de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de andere fracties;
• de fracties die geen recht hebben op een stemgerechtigd lid hebben het recht om een lid met raadgevende stem af te vaardigen;
• een stemgerechtigd lid of een lid met raadgevende stem die voor een vergadering van het beheersorgaan verontschuldigd is kan zich voor die vergadering in het beheersorgaan laten vervangen door een gemeenteraadslid die tot dezelfde fractie behoort (met uitzondering van een lid van het college van burgemeester en schepenen). Die via brief of mail aangewezen vervanger treedt - wat het beheersorgaan betreft - in alle rechten en plichten van het lid die het tijdelijk vervangt.

1.2. vertegenwoordigers van het culturele veld en de gebruikers:

• de stemgerechtigde leden van de raad van bestuur van de cultuurraad van de gemeente Middelkerke;

2. niet stemgerechtigde leden:

2.1. het bevoegd lid van het college van burgemeester en schepenen;

2.2. het personeelslid van de gemeente belast met de secretarisfunctie.

§ 2. De afgevaardigden van het gemeentebestuur worden aangesteld door de gemeenteraad, op voorstel van de politieke fracties, zoals gedefinieerd in artikel 38 van het gemeentedecreet.

§ 3. De hoedanigheid van lid van het beheersorgaan wordt verloren:

• voor de leden die aangesteld zijn op voordracht van een politieke fractie van de gemeenteraad: indien op voorstel van deze fractie een ander lid wordt aangesteld;
• voor de leden die aangesteld werden als vertegenwoordigers van het culturele veld en van de gebruikers: indien zij niet langer deel uitmaken van de raad van bestuur van de cultuurraad;
• door ontslag van het lid (dit ontslag dient schriftelijk aan de voorzitter van het beheersorgaan meegedeeld te worden);
• door overlijden of rechtsonbekwaamheid;
• door uitsluiting, waarover het beheersorgaan met een meerderheid van twee derden van de aanwezige stemgerechtigde leden beslist. Een niet-gemotiveerde afwezigheid op drie achtereenvolgende vergaderingen van het beheersorgaan is een reden tot uitsluiting.

§ 5. De gemeenteraad moet overgaan tot een globale hernieuwing van de vertegenwoordigers van het gemeentebestuur in de loop van de zes maanden volgend op de installatie van een nieuwe gemeenteraad.

§ 6. Indien aan een lidmaatschap voortijdig een einde komt, wordt zo spoedig mogelijk in de opvolging voorzien.

Hoofdstuk 6: Voorzitter en ondervoorzitter

Artikel 6

§ 1. Het beheersorgaan kiest onder zijn stemgerechtigde leden bij geheime stemming en bij volstrekte meerderheid een voorzitter en een ondervoorzitter. Kandidaturen dienen minstens een maand voor de verkiezing schriftelijk ingediend te worden bij de secretaris van het beheersorgaan.

§ 2. Minstens een van beiden dient afkomstig te zijn uit de vertegenwoordiging van de gebruikers.

§3. Er kan slechts tot de verkiezing van de voorzitter en de ondervoorzitter worden overgegaan wanneer tenminste 2/3 van de stemgerechtigde leden aanwezig is. Er wordt een 2de stemronde georganiseerd bij staking van stemmen of indien geen enkele kandidaat de gewone meerderheid haalt. In dit geval vindt een stemming plaats tussen de twee kandidaten die in de 1ste ronde de meeste stemmen behaalden of -bij gelijkheid van stemmen- alle kandidaten die in dit geval verkeren. De kandidaat met het hoogst aantal stemmen in de 2de stemronde, wordt verkozen. Bij gelijk aantal stemmen is de jongste kandidaat in leeftijd verkozen.

Hoofdstuk 7: Secretariaat

Artikel 7

§ 1. Het beheersorgaan komt ten minste tweemaal per jaar samen en zo dikwijls als nodig om de opdrachten te vervullen.

§ 2. De agenda van de vergadering (met beknopte toelichting over de te behandelen punten) wordt minstens 8 kalenderdagen vóór de dag van de vergadering gestuurd aan alle leden. De verzending gebeurt in principe via mail. In gemotiveerde spoedeisende gevallen kan van deze minimumtermijn afgeweken worden.

§ 3. Van elke bijeenkomst van het beheersorgaan wordt een verslag opgesteld.

§ 4. Een personeelslid van de gemeente, aangeduid door het college van burgemeester en schepen, neemt het secretariaat waar. Dit personeelslid woont de zittingen van het beheersorgaan bij met adviserende stem.

§ 5. De leden en het college van burgemeester en schepenen ontvangen het ontwerpverslag van de vergadering binnen één maand na datum van de vergadering.

Hoofdstuk 8: Wijze van stemmen

Artikel 8:

§1. Alle beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen. Er kan tot stemmen worden overgegaan als minstens de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig is. Indien dit niet het geval is, kan na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslaagd en beslist worden over onderwerpen die voor een tweede maal op de agenda worden geplaatst.

§.2. Beslissingen over personen gebeuren bij schriftelijke geheime stemming.

Hoofdstuk 9: Slotbepalingen

Artikel 9

Aan dit reglement kunnen slechts wijzigingen door de gemeenteraad aangebracht worden, hetzij op voorstel van het beheersorgaan, hetzij na schriftelijk advies van het beheersorgaan.

Het advies wordt geacht gunstig te zijn indien het gemeentebestuur geen antwoord op een adviesvraag ontvangt binnen de 60 kalenderdagen na het versturen van de vraag om advies.