Algemeen wedstrijdreglement
Definities
Bestuurders
Leden van het College van Burgemeester en Schepenen van de gemeente Middelkerke.
Wedstrijd
Een door de gemeente georganiseerde wedstrijd waarbij deelnemers een opdracht uitvoeren of een deelname indienen met het oog op het winnen van een prijs, via een vooraf bepaalde selectieprocedure.
Prijs in natura
Een niet-geldelijke prijs, zoals een product, dienst of ervaring (bv. geschenkmand, toegangsticket, hotelovernachting…). Geldprijzen of waardebonnen die als geld kunnen worden beschouwd, vallen hier niet onder.
Wedstrijdvoorwaarden
De specifieke bepalingen die per wedstrijd worden bepaald en gecommuniceerd, zoals deelnameprocedure, looptijd, type prijs en selectiecriteria. Deze voorwaarden vullen het algemeen reglement aan en gelden enkel voor de betreffende wedstrijd.
AI-gebruik
Het gebruik van artificiële intelligentie (zoals tekstgenerators of beeldcreatie-tools) voor het genereren van inzendingen. Enkel toegestaan indien uitdrukkelijk vermeld in de wedstrijdvoorwaarden.
Misleiding
Elke vorm van onjuiste of bedrieglijke informatie of handeling die de eerlijkheid van de wedstrijd kan beïnvloeden. De interpretatie van misleiding ligt uitsluitend bij het gemeentebestuur.
Overmacht
Elke onvoorziene gebeurtenis buiten de redelijke controle van de gemeente die de uitvoering van de wedstrijd tijdelijk of definitief verhindert, zoals natuurrampen, pandemieën, fraude of technische storingen.
Artikel 1 – Toepassingsgebied
Dit reglement is van toepassing op alle wedstrijden georganiseerd door het gemeentebestuur van Middelkerke, ongeacht het type of het communicatiekanaal (website, sociale media, infopunten, banners...), met uitzondering van sportwedstrijden en wedstrijden die kaderen binnen procedures van overheidsopdrachten of specifieke initiatieven.
Specifieke wedstrijdvoorwaarden dienen per wedstrijd dit reglement aan te vullen, met goedkeuring door het College van Burgemeester en Schepenen.
Bij tegenstrijdigheid tussen dit algemeen reglement en de specifieke wedstrijdvoorwaarden, krijgen de wedstrijdvoorwaarden enkel voorrang als ze vooraf door het College van Burgemeester en Schepenen zijn goedgekeurd.
Dit reglement geldt, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in de specifieke wedstrijdvoorwaarden.
Artikel 2 – Deelnamevoorwaarden
Iedere natuurlijke persoon kan deelnemen, met uitzondering van personeelsleden die rechtstreeks betrokken zijn bij de organisatie of beoordeling van de wedstrijd, alsook bestuurders van de gemeente Middelkerke.
Familieleden van bestuurders (partner, kinderen, ouders, broers of zussen) mogen deelnemen, op voorwaarde dat hun inzendingen objectief worden beoordeeld en dat er geen directe betrokkenheid is van de bestuurder bij de organisatie of beoordeling van de wedstrijd. De gemeente behoudt zich het recht om bij twijfel of mogelijke belangenvermenging autonoom te beslissen over de geldigheid van de deelname.
Buitenlandse deelnemers komen enkel in aanmerking voor prijzen in natura, zoals producten, diensten of ervaringen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in de specifieke wedstrijdvoorwaarden. Geldprijzen kunnen worden toegekend aan buitenlandse deelnemers als dit expliciet wordt toegestaan en met naleving van de geldende fiscale en juridische bepalingen.
Door deelname verklaart de deelnemer dat hij of zij aan deze voorwaarden voldoet. Het gemeentebestuur behoudt zich het recht om de juistheid hiervan te controleren en, in geval van onregelmatigheden, de deelname of eventuele toekenning van een prijs te annuleren.
Minderjarigen mogen enkel deelnemen met uitdrukkelijke toestemming van een ouder of voogd. Bij deelname wordt deze toestemming verondersteld. Indien gevraagd, moet deze kunnen worden voorgelegd. Door deelname stemt de ouder of voogd ook in met de verwerking van de persoonsgegevens van de minderjarige.
Deelname is gratis en zonder aankoopverplichting, tenzij anders vermeld.
Slechts één deelname per persoon en/of adres is toegestaan. Meervoudige inzendingen worden genegeerd; er wordt maximaal één prijs per deelnemer toegekend.
Bedrijfspagina’s, groepen of profielen die niet voldoen aan de regels van het sociale mediakanaal waarop de wedstrijd wordt georganiseerd, worden uitgesloten van deelname.
De gemeente behoudt zich het recht om deelnemers zonder voorafgaande verwittiging uit te sluiten bij oneerlijke deelname, misleiding of fraude. Prijzen kunnen worden teruggevorderd en schadevergoeding kan worden geëist.
Inzendingen die geheel of gedeeltelijk gegenereerd zijn met behulp van artificiële intelligentie (zoals tekstgenerators, beeldcreatie-tools of andere geautomatiseerde systemen) zijn enkel toegestaan als dit uitdrukkelijk vermeld wordt in de specifieke wedstrijdvoorwaarden. De deelnemer verklaart dat zijn inzending authentiek is en vrij van misleiding. De gemeente behoudt zich het recht om inzendingen te controleren en uit te sluiten bij vermoeden van AI-gebruik zonder toestemming. Bij vaststelling van misleiding kan de deelname ongeldig worden verklaard en een toegekende prijs worden ingetrokken. De interpretatie van begrippen zoals ‘authentiek’, ‘misleiding’ en ‘AI-gebruik’ ligt bij het gemeentebestuur van Middelkerke en wordt finaal beslist binnen de administratieve procedure.
Artikel 3 – Verloop van de wedstrijd
De start- en einddatum worden per wedstrijd gecommuniceerd.
De deelnameprocedure wordt per wedstrijd bepaald (bijvoorbeeld via aankoop op de webshop, inschrijfformulier, inzending, upload, e-mail, reservatie bij een hotel, deelname aan een sportevenement, sociale media-wedstrijd…).
Bij wedstrijden via sociale media gelden ook de gebruiksvoorwaarden van het betreffende platform. De gemeente is niet aansprakelijk voor technische storingen, wijzigingen of beperkingen opgelegd door externe platformen.
De selectie van winnaars wordt per wedstrijd gecommuniceerd en kan gebeuren via:
Loting (geautomatiseerd of via een onschuldige hand)
Creatieve beoordeling (door een jury op basis van objectieve criteria)
Kennisvragen (correct antwoord + ex-aequo procedure)
Aankoopregistratie (via webshop en/of een handelaar met vestiging in Middelkerke, met toestemming)
Incorrecte of onvolledige inzendingen (zoals typfouten of ontbrekende gegevens) kunnen worden gecorrigeerd of uitgesloten.
Bij gelijke scores of twijfelgevallen kan een aanvullende selectieprocedure worden toegepast.
Artikel 4 – Gebruik van gegevens
De gemeente mag gegevens gebruiken die via eigen kanalen (zoals webshop of inschrijfformulier) zijn verzameld, als dit duidelijk wordt gecommuniceerd.
Bij samenwerking met externe partners (zoals hotels of handelaars) mogen gegevens enkel worden gebruikt met expliciete toestemming van de deelnemer.
Gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de wedstrijd en niet doorgegeven aan derden.
Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk binnen de context van de wedstrijd.
De verwerking van persoonsgegevens gebeurt op basis van artikel 6, §1, a) (toestemming) of e) (taak van algemeen belang) van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR), afhankelijk van de aard van de wedstrijd. Deze rechtsgrond wordt per wedstrijd expliciet gecommuniceerd.
Artikel 5 – Prijzen
Prijzen worden per wedstrijd omschreven, inclusief aard en/of geschatte waarde (indien bepaalbaar) en/of eventuele beperkingen. Als de waarde van een prijs niet objectief kan worden vastgesteld, wordt dit vermeld in de wedstrijdomschrijving.
Prijzen zijn niet overdraagbaar of inwisselbaar voor geld.
Bij weigering of niet-afhaling van een prijs kan de gemeente de prijs herverdelen of opnieuw toekennen aan een andere deelnemer.
De gemeente is niet aansprakelijk voor verlies, schade of vertraging bij levering.
Wettelijke waarborgen (zoals garantie van de fabrikant of leverancier) worden niet door de gemeente verstrekt, maar kunnen bij de producent worden opgevraagd.
De gemeente behoudt zich het recht om prijzen te wijzigen in geval van onvoorziene omstandigheden of overmacht.
De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het naleven van eventuele fiscale verplichtingen in zijn of haar land naar aanleiding van het ontvangen van een prijs, inclusief het aangeven van geldprijzen of waardebonnen bij de bevoegde belastingautoriteiten. Waardebonnen met een geldwaarde worden voor fiscale doeleinden beschouwd als geldprijzen.
De gemeente is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het gebruik van een prijs, met uitzondering van opzet of grove fout.
Artikel 6 – Bekendmaking winnaars
Winnaars worden binnen een bepaalde termijn gecontacteerd via het opgegeven kanaal (e-mail, brief, sociale media of telefoon).
Als er geen acceptatie volgt binnen drie werkdagen na contactname (bij digitale communicatie te rekenen vanaf verzenddatum, bij brief vanaf postdatum), wordt een nieuwe winnaar aangeduid.
Indien afhaling van een prijs vereist is, moet de winnaar de prijs binnen 30 kalenderdagen na kennisgeving afhalen, tenzij in de specifieke wedstrijdvoorwaarden een andere termijn wordt vermeld. Als de prijs niet binnen deze termijn wordt afgehaald, kan deze opnieuw worden toegekend aan een andere deelnemer.
Artikel 7 – Aansprakelijkheid en overmacht
De gemeente is niet verantwoordelijk voor druk-, spel-, technische fouten, storingen, netwerkproblemen, postvertragingen, fraude of andere vormen van overmacht.
Bij wijziging, uitstel of annulering van de wedstrijd wegens overmacht of andere onvoorziene omstandigheden kunnen deelnemers geen aanspraak maken op compensatie, terugbetaling of vergoeding van gemaakte kosten (zoals reiskosten, drukwerk of andere uitgaven).
Deelnemers kunnen geen aanspraak maken op een schadevergoeding in geval van annulering.
Artikel 8 – Intellectuele rechten en publicatie
Bij creatieve inzendingen verleent de deelnemer kosteloos gebruiks- en publicatierechten aan de organisatie, vrij van externe claims.
De deelnemer blijft verantwoordelijk voor alle afgeleide rechten.
Foto’s, visuals en beeldmateriaal die in het kader van een wedstrijd worden ingezonden of waarop deelnemers het centrale onderwerp uitmaken van de visual, kunnen door de gemeente worden gebruikt voor communicatie- en promotiedoeleinden, op voorwaarde dat hiervoor voorafgaande toestemming werd verkregen van de betrokken deelnemer of maker van het beeldmateriaal.
De gemeente behoudt zich het recht om ingezonden materiaal te bewerken voor publicatiedoeleinden, met respect voor de oorspronkelijke inhoud.
Door deelname verleent de deelnemer aan de gemeente Middelkerke een kosteloos, niet-exclusief en overdraagbaar gebruiks- en publicatierecht op het ingezonden materiaal, voor onbepaalde duur en uitsluitend voor promotionele of informatieve doeleinden.
Artikel 9 – Privacy
Persoonsgegevens worden verwerkt conform de GDPR en het gemeentelijk privacybeleid.
Deelnemers hebben recht op inzage, correctie en/of verwijdering van hun gegevens.
Meer informatie: www.middelkerke.be/privacy
Artikel 10 – Betwistingen
Tegen de uitslag of de procedure waarbij de winnaar(s) wordt bepaald, is geen verhaal mogelijk.
Andere betwistingen over de toepassing of interpretatie van dit reglement worden autonoom beslecht door het College van Burgemeester en Schepenen binnen een redelijke termijn na ontvangst van het bezwaar.
Beslissingen van het College worden bekendgemaakt conform de bepalingen van het Decreet Lokaal Bestuur en blijven vatbaar voor toezicht door de hogere overheid. Dit waarborgt transparantie en rechtszekerheid.
Artikel 11 – Wijzigingen
De gemeente kan dit reglement op elk moment aanpassen of aanvullen, met goedkeuring door de gemeenteraad. Nieuwe of gewijzigde bepalingen vervangen vanaf hun inwerkingtreding de overeenstemmende bepalingen van dit algemeen reglement en daarna openbaar gepubliceerd.
Situaties die niet in dit reglement zijn voorzien, evenals uitzonderingen op de bepalingen ervan, worden ter beslissing voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepenen en daarna openbaar gepubliceerd.
Deelnemers worden geacht akkoord te gaan met de meest recente versie.
Aanpassingen of aanvullingen van het reglement treden in werking de dag na publicatie op de gemeentelijke website of via het gemeentelijk infokanaal.
Artikel 12 – Contact
Voor vragen of opmerkingen:
E-mail: info@middelkerke.be
Post: Gemeentebestuur Middelkerke, Spermaliestraat 1, 8430 Middelkerke
Tel: 059/31.30.16 – tijdens de openingsuren